Многие хорошие начинания проваливаются просто потому, что зачинщику не хватило упорства довести их до конца. Но еще чаще причиной провала становится не бездействие, а, наоборот, активные действия в ошибочном направлении. Автоматизация склада не стала исключением в этом вопросе. А потому мы решили собрать ТОП-7 самых популярных ошибок, которых очень важно избежать в процессе автоматизации. Надеемся, чужой опыт поможет вам избежать ошибок и автоматизировать склад быстро и с максимальным комфортом.
Ошибка №1 - Закупка слишком сложного оборудования
Одна из самых популярных ошибок заключается в стремлении сделать все как можно лучше, что приводит к закупке излишне дорогого и сложного в использовании оборудования. Например, для организации складского учета закупают вместо простых сканеров терминалы сбора данных с цветными экранами, множеством кнопок и огромным количеством настроек.
Недостатки таких терминалов:
- Крайне сложны в настройке. Без специалиста не обойтись.
- Усложняют процесс интеграции с информационной системой, в результате чего она проводится долго и стоит дорого.
- Техническое обслуживание терминалов требует дополнительных вложений.
- Пользователям придется проходить обучение. И даже после этого будут постоянные сбои и проблемы, связанные с человеческим фактором – «нажал не ту кнопку», «забыл включить настройку» и т.д.
В результате дорогое и «проблемное» оборудование пылится на полках и не используется.
Как избежать проблем:
- Покупайте оборудование под четко поставленные задачи.
- Учитывайте, что чем проще система, тем быстрее с ней начнут работать люди.
- Ориентируйтесь на максимально быстрое и выгодное достижение результата, а не на «заделы на будущее», которое может никогда не наступить.
Кто знает, как вы будете строить свой бизнес через несколько лет, какие идеи по оптимизации и развитию будут реализованы и какие технологии появятся? Также стоит помнить, что любое оборудование – не вечно. И вам все равно придется через какое-то время его обновлять. Не стоит тратить лишние средства и усложнять внедрение, если можно выгодно и в сжатые сроки начать пользоваться простыми и удобными решениями.
Для организации склада оптимальный выбор – простой сканер штрих-кодов с подключением к информационной системе или автономный терминал, который сможет считать штрих-код и хранить данные о количестве каждого наименования до передачи данных в систему.
Ошибка №2 - Отсутствие плана автоматизации
Без четкого планирования любые, даже лучшие, начинания в бизнесе обречены на провал, и автоматизация склада – не исключение. Как ни странно, такая, казалось бы, очевидная ошибка очень распространена. Люди начинают закупку оборудования, информационных систем, какие-то действия по автоматизации без четкого планирования и выделенного бюджета. В итоге работы бесконечно затягиваются , а перебои в финансировании еще больше тормозят процесс. И тут встает большой вопрос, достигнет ли компания результата, и будет ли он соответствовать ожиданиям.
Как избежать проблем:
- Поставьте четкую цель, подумайте, что вы хотите получить в результате.
- Выработайте план выполнения работ: с календарными сроками и этапами финансирования.
- Просчитайте бюджет: вы должны заранее знать необходимую сумму затрат и оценить возможность своевременного поступления средств.
- Определите исполнителей для каждого этапа: ответственные лица и подрядчики должны быть известны заранее.
- Определите необходимый инструментарий для каждого этапа: оборудование, информационные системы и т.д. Убедитесь в их наличии или возможности своевременно приобрести к определенному этапу.
Четкое планирование и бюджетирование – важнейшие составляющие успеха.
Ошибка №3 - Перенос остатков без инвентаризации
Часто переход на новую информационную систему проводят без инвентаризации, просто переносят существующие остатки на момент перехода.Доработка существующей системы с подключением нового оборудования или новых типов документов также должна сопровождаться инвентаризацией.
Казалось бы, проблем при таком варианте быть не должно. Но здесь необходимо учитывать человеческий фактор:
- Ваши сотрудники обязательно будут ошибаться, так как еще не привыкли к новым правилам работы.
- Могут обнаружиться объективные ошибки в работе системы или оборудования, их тоже внедряют и подключают люди. Конечно, специалисты проводят тестирование и стремятся исключить подобные ситуации, но 100% гарантии здесь никто не даст.
- Возможность ошибок сотрудников и недоверие к системе приведут к конфликтам и повысят вероятность злоупотреблений, которые будут списывать на «неправильную систему».
Как избежать проблем:
Всегда проводите своевременную инвентаризацию. Этот документ будет подтверждением корректного переноса остатков, от него можно будет «плясать» при поиске ошибок в текущих документах или действиях сотрудников. Вы получаете основу, на которую можно опираться при выявлении причин недостачи или других разночтений. Кроме того, актуализация остатков еще никому не вредила, в то время как перенос неточных данных тянет за собой множество лишних проблем.
Ошибка №4 - Необученный персонал
Руководитель лично изучает работу сканеров или другого оборудования, и приходит к выводу, что все очень просто и учиться нечему. Аналогичная ситуация возможна при внедрении изменений в информационную систему или даже при внедрении новой. Казалось бы, тот же склад, номенклатура товаров, суть работы не изменилась. И даже сами сотрудники подтверждают, что справятся без обучения.
На практике оказывается, что многие нюансы были не учтены, и как с ними работать, никто не знает. Сотрудники переоценили свои силы или подтвердили готовность работать без обучения из личных интересов (страх увольнения, карьерные амбиции и т.д.).
