База знаний

Как перестать тратить время на подписание документов: оформляем МЧД

Что такое «Моё дело»?
Cервис онлайн-бухгалтерии для предпринимателей.
Узнать подробнее
Устали заниматься бухгалтерией?
Попробовать Моё дело
6 способов снизить налоги в 2025 году
получите бесплатный pdf-гайд
Введите почту и телефон для получения гайда
Гайд будет отправлен вам на указанную почту. Благодарим за доверие!
E-mail
Телефон
Почему вам интересна тема бухгалтерии и налогов?
Всего один вопрос поможет нам делать контент более подходящим для вас.
Я — бухгалтер и веду учёт
Я — предприниматель, у меня бизнес
Я — студент, изучаю теорию
Я здесь случайно
Выберите один из предложенных вариантов
Подтвердить
Спасибо, что приняли участие в опросе!
Мы рады, что предприниматели интересуются нашими статьями. У нас есть предложения, которые помогут вам работать эффективнее.
Аутсорсинг бухгалтерии
ведём учёт правильно — за вас
Подробнее
Онлайн бухгалтерия
ведите учёт сами — без ошибок
Подробнее
Спасибо, что приняли участие в опросе!
Закрыть

С 1 сентября 2024 года обычные сотрудники не могут подписывать электронные документы от имени бизнеса, если у них нет машиночитаемой доверенности. Рассказываем, что такое МЧД, по каким правилам оформляют машиночитаемую доверенность и как с ней работать.

Самое главное про МЧД

  1. Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная доверенность в формате XML, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) директора или ИП. В 2024 году есть универсальный формат МЧД под кодом 003, но СФР и ФНС используют свои форматы.
  2. МЧД имеет ту же юридическую силу, что и бумажная доверенность. А значит, подходит для любых юридически значимых действий — например, сдачи отчётности или подписания документов с контрагентами. Это безопасно для владельца бизнеса — сотрудник подписывает документы электронной подписью и подтверждает свои полномочия прикреплённой МЧД.
  3. Требования к содержанию МЧД утверждены приказом Минцифры № 857 от 18.08.2021.
  4. Чтобы оформить МЧД, нужны КЭП руководителя (ИП), КЭП доверенного лица и сведения о них. Сертификаты электронной подписи доверенного лица выдаёт любой аккредитованный УЦ.
  5. Полномочия по МЧД можно передоверить, если это предусмотрено в самой доверенности.
  6. Директор может отозвать машиночитаемую доверенность в любой момент, независимо от срока её действия. Сотрудник тоже может отказаться от полномочий по МЧД.

Что такое МЧД и зачем она нужна

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная доверенность в XML-формате, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) директора или ИП. Это не скан-копия бумажной доверенности, а именно цифровой документ.

Особенности МЧД:

  • оформляют по утверждённому формату, а не в свободной форме;
  • имеет такую же юридическую силу, как бумажная доверенность;
  • не работает без сертификата электронной подписи (ЭП) доверенного лица;
  • без МЧД ни один сотрудник, кроме директора, не может подписать электронный документ — он будет недействительным.

МЧД исключает риски электронного документооборота. В идеале все документы от имени компании должен подписывать директор или владелец бизнеса лично. Но это сложно или невозможно, особенно когда отчётности и бумаг много.

Как было раньше

До появления МЧД предприниматели находили способы обходить ограничения и необходимость подписывать документы лично. Использовали даже рискованные способы — например, передавали токен с электронной подписью директора бухгалтеру или другому сотруднику. Представитель с токеном получал неограниченные полномочия и мог совершать любые действия от лица директора — например, мог вывести деньги со счёта фирмы. Доказать, что документы подписывал не руководитель, потом было сложно, потому что на них стояла принадлежащая ему электронная подпись. А если владелец или директор это доказывал, то подпись признавали скомпрометированной, а все документы, которые ею подписывали — недействительными.

Второй вариант, который использовали предприниматели, — подписывать документы ЭП организации. Но в этом случае нельзя было проверить полномочия сотрудника, который использовал сертификат компании.

С 1 сентября 2024 года бизнес может использовать только сертификаты ЭП физических лиц:

  • КЭП директора;
  • подписи сотрудников вместе с МЧД.
  • Такой вариант безопаснее для бизнеса, поскольку всегда можно проверить, кто именно физически подписал документ, и какие у него полномочия.

    Что содержит МЧД

    Машиночитаемая доверенность — это структурированная таблица с информацией о доверителе, доверенном лице (представителе) и его полномочиях. Также в ней есть данные о самой МЧД: дата выдачи, срок действия, регистрационный номер.

    Единые требования к формам машиночитаемой доверенности утверждены приказом Минцифры № 857 от 18.08.2021.

    По ним МЧД должна содержать:

    • название;
    • сведения о доверителе и представителе (например, Ф.И.О.; дату рождения; реквизиты документа, удостоверяющего личность; СНИЛС; ИНН);
    • дату совершения доверенности;
    • срок действия МЧД (при его наличии);
    • перечень полномочий представителя;
    • идентификаторы полномочий из классификатора полномочий или описание полномочий в текстовом виде;
    • сведения об информационной системе, где хранится МЧД;
    • номер доверенности;
    • усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП), которой подписана доверенность;
    • возможность передоверия.

    Что касается цифрового формата МЧД, то в 2024 году их несколько. Есть универсальный (единый) с кодом 003. Его можно скачать на Госуслугах.

    А есть форматы МЧД для взаимодействия с ведомствами. Например, для сдачи налоговой отчётности ФНС рекомендует формат доверенности 5.02, утв. приказом ФНС № ЕД-7-26/648@ от 19.09.2023.

