На поиск новых сотрудников уходит много времени и денег. Чтобы стажёры не сбегали в первые рабочие дни, им нужно привыкнуть к новой обстановке. В статье расскажем об этапах, инструментах и методах адаптации, а также о том, как ускорить этот процесс.
Что такое адаптация сотрудников и зачем она нужна
Адаптация персонала — это включение новых сотрудников в коллектив. Компаниям выгодно, чтобы стажёр быстро изучил обстановку и не нервничал — так он скорее приступит к обязанностям. Поэтому они разрабатывают программы адаптации. Ещё это называют онбордингом.
У адаптации есть и другие функции:
- Повышение производительности команды. Если стажёр медленно адаптируется, снижается общая производительность коллектива.
- Экономия времени и денег. Если человеку некомфортно работать в организации, он уйдёт до окончания испытательного срока — тогда придётся искать ему замену. На это потребуются дополнительные ресурсы.
- Повышение лояльности. Поддержка и внимательность к новому сотруднику влияют на его лояльное отношение к компании.
Зачем нужна адаптация
Виды адаптации: к чему проспосабливается сотрудник
Новое место работы поначалу давит на человека. Ему нужно подстроиться под новые условия. А для него всё — новое.
Адаптация новых сотрудников бывает:
- Первичной — сотрудник только освоил новую профессию или устроился на работу после вуза, получает первичный опыт в профессии и учится взаимодействовать с коллективом.
- Вторичной — у сотрудника уже есть опыт работы. Его задача — подстроиться под условия работы в новой компании.
По типу стрессовых факторов выделяют 5 видов адаптации в организации:
- Профессиональная. Сотрудник осваивает что-то новое в профессии. Если раньше он сталкивался с этим только в теории, на практическое освоение инструментов потребуется время.
- Социальная. Стажёр принимает новую социальную роль, ищет своё место в коллективе, устанавливает деловые контакты.
- Финансовая. Человек корректирует свой бюджет, потому что его уровень доходов и дополнительных расходов на транспорт или питание изменился.
- Психофизиологическая. Новичок привыкает к новому режиму работы и отдыха, дресс-коду, корпоративной культуре и другим особенностям рабочего окружения.
- Производственная. Специалист погружается в новые условия труда, изучает оборудование и технику безопасности.
Читайте также: Испытательный срок по ТК РФ при приёме на работу.
Адаптация — общее дело: кто отвечает за адаптацию сотрудников
Без поддержки новые сотрудники ведут себя по-разному: кто-то ищет помощи у коллег, а кто-то разбирается с проблемами самостоятельно. Не оставляйте стажёров один на один с задачами и привлекайте на разных стадиях процесса трудовой адаптации разных специалистов. Схема может выглядеть так:
| Рекрутер | Объясняет на собеседовании принципы работы в компании и обязанности. |
| HR-специалист | Создаёт обучающие программы, заботится о психологическом комфорте, вовлеченности и мотивации, контролирует сроки и соответствие планам онбординга. |
| Руководитель отдела | Принимает выполненные задачи, оценивает их качество, помогает исправлять ошибки. |
Если у вас небольшая компания или ИП, где вы сами нанимаете сотрудников, эти задачи нужно выполнять самостоятельно.
Читайте также: Как стать эффективным руководителем и добиться уважения сотрудников?
Первый рабочий день. Как помочь новичку адаптироваться на старте
В первый рабочий день неизвестно всё — от расположения кабинетов до имени директора. Не давайте весь объём данных сотруднику сразу — он утонет в них. Дайте базовую информацию — познакомьте его с обстановкой и основными задачами↓
Объясните обязанности. Это главная часть адаптации персонала. Расскажите стажёру, за какие задачи ответственен он, а за какие — его коллеги. Иначе он утонет в чужой работе в первый день.
Покажите офис и кабинеты — где находятся принтер, кофемашина, кулер, кухня или туалет. Новички неохотно обращаются к коллегам по таким вопросам, а самостоятельный поиск займёт рабочее время.
