Выплаты подотчетному лицу

Вопрос:

Можно ли уменьшать налогооблагаемую базу на сумму выплаты подотчетному лицу, за командировочные расходы?

Да, командировочные расходы уменьшают налоговую базу. Однако нужно учитывать, что командировка предполагает некий комплекс расходов, и отсутствие какого-то конкретного вида расходов может навести контролеров на мысль о том, что остальные расходы не относятся к командировочным и учитывать их для УСН нельзя.

Суммы на оплату командировки необходимо выдать сотруднику

перед поездкой. Затем, по возвращении из командировки нужно будет составить

о потраченных суммах, приложив к нему билеты, документы об оплате гостиницы, чеки за такси и т.д. Так же нужно иметь в виду, что дни нахождения в пути так же считаются командировкой, соответственно сотруднику должны быть выплачены командировочные за них.

В сервисе командировки надо отражать так:

1. В разделе Зарплата - Не выходы на работу - Командировки - необходимо добавить командировку сотруднику, указать ее цели, назначение, выдачу аванса (необходимую Вам сумму), сроки и т.д.

При этом все документы по командировки: приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение будут сформированы сервисом автоматически.

2. После этого если Вы выплачиваете себе аванс на приобретение билетов, оплату гостиницы, то Вам необходимо произвести соответствующую выплату в разделе Зарплата – Календарь выплат - физ. лица – аванс командировочных. Если аванс (по командированным) не выплачивался, то данный пункт нужно пропустить.

3. По возвращению из командировки сотруднику необходимо отчитаться перед ООО в течение 3-х дней.

Для этого нужно зайти во вкладку сотрудника - Командировки - возвращение и отразить данные по расходам, произведенным им, на которые есть соответствующие подтверждающие документы.

После этого необходимо составить авансовый отчет на сумму произведенных расходов и приложить к нему подтверждающие документы ( ж/д или авиабилеты, билеты на аэроэкспресс, счета и чеки из гостиницы)

В авансовом отчете первым делом отразите сумму суточных: в поле "документ" укажите - суточные, №, дата документа – укажите реквизиты приказа о командировке, далее укажите сумму суточных, наименование поставщика – укажите свою организацию, бух.счет укажите 26 «хоз.расходы». Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется.

Затем отражаете расходы на проезд и проживание, указываете реквизиты соответствующих документов (билеты, квитанции гостиницы и т.п.), другие расходы по командировке. Сохранить.

После того, как авансовый отчет будет сформирован, сервис запросит информацию «возместить перерасход» кликните на «НЕТ», если аванс ранее уже выдали деньги на командировку в Деньгах. Либо кликните "ДА", если при отправки в командировку аванс не выдавался.

4. Сумма, которую должен получить работник на командировку, определяется исходя из предварительной стоимости оплаты гостиницы, билетов и т.д, если эти расходы сотрудник оплачивает самостоятельно, а так же суточных, выплачиваемых ему просто по факту нахождения в командировке. Таким образом работнику нужно суммы, которой ему хватит, чтоб все это оплатить. Остаток суммы, не подтвержденный документами, он вернет по факту составления авансового отчета.

Размер оплаты расходов зависит исключительно от цены, выставляемой гостиницами, перевозчиками и т.д. Что касается размера суточных: для поездок по России - это 700 руб. сутки, для зарубежных командировок - 2500 руб. сутки. Данные суммы не облагаются НДФЛ.

Организация вправе установить размер суточных и в большем размере, но сумма превышения лимита облагается НДФЛ.

Так например, ООО установила внутренним приказом размер суточных по России – 1000 р. (700 р. не облагается НДФЛ, 300 р. облагается), по зарубежным командировкам 3500 р.(2500 р. не облагается НДФЛ, 1000 р. облагается). На суточные не начисляются страховые взносы в размерах установленных по организации приказом.

Суточные фактически являются суммами, на которые командированный сотрудник живет в поездке. Т.е. подтверждать их не надо, а тратить можно по своему усмотрению - в том числе и на питание. Таким образом отдельно расходы на питание к учету не принимаются и не возмещаются сотруднику. Если они включены в счет за гостиницу, то данные суммы нужно вычесть при оформлении расходов на проживание.

Актуально на дату 02.06.2015 г.