Результаты оказываются печальными:
- В лучшем случае работа значительно замедляется. Людям нужно время, чтобы привыкнуть к аппаратуре или новым документам. Они путаются, постоянно задают друг другу вопросы, ищут ответы в документации. А в это время клиенты толпятся в очереди, поставщики не могут выгрузить товар и т.д.
- Неумение работать с новыми инструментами приводит к саботажу. Сотрудники не могут быстро понять, как выполнить ту или иную функцию, и отказываются от автоматизации. Вместо сканеров считают товар вручную, проводят документы «по старинке». И все это постепенно становится привычной схемой работы.
- Любые ошибки сотрудников, неправильно оформленные документы или проблемы с остатками на складе, как и в случае с не проведенной инвентаризацией, люди склонны списывать на «неправильную систему». Это приводит к конфликтам, а иногда — и к злоупотреблениям.
В итоге продажи «тормозятся», поставщики возмущаются из-за несвоевременного приема товара, количество конфликтов в коллективе растет.
Самый очевидный вывод – продажи здесь и сейчас важнее, поэтому иногда можно и отказаться на время от новых инструментов. Как известно, нет ничего более постоянного, чем временное. Из-за плохо обученного персонала успешные решения оказываются на полке, автоматизация не состоялась.
Как избежать проблем:
Не пренебрегайте своевременным обучением персонала. Даже если люди убеждены, что они все знают и умеют, повторение никому не помешает. Более того, так персонал сможет подтвердить на практике свою компетенцию. После этого саботаж или массовые ошибки минимизируются, так как сотруднику придется отвечать за них в связи с недостаточной компетенцией, а это уже риск увольнения.
Ошибка №5 - Слишком большая нагрузка на людей
Автоматизацию проводят по разным причинам, но одна из самых распространенных – стремление снизить нагрузку на сотрудников. Руководство считает, что автоматизация уменьшит нагрузку на персонал, и люди смогут работать больше и эффективнее.
На самом деле, автоматизация повышает точность работы и снижает затраты времени сотрудников на выполнение определенных рутинных операций. При этом нагрузка на человека может даже возрасти. Для выполнения текущей работы необходимо усвоить новые знания, отточить навыки, возможно, придется даже выполнять больше операций.
Яркий пример ошибочного подхода – автоматизация в пик сезона продаж. Сотрудники и без того работают в такие периоды практически на пределе. Но из-за несвоевременного решения руководства им приходится одновременно изучать что-то новое и отрабатывать навыки работы в непривычной системе. В итоге люди переутомляются, и число ошибок начинает расти вопреки ожиданиям.
Как избежать проблем:
Всегда принимайте во внимание человеческий фактор, в том числе выносливость и допустимый предел взятых на каждого сотрудника обязанностей. Не перегружайте сотрудников и выбирайте для автоматизации спокойный период, а лучше всего, низкий сезон.
Ошибка №6 - Не предусмотрено запасное оборудование
В целях экономии средств руководство закупает оборудование четко по количеству рабочих мест, забывая о необходимом резерве. Но любая техника может выйти из строя, выявляется брак, возникают поломки при эксплуатации, иногда требуется сервисное обслуживание.
Итог неразумной экономии – в процессе работы приходится перераспределять нагрузку на оставшиеся рабочие места или возвращаться к выполнению каких-то операций вручную. Это снижает эффективность всей системы.
Как избежать проблем:
Помните о необходимости наличия резервного оборудования. Бесперебойная работа склада полностью окупит такие вложения.
Ошибка №7 - Отсутствие понятных инструкций
При внедрении автоматизации вы, скорее всего, хотите четко понимать: что вы получите, как это будет работать и как этими инструментами будут пользоваться ваши сотрудники. Но важно, чтобы все аспекты работы понимали не только вы, но и ваши сотрудники, каждый — в меру своей компетенции.
Человек, который будет работать с новыми инструментами, должен четко понимать:
- Последовательность действий при выполнении штатных обязанностей
- Как поступать в нестандартных ситуациях
- Что делать, если в процессе работы была допущена ошибка
- Как действовать в случае каких-то сбоев в оборудовании или системе
Даже обученные сотрудники могут что-то забыть или не запомнить, особенно, если речь идет о внештатных ситуациях. Но ведь вы будете нанимать новых сотрудников, и учить их будут уже по ходу работы.
Как избежать проблем:
Здесь на помощь приходят инструкции – максимально подробные и написанные понятным языком.
Техническая документация от поставщика оборудования или разработчика системы вашим сотрудникам не подойдет. Здесь нужны краткие и четкие правила. Иногда подобные инструкции в виде перечня действий можно увидеть даже в виде распечаток на стенах офисов, например, «Как сделать скан-копию документа» (над офисным сканером) или «Правила проведения инвентаризации» (в качестве напоминания офисному персоналу).
Разработка подобных инструкций для сотрудников поможет вам и руководителям подразделений максимально глубоко понять особенности системы автоматизации. Можно доверить их написание подрядчику, но даже в этом случае вы как руководитель компании обязательно контролируете результат, и пока не поймете и не одобрите каждый этап, инструкции не утверждаются. Так вы получите полное понимание обновленных процессов по результатам автоматизации, а ваши сотрудники – четкие знания, что и как правильно делать.