    Ведомства неохотно переходят на универсальный формат МЧД. Эксперты объясняют это, в первую очередь, вопросами безопасности использования электронной подписи. Например, если сотруднику оформлены полномочия только на сдачу отчётности в СФР по доверенности в формате СФР, то он не сможет подписывать отчётность в ФНС.

    Как выдать МЧД сотруднику

    В сервисе «Моё дело» есть два способа получить машиночитаемую доверенность. Выбирайте подходящий в зависимости от своего тарифа:

    • при самостоятельном ведении учёта есть отдельная опция МЧД;
    • в тарифе «Моё дело Бухобслуживание» оформление МЧД уже включено в тариф.

    Как создать машиночитаемую доверенность в «Моё дело».

    Шаг 1. Получите сертификат электронной подписи для доверенного лица Для оформления МЧД вам понадобятся КЭП руководителя или ИП, сертификат ЭП доверенного лица и сведения об обеих сторонах (доверителе и представителе).

    КЭП руководителя или ИП вы получаете в ФНС. Сертификат ЭП доверенного лица можно оформить в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Смотрите актуальные списки на сайте Минцифры.

    Шаг 2. Создайте доверенное лицо и привязать сертификат его электронной подписи

    В сервисе «Моё дело» есть подсказки, как это сделать.

    Чтобы привязать сертификат доверенного лица в «Моё дело», воспользуйтесь инструкцией в сервисе. Чтобы привязать сертификат доверенного лица в «Моё дело», воспользуйтесь инструкцией в сервисе.

    Шаг 3. Создайте доверенность

    На этом этапе вы можете выбрать ведомство, для которого оформляете МЧД, и установить полномочия представителю.

    Сервис позволяет выбрать, где будет действовать МЧД, — во всех налоговых инспекциях или ИФНС конкретного региона. Сервис позволяет выбрать, где будет действовать МЧД, — во всех налоговых инспекциях или ИФНС конкретного региона.

    Доверенность нужно будет подписать КЭП директора или ИП.

    Шаг 4. Отправьте созданную доверенность на проверку в ведомство

    В ведомстве проверят данные в МЧД и сертификат ЭП. После этого вы получите технологическую квитанцию, что доверенность зарегистрирована, и ей можно пользоваться.

    МЧД можно также оформить на Госуслугах, в личном кабинете компании. Для этого используйте вкладку «Доверенности и доступы».

    Где хранить МЧД

    К машиночитаемой доверенности нужен публичный доступ, чтобы контрагенты или инспекторы ведомств всегда могли её посмотреть. Поэтому МЧД хранят не на локальных компьютерах, а в специальных информационных системах (реестрах доверенностей).

    Минцифры в письме от 02.05.2024 № П15-257362 рассказало, что это за реестры:

    • Госуслуги;
    • информационные системы (ИС) аккредитованных УЦ;
    • ИС аккредитованных доверенных третьих сторон;
    • ИС операторов электронного документооборота;
    • информационная система, в которой подписан и из которой направляется электронный документ с МЧД;
    • ИС федеральных органов исполнительной власти или органов государственных внебюджетных фондов РФ.

    Примером ведомственного реестра является Единое блокчейн-хранилище МЧД – Распределённый реестр доверенностей ФНС России. Необязательно все МЧД должны храниться именно в нём — это лишь одна из допустимых информационных систем.

    Как использовать МЧД

    Машиночитаемая доверенность имеет такую же юридическую силу, как бумажная, и с ней можно совершать любые действия в электронном документообороте, на которые выданы полномочия, в том числе:

    • сдавать отчётность в СФР, ФНС, другие ведомства;
    • подписывать документы с контрагентами — договоры, счета или акты выполненных работ;
    • проводить сверки с налоговой;
    • согласовывать документы.

    Сотрудник просто подписывает документ своей ЭП и прикрепляет к нему МЧД, либо указывает номер МЧД в реестре доверенностей.

    Почему использовать МЧД безопасно для бизнеса:

  • используются разные форматы в разные ведомства;
  • документы подписывает представитель — подпись руководителя не задействована;
  • МЧД имеет ограниченный срок действия и даёт ограниченные полномочия представителю;
  • доверенность может выдать только директор или ИП.
  • Можно ли передоверить полномочия по МЧД

    Передоверие — это передача полномочий на выдачу доверенностей другому лицу. Например, директор компании выдаёт МЧД директору филиала, а тот, в свою очередь, подписывает МЧД для своих сотрудников.

    Передоверить полномочия по машиночитаемой доверенности можно только если это предусмотрено в самой доверенности. Здесь действуют такие же правила, как для бумажных доверенностей. Основание — ст. 187 ГК РФ.

    Как отозвать доверенность

    Директор или ИП в любой момент могут отозвать выданную МЧД, независимо от срока её действия. Причины могут быть разные:

    • сотрудник уволился;
    • ему больше не доверяют;
    • директор решил подписывать все документы лично.

    Для отзыва МЧД директор подписывает заявление на отзыв в том же сервисе, где оформлял доверенность.

    Сотрудник также может отказаться от полномочий по доверенности, подписав отказ своим сертификатом ЭП.

    picture
    Время — деньги. Не отвлекайтесь на самостоятельное ведение бухучёта.
    Позвольте профессионалам «Моё Дело» освободить вас от рутинных задач с бухгалтерией и налогами. Посвятите своё время тому, что действительно важно.
    Подробнее

    Подпишитесь на новостную рассылку

    Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

    Спасибо! Подтвердите подписку на почте.