За последние несколько лет электронный документооборот стал неотъемлемой частью жизни: платежи, отчётность, обращения в госорганы почти полностью перешли в онлайн-формат. Оперативность, безопасность и удобство — вот основные преимущества этого вида коммуникации. Расскажем, зачем нужна электронная подпись и где её можно получить. Рассмотрим разные виды ЭЦП и их отличия.
Полный функционал бухгалтерского обслуживания в «Моё дело» — первые 3 дня бесплатно!
ПодробнееЧто это такое, зачем нужна ЭЦП и где её применяют
ЭЦП (электронно-цифровая подпись) — это аналог обычной подписи, придающий документу юридическую силу. Имеет вид цифрового файла, который прикрепляется к основному тексту. Зачем нужна ЭЦП? Чтобы подтвердить правомочность подписанта и самого документа, а также защитить его от несанкционированных изменений.
ЭЦП выдаётся как коммерческим предприятиям, государственным, муниципальным органам власти, ведомствам, финансовым учреждениям, так и обычным гражданам.
Для чего ЭЦП может понадобиться? Чтобы:
- обмениваться документами как внутри предприятия, так и с внешними респондентами;
- оформлять и поддерживать трудовые и гражданско-правовые отношения с работодателем или заказчиком;
- получать и отправлять уведомления, письма, отчёты в налоговую службу, иные контролирующие органы;
- пользоваться государственными и муниципальными услугами через портал Госуслуг и ведомственные сайты;
- проводить платежи через интернет;
- участвовать в государственных и муниципальных закупках.
Какие виды электронных подписей бывают
Специальный федеральный закон от 06.04.2013 №63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует сферу применения ЭЦП и выделяет три разрешённых вида подписей.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Самый лёгