Вопрос:
В работе ООО, помимо стационарного телефона (с заключением Договора на ООО) планируется использовать телефонные номера всех мобильных операторов региона. Законно ли будет (для учета расходов) оформить номера мобильных телефонов на Генерального директора (как на физ.лицо) и проводить ему ежемесячную компенсацию расходов на телефонию? Не хочется "плодить" Договора на связь с каждым оператором для ООО. Если, да, то какие документы будут необходимы для учета данных расходов?
Ответ:
Вы можете установить компенсацию сотруднику (гендиректору), на которого оформите номера телефонов, за использование его личного имущества (телефона) в служебных целях и учесть данные расходы в УСН при соблюдении определенных условий.
Обоснованность расходов при выплате компенсации за использование мобильного телефона, подтверждают четыре документа:
- должностная инструкция, где сказано, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
- трудовой договор или другое письменное соглашение с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
- копия договора работника с оператором связи, подтверждающая, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;
- копия счета оператора связи.
При проверке ИФНС или внебюджетный фонд также могут потребовать детализированный счет оператора. По мнению проверяющих, этот документ нужен для подтверждения служебного характера телефонных переговоров.
Когда работнику, использующему личный телефон в служебных целях организация выплачивает компенсацию, то она полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами ПФР и ФСС.
При этом Вы вправе установить лимит суммы компенсации, который утверждается в локальном акте (например, в положении об оплате труда ). Если установленный лимит превышаться не будет, то НДФЛ и взносы уплачивать будет не нужно.
В случае выплаты компенсации сверх суммы, прописанной в документе, с суммы превышения лимита необходимо будет начислить НДФЛ 13% и страховые взносы в ПФР и ФСС.
Выплату данной компенсации в безналичной форме, следует отражать в сервисе, как Списание - Прочие списания - с расчетного счета (при этом данного сотрудника предварительно следует отразить в разделе Контрагенты).
Для выплаты компенсации сотруднику расходов на связь следует издать Приказ об установлении лимита расходов на переговоры по мобильному телефону (образец) получив Заявление работника на возмещение затрат на оплату телефонных переговоров (образец). Дополнительно рекомендую заключить соглашение между организацией и работником о размере компенсации стоимости служебных переговоров с личного телефона работника (образец) либо данное условие можно закрепить трудовом договоре с сотрудником. Тот и другой вариант будет правильными.
Дополнительно отмечу, что выплачивать компенсацию сотруднику можно только в том случае, если выплачиваете ему зарплату. Если к примеру, гендиректор у Вас зарплату не получает, то и компенсацию расходов на телефон ему выплачивать нет основания.
Актуально на дату 24.06.2015 г.