Познакомьте с командой. Не просто перечислите имена, а подскажите, к кому и с какими вопросами лучше обратиться. Расскажите, кто любит хоккей, кто — домашних животных, а к кому лучше не подходить с личными просьбами.
Расскажите о компании и корпоративной культуре. Структура компании, задачи отдела, правила делегирования — основа для понимания обстановки в коллективе. Обозначьте дресс-код, принятые манеры общения, распорядок дня и перерывы.
Задача руководителей и HR-специалистов в первый рабочий день — показать расположение и снизить напряжение нового сотрудника.
Адаптация на старте
Три стадии адаптации
Первый рабочий день — самый сложный. Впереди — долгий процесс погружения в компанию, коллектив и особенности работы в отрасли. Выделяют три стадии процесса адаптации персонала:
- Ознакомление. Человек знакомится с компанией, её структурой, правилами и командой, а потом решает, работать здесь дальше или нет. Стадия длится от одного дня до нескольких недель.
- Приспособление. Сотрудник осваивает нюансы корпоративной культуры, выстраивает отношения с коллегами и руководством. Обратной связи становится больше, задачи понятнее, а времени на их выполнение уходит меньше. Стадия длится от месяца до одного года.
- Ассимиляция. Специалист осознаёт свою роль и увереннее выполняет обязанности. На этом этапе новичку нужна минимальная помощь.
Этапы процесса адаптации персонала
Стадии адаптации — основа для плана онбординга. На основе этих стадий создают документ, где детально прописаны этапы адаптации персонала в организации.
| 1. Подготовка | Руководитель или куратор показывает новому сотруднику его рабочее место, знакомит с коллективом и компанией, продукцией, нормами поведения. |
| 2. Обучение | Сотрудник изучает свои обязанности, инструменты, программы и технологии для работы. Компании проводят внутреннее обучение, если продукт сложный и погрузиться в него самостоятельно не получится. |
| 3. Практика | Специалист отрабатывает полученные знания и навыки на практике: сначала под присмотром наставника, затем самостоятельно. Наставник даёт обратную связь и помогает устранять ошибки. |
| 4. Подведение итогов | Руководитель анализирует сильные и слабые стороны новичка, его достижения и ошибки: как он адаптировался к новым условиям, освоил должностные обязанности, влился в коллектив. После он решает, будет ли сотрудник работать в компании дальше. |
Эти этапы процесса трудовой адаптации — не универсальная инструкция. Адаптируйте план под задачи должности и ваш бизнес.
Инструменты и методы адаптации персонала в организации
Наставничество. В помощь новичку дают наставника. Он сопровождает его с первого до последнего дня стажировки и помогает быстрее освоиться в компании.
Адаптационные беседы. Это регулярные встречи с руководителем или HR-специалистом. Новичок задаёт вопросы и получает советы, компания — изучает трудности и корректирует программу адаптации персонала.
Баддинг. Один из коллег выступает в роли наставника через атмосферу непринуждённого общения и взаимопомощи. Подберите на эту роль человека, с которым новому сотруднику будет комфортно — со схожими интересами, того же пола или возраста.
Шедуинг. Новичок следует за своим наставником, наблюдает за его работой, задаёт вопросы и перенимает опыт. В отличие от баддинга, наставник даёт меньше обратной связи.
Онбординг-план. Это персонализированный план адаптации на испытательном сроке. В нём прописаны чёткие задачи, планы встреч и обучающих мероприятий. Онбординг-план учитывает особенности компании, профессии или отдела.
База знаний. Доступ к онлайн-ресурсам компании. Он помогает узнать о продукте, структуре фирмы и корпоративной культуре.
Тимбилдинги и корпоративы. Это любые коллективные мероприятия, походы, игры или тренинги для снижения напряжения и создания дружеской атмосферы.
Скорость адаптации: что на неё влияет
Продуманная до мелочей программа онбординга не гарантирует результат, а скорость адаптации персонала не всегда зависит от действий компании.
