С 1 сентября 2024 года обычные сотрудники не могут подписывать электронные документы от имени бизнеса, если у них нет машиночитаемой доверенности. Рассказываем, что такое МЧД, по каким правилам оформляют машиночитаемую доверенность и как с ней работать.
Самое главное про МЧД
- Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная доверенность в формате XML, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) директора или ИП. В 2024 году есть универсальный формат МЧД под кодом 003, но СФР и ФНС используют свои форматы.
- МЧД имеет ту же юридическую силу, что и бумажная доверенность. А значит, подходит для любых юридически значимых действий — например, сдачи отчётности или подписания документов с контрагентами. Это безопасно для владельца бизнеса — сотрудник подписывает документы электронной подписью и подтверждает свои полномочия прикреплённой МЧД.
- Требования к содержанию МЧД утверждены приказом Минцифры № 857 от 18.08.2021.
- Чтобы оформить МЧД, нужны КЭП руководителя (ИП), КЭП доверенного лица и сведения о них. Сертификаты электронной подписи доверенного лица выдаёт любой аккредитованный УЦ.
- Полномочия по МЧД можно передоверить, если это предусмотрено в самой доверенности.
- Директор может отозвать машиночитаемую доверенность в любой момент, независимо от срока её действия. Сотрудник тоже может отказаться от полномочий по МЧД.
Что такое МЧД и зачем она нужна
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная доверенность в XML-формате, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) директора или ИП. Это не скан-копия бумажной доверенности, а именно цифровой документ.
Особенности МЧД:
- оформляют по утверждённому формату, а не в свободной форме;
- имеет такую же юридическую силу, как бумажная доверенность;
- не работает без сертификата электронной подписи (ЭП) доверенного лица;
- без МЧД ни один сотрудник, кроме директора, не может подписать электронный документ — он будет недействительным.
МЧД исключает риски электронного документооборота. В идеале все документы от имени компании должен подписывать директор или владелец бизнеса лично. Но это сложно или невозможно, особенно когда отчётности и бумаг много.
Как было раньше
До появления МЧД предприниматели находили способы обходить ограничения и необходимость подписывать документы лично. Использовали даже рискованные способы — например, передавали токен с электронной подписью директора бухгалтеру или другому сотруднику. Представитель с токеном получал неограниченные полномочия и мог совершать любые действия от лица директора — например, мог вывести деньги со счёта фирмы. Доказать, что документы подписывал не руководитель, потом было сложно, потому что на них стояла принадлежащая ему электронная подпись. А если владелец или директор это доказывал, то подпись признавали скомпрометированной, а все документы, которые ею подписывали — недействительными.
Второй вариант, который использовали предприниматели, — подписывать документы ЭП организации. Но в этом случае нельзя было проверить полномочия сотрудника, который использовал сертификат компании.
С 1 сентября 2024 года бизнес может использовать только сертификаты ЭП физических лиц:
Такой вариант безопаснее для бизнеса, поскольку всегда можно проверить, кто именно физически подписал документ, и какие у него полномочия.
Что содержит МЧД
Машиночитаемая доверенность — это структурированная таблица с информацией о доверителе, доверенном лице (представителе) и его полномочиях. Также в ней есть данные о самой МЧД: дата выдачи, срок действия, регистрационный номер.
Единые требования к формам машиночитаемой доверенности утверждены приказом Минцифры № 857 от 18.08.2021.
По ним МЧД должна содержать:
- название;
- сведения о доверителе и представителе (например, Ф.И.О.; дату рождения; реквизиты документа, удостоверяющего личность; СНИЛС; ИНН);
- дату совершения доверенности;
- срок действия МЧД (при его наличии);
- перечень полномочий представителя;
- идентификаторы полномочий из классификатора полномочий или описание полномочий в текстовом виде;
- сведения об информационной системе, где хранится МЧД;
- номер доверенности;
- усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП), которой подписана доверенность;
- возможность передоверия.
Что касается цифрового формата МЧД, то в 2024 году их несколько. Есть универсальный (единый) с кодом 003. Его можно скачать на Госуслугах.
А есть форматы МЧД для взаимодействия с ведомствами. Например, для сдачи налоговой отчётности ФНС рекомендует формат доверенности 5.02, утв. приказом ФНС № ЕД-7-26/648@ от 19.09.2023.
