Вопрос:
Какую документацию необходимо хранить в бумажном виде для предоставления при проверке в соответствии с законодательством, и какой срок?
Ответ:
Законодательно требование в отношении хранения документов состоит в том, что хранение документов организуются руководителем организации, и при хранении должны обеспечиваться безопасные условия хранения и защита документов, однако определенного порядка их хранения по отдельным папка не установлено.
Обычно накладные (и другие документы по типам) просто складываются в хронологическом порядке в отдельные папки по месяцам. Важно, чтобы если у инспекции будет вопрос по какому-то периоду или какому-то клиенту Вы могли бы предоставить запрошенные документы.
Первичные бухгалтерские документы должны храниться 5 лет после отчетного года. К ним относятся документы, на основании которых ведется бух. учет и составляется отчетность: кассовые документы, авансовые отчеты, расчетные ведомости, товарные накладные, договоры, акты, чеки, бухгалтерская отчетность и т.д.
Документы налогового учета должны храниться в течение 4 лет. К ним относятся документы необходимые для исчисления и уплаты налогов, подтверждающие исчисление доходов и осуществление расходов: договоры, акты, товарные накладные, банковские выписки, платежные поручения, кассовые чеки, счета - фактуры, отчетность в налоговые органы, в ПФР, ФСС, и т.д.
При этом отмечу, что первичные бухгалтерские документы и документы налогового учета могут быть одними и теми же, поэтому на практике все ориентируются на срок хранения указанных документов исходя из наибольшего срока хранения, т.е. из 5 лет.
Кадровые документы сотрудников следует хранить 75 лет. К ним относятся: договора с сотрудниками, личные дела сотрудников (заявления сотрудников, копии личных документов сотрудников), личные карточки сотрудников и т.п.
Таким образом, порядок хранения (по какому принципу разделять документы) целесообразно определить Вам самостоятельно исходя из имеющейся у Вас документации и удобства их группирования.
Актуально на дату 24.06.2015 г.