На процесс адаптации персонала влияют:
Опыт. Чем больше у человека опыта, тем проще ему привыкнуть к новым условиям. А вот без опыта процесс трудовой адаптации замедлится.
Личные качества. Если человеку тяжело общаться с новыми людьми, на адаптацию потребуется много времени. А если новый сотрудник коммуникабельный и стрессоустойчивый — в коллектив он вольётся быстро.
Должность и уровень ответственности. Чем выше должность, тем больше процессов нужно контролировать.
Психологический климат и корпоративная культура. Доброжелательная атмосфера, наличие устоявшихся ценностей и норм снижают уровень напряжения.
Как помочь новичку влиться в работу и ускорить адаптацию
Используйте нестандартные приёмы, которые нельзя включить в план адаптации напрямую. Для этого есть такие инструменты:
- Welcome-box. Подарите новичку кружку, кепку, футболку или приветственный набор с корпоративной символикой.
- Установите контакт между новичками и опытными сотрудниками. Добавьте стажёра во все корпоративные чаты, чтобы он почувствовал себя частью команды.
- Хвалите за успехи. Отмечайте даже незначительные достижения — это повысит мотивацию и вовлечённость.
- Вовлекайте в принятие решений. Дайте новичкам возможность высказывать своё мнение и участвовать в рабочих процессах: так вы покажете, что их ценят и уважают.
- Поощряйте инициативу. Стажёр должен понимать, что любую его идею обсудят и поддержат.
- Помогите новичку подружиться с коллегами. Ставьте ему задачи, где требуется много общаться и взаимодействовать с другими. Это снизит напряжение.
Ошибки в адаптации сотрудников
Все компании разные, а ошибки в адаптации повторяются. Типичные ошибки компаний при адаптации новых сотрудников такие:
- Отсутствие программы адаптации. Если у компании нет плана онбординга, сотрудники будут совершать много ошибок, руководство будет недовольно, а производительность отдела снизится.
- Нет доступа к информации. Создайте базу знаний с информацией о предприятии, продукте, соберите ответы на частые вопросы. Если базы нет, назначьте кураторов и давайте информацию постепенно.
- Нет промежуточного контроля. Корректируйте работу новичка вовремя — так он не допустит грубых ошибок и не создаст проблем.
- Невовлеченность руководителя. Установите контакт с руководителем на первом этапе — сотрудник будет обращаться в сложных вопросах к нему напрямую.
- Работа не соответствует ожиданиям. Если список обязанностей будет больше, чем описывали на собеседовании, сотрудник почувствует себя обманутым.
Измеряем результат: как понять, что ваша система адаптации эффективна
Эффективная система адаптации покажет следующие результаты:
Сотрудники станут реже уходить из компании на испытательном сроке. Когда людям комфортно работать, менять работу не нужно. Если новички уходят от вас в первые недели или месяцы работы — это сигнал к пересмотру программы.
Улучшатся показатели аттестационных тестов. Работник успешно проходит все тесты и готов приступить к своим обязанностям. Если после испытательного срока остаётся много пробелов, пересмотрите план онбординга.
Результаты адаптации удовлетворяют самих сотрудников. Работники после испытательного срока заполняют анкеты или беседуют с HR-специалистом. Выясняют сложности, с которыми пришлось столкнуться сотруднику.
Всё, что нужно знать об адаптации
Адаптация персонала — включение новых сотрудников в коллектив. На старте им требуется помощь — это нужно для повышения производительности команды, а также экономии времени и денег.
Виды адаптации персонала — профессиональная, социальная, финансовая, психофизиологическая и производственная. А в зависимости от опыта работы выделяют адаптацию первичную и вторичную.
Современные инструменты онбординга: наставничество, адаптационные беседы, баддинг, шедуинг, тимбилдинги, корпоративы.
Адаптация нового сотрудника проходит быстрее, если у человека есть опыт работы, он легко общается с людьми, умеет справляться со стрессом, а в коллективе дружелюбная атмосфера.
Система адаптации работает хорошо, если новые сотрудники легко проходят аттестацию, довольны работой в компании и не увольняются в течение испытательного срока.
