Вопрос:
1. Как ООО указать расходы за оплату обслуживания сайта, платеж был проведен через интернет, оплачен банковской картой которая привязана к счету. Система оплаты выдало нам только чек оплаты без акта-сверки или счета фактуры. Может ли этот чек считаться закрывающим документом и как указать в системе?
2. ООО совершало оплаты телефонии и виртуальной АТС. Платежи были авансовые, пополняли счет в сервисе Манго офис путем оплаты через банковскую карту. В личном кабинете Манго офиса средства списывали частями, каждый день или при расходе. Они предоставили акты не на сумму пополнения, а на каждый расход, списание отдельно. Как в этом случаи указывать эти расходы? Должны ли совпадать даты общего платежа с датами списания по частям(как они предоставили)? Можно ли расход вписанный в УСН закрыть несколькими актами с разными числами, датами с разбежкой в два три месяца?
Ответ:
1. Помимо чека на оплату сайта, обслуживающая сайт компания должна Вам предоставить подтверждающий документ (как правило, акт оказания услуг). Одного только документа на оплату для принятия в расходы УСН не достаточно. Поясню.
Каким образом нужно документально подтверждать расходы, оплаченные через Интернет?
Подтверждением расходов могут являться документы как в бумажном, так и в электронном виде. Важно, чтобы последние были подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
При оплате расходов через Интернет подтвердить расходы можно договорами (соглашениями) о приобретении товаров (работ, услуг), документами, подтверждающими их оплату, банковской выпиской по карточному счету, распечаткой электронного письма, подтверждающего факт приобретения товаров, выполнения работ, оказания услуг пользователю, заверенной в установленном порядке, и т.п. Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа с электронной подписью.
Т.о. Вы можете учесть в расходах УСН оплату услуг через Интернет без выставленных актов, только при условии, что их не выставление прямо предусмотрено договором или договором-офертой.
В таком случае, Вам достаточно будет иметь в наличие, к примеру, счет на оплату, оформленный на ООО, договор-оферта на сайте обслуживающей компании (при этом распечатывать данный договор не нужно), и документ об оплате (выписка банка по расчетному счету ООО - оплата корпоративной картой).
В сервисе нужно отразить оплату услуг корпоративной картой как описано выше.
Относительно того, что имеется только чек, то на основании только одного чека расходы в УСН принимать рискованно.
2. Отражение таких оплат в сервисе нужно производить следующим образом:
Сначала отражаете оплату по выше приведенной инструкции по оплате картой (см.предыдущую консультацию).
Затем, при формировании авансового отчета выберите тип "Оплата поставщику", предварительно реквизиты поставщика отразите во вкладке Контрагенты. В графе "Накладная/акт" укажите акт, что Вам предоставит "Манго" на часть оплаты. Укажите здесь реквизиты акта и сумму по нему, в графе "Документ об оплате" укажите реквизиты чека об оплате, в графах "Сумма в отчете" и "Сумма принятая" укажите сумму по акту. Сохранить.
При получении следующего акта от Манго, зайдите в ранее созданный авансовый отчет и добавьте реквизиты и сумму по следующему акту. Сохранить.
Такие манипуляции нужно будет делать в данном авансовом отчете до тех пор, пока не закроете актами всю оплаченную Вами сумму.
При этом дата оплаты не обязательно должна совпадать с датой акта или списаний общего платежа частями.
Одну оплату можно закрывать любым количеством актов и, наоборот, один акт может быть выставлен на несколько оплат. Это допустимо и не является ошибкой
Привязать имеющиеся акты нужно к каждой оплате.
Так если оплаты две (в январе с личного счета и марте с корпоративного), то к каждой из них нужно указать соответствующие акты.
Указать в оплате от 18 марта все акты, ранее выставленные Манго по оплате от 14 января, нельзя. Так как в расходах УСН можно учесть только те расходы, которые одновременно и оплачены и закрыты документами.
Т.е. в Вашем случае, оплату услуг Манго, оплаченную 14 января 2015 г. личной картой сотрудника необходимо отразить как оплату через подотчетное лицо.
Последовательность отражения действий в сервисе должна быть такой:
1. Вначале сформируйте авансовый отчет. В сервисе во вкладке Документы добавьте Авансовый отчет не привязывая к Расходному ордеру. В поле "Сумма принятая" отразите значение, которое можно учесть в расчете налога УСН если есть подтверждающие документы. При формировании авансового отчета выберите тип "Оплата поставщику", предварительно реквизиты поставщика Манго отразите во вкладке Контрагенты. Укажите реквизиты акта и чека об оплате.
К данному авансовому отчету прилагаются чеки, подтверждающие совершенные расходы (выписка по банковской карте сотрудника, с которой оплатили услуги Манго и акты) и заявление на возмещение.
2. В разделе Деньги добавьте Списание- Выплата подотчетному лицу, с расчетного счета. В поле Кому выберите сотрудника. Отразите сумму и дату выплаты денег сотруднику. Сохраните.
3. Вернитесь в созданный ранее Авансовый отчет и в поле "Документ на выдачу аванса" выберите платежное поручение по операции из Денег. Сохраните.
Актуально на дату 06.06.2015 г.