Вопрос:
С момента регистрации ООО 26.09.2014 я тратил периодически на хоз. нужды свои личные деньги ( канцтовары и.т.д). Чеки сохранял. Могу ли я сейчас, компенсировать себе с расчетного счета эти затраты и как это лучше оформить? И какой вообще предельный срок, когда можно компенсировать ранее лично потраченные средства на хознужды организации?
Так же по ряду покупок есть только кассовый чек, но где прописано, что куплено. То есть отдельно не выписывался товарный. Таки чеки не пройдут? Только при наличии товарного чека с печатью организации?
Ответ:
Организация может возместить сотруднику расходы, что он оплатил личными деньгами после того, как он оформит авансовый отчет. Авансовый отчет сотрудник должен оформить в том отчетном периоде, когда были совершены расходы. Так если чеки по расходам датированы 2014 г., то их можно учесть в расходах 2014 г. и авансовый отчет также должен быть датирован 2014 г. Переносить расходы на следующий год (2015 год) нельзя.
При этом сроки возмещения по авансовым отчетам должны быть прописаны в нормативных документах по организации, к примеру вПоложении об оплате труда. Т.е. сотрудник потратив свои деньги должен составить авансовый отчет после их расходования (оптимально учитывать расходы в пределах одного квартала). А вот возместить ему деньги организация может и позже, хоть в 2015 г. (если это предусмотрено по организации), но по хорошему, возмещать также лучше в пределах квартала, чтобы у сотрудника не было претензий.
Последовательность отражения действий в сервисе должна быть такой:
1. Вначале сформируйте авансовый отчет. В сервисе во вкладке Документы добавьте Авансовый отчет не привязывая к Расходному ордеру . В поле "Сумма принятая" отразите значение, которое можно учесть в расчете налога УСН если есть подтверждающие документы. К данному авансовому отчету прилагаются чеки, подтверждающие совершенные расходы и заявление на возмещение (подробнее о документах Вы можете посмотреть в наших видео-новостях).
2. В разделе Деньги добавьте Списание-Выплата подотчетному лицу, с расчетного счета. В поле Кому выберите сотрудника. Отразите сумму и дату выплаты денег сотруднику. Сохраните.
3. Вернитесь в созданный ранее Авансовый отчет и в поле "Документ на выдачу аванса" выберите платежное поручение по операции из Денег. Сохраните.
При наличие только кассового чека, принять расходы нельзя. Подробнее.
Актуально на дату 24.06.2015 г.