Ведомства неохотно переходят на универсальный формат МЧД. Эксперты объясняют это, в первую очередь, вопросами безопасности использования электронной подписи. Например, если сотруднику оформлены полномочия только на сдачу отчётности в СФР по доверенности в формате СФР, то он не сможет подписывать отчётность в ФНС.
Как выдать МЧД сотруднику
В сервисе «Моё дело» есть два способа получить машиночитаемую доверенность. Выбирайте подходящий в зависимости от своего тарифа:
- при самостоятельном ведении учёта есть отдельная опция МЧД;
- в тарифе «Моё дело Бухобслуживание» оформление МЧД уже включено в тариф.
Как создать машиночитаемую доверенность в «Моё дело».
Шаг 1. Получите сертификат электронной подписи для доверенного лица Для оформления МЧД вам понадобятся КЭП руководителя или ИП, сертификат ЭП доверенного лица и сведения об обеих сторонах (доверителе и представителе).
КЭП руководителя или ИП вы получаете в ФНС. Сертификат ЭП доверенного лица можно оформить в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Смотрите актуальные списки на сайте Минцифры.
Шаг 2. Создайте доверенное лицо и привязать сертификат его электронной подписи
В сервисе «Моё дело» есть подсказки, как это сделать.
Шаг 3. Создайте доверенность
На этом этапе вы можете выбрать ведомство, для которого оформляете МЧД, и установить полномочия представителю.
Доверенность нужно будет подписать КЭП директора или ИП.
Шаг 4. Отправьте созданную доверенность на проверку в ведомство
В ведомстве проверят данные в МЧД и сертификат ЭП. После этого вы получите технологическую квитанцию, что доверенность зарегистрирована, и ей можно пользоваться.
МЧД можно также оформить на Госуслугах, в личном кабинете компании. Для этого используйте вкладку «Доверенности и доступы».
Где хранить МЧД
К машиночитаемой доверенности нужен публичный доступ, чтобы контрагенты или инспекторы ведомств всегда могли её посмотреть. Поэтому МЧД хранят не на локальных компьютерах, а в специальных информационных системах (реестрах доверенностей).
Минцифры в письме от 02.05.2024 № П15-257362 рассказало, что это за реестры:
- Госуслуги;
- информационные системы (ИС) аккредитованных УЦ;
- ИС аккредитованных доверенных третьих сторон;
- ИС операторов электронного документооборота;
- информационная система, в которой подписан и из которой направляется электронный документ с МЧД;
- ИС федеральных органов исполнительной власти или органов государственных внебюджетных фондов РФ.
Примером ведомственного реестра является Единое блокчейн-хранилище МЧД – Распределённый реестр доверенностей ФНС России. Необязательно все МЧД должны храниться именно в нём — это лишь одна из допустимых информационных систем.
Как использовать МЧД
Машиночитаемая доверенность имеет такую же юридическую силу, как бумажная, и с ней можно совершать любые действия в электронном документообороте, на которые выданы полномочия, в том числе:
- сдавать отчётность в СФР, ФНС, другие ведомства;
- подписывать документы с контрагентами — договоры, счета или акты выполненных работ;
- проводить сверки с налоговой;
- согласовывать документы.
Сотрудник просто подписывает документ своей ЭП и прикрепляет к нему МЧД, либо указывает номер МЧД в реестре доверенностей.
Почему использовать МЧД безопасно для бизнеса:
Можно ли передоверить полномочия по МЧД
Передоверие — это передача полномочий на выдачу доверенностей другому лицу. Например, директор компании выдаёт МЧД директору филиала, а тот, в свою очередь, подписывает МЧД для своих сотрудников.
Передоверить полномочия по машиночитаемой доверенности можно только если это предусмотрено в самой доверенности. Здесь действуют такие же правила, как для бумажных доверенностей. Основание — ст. 187 ГК РФ.
Как отозвать доверенность
Директор или ИП в любой момент могут отозвать выданную МЧД, независимо от срока её действия. Причины могут быть разные:
- сотрудник уволился;
- ему больше не доверяют;
- директор решил подписывать все документы лично.
Для отзыва МЧД директор подписывает заявление на отзыв в том же сервисе, где оформлял доверенность.
Сотрудник также может отказаться от полномочий по доверенности, подписав отказ своим сертификатом ЭП.