Вопрос:
У организации имеется бизнес счет карта, как отражать операции по расходам с карты?
Ответ:
Отчитываться за потраченные с корпоративной карты деньги обязательно нужно авансовым отчетом, к которому прикладываются подтверждающие расходы документы. Другого варианта отражения операций по расходам с такой карты, к сожалению, нет. Составление авансового отчета связано с тем, что расходы по корпоративной карте приравниваются к выдаче денег подотчетному лицу, поэтому за полученные средства он должен обязательно отчитаться.
Корпоративная карта - это лишь способ оперативно выдавать деньги под отчет сотруднику.
Деньги считаются выданными под отчет работнику в момент снятия наличных средств с карты (или безналичного перечисления). После того, как подотчетное лицо оплатит покупки с помощью корпоративной карты, или наличными, снятыми с нее, в течение 3 дней после совершения покупки он должен составить авансовый отчет и приложить все документы по расходам (кассовые и товарные чеки, накладные, слипы о снятии или об оплате корпоративной картой).
При отсутствие подтверждающих документов на расходы нужно признать сумму доходом сотрудника и уплатить НДФЛ 13% и взносы в ПФР и ФСС.
Возврат денег на корпоративную карту по расходам, на которые нет документов возможен. Но этот вариант рискован, так как при проверке налоговая может не принять в расчет возврат денег и вменить заплатить налог НДФЛ и взносы в фонды.
В сервисе:
1. В случае, когда счет корпоративной карты отличен от номера р/сч, то предварительно его надо добавить в разделе Реквизиты – Расчетный счета.
Перевод денег с расчетного счета на карту отражайте в разделе Деньги как Движение - с расчетного счета на расчетный счет.
Если счет карты от р/сч не отличается, то эти операции надо пропустить.
2. На дату оплаты работником затрат ООО с корпоративной карты отразите в Деньгах списание на выплаты подотчетным лицам - с расчетного счета (счета карты). Выберите сотрудника, укажите сумму. Сохраните.
Если сотрудник снял с карты деньги и произвел расходы за наличные, тогда на дату снятия работником с карты наличных отразите в Деньгах:
- сначала Движение денег с расчетного счета в кассу;
- затем списание на выплаты подотчетным лицам - наличными. Выберите его как сотрудника, укажите сумму. Сохраните.
3. Далее подотчетное лицо должно отчитаться. То есть необходимо составить авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются чеки, подтверждающие совершенные расходы (подробнее о документах Вы можете посмотреть в наших видео-новостях). Сохраните.
Актуально на дату 16.06.2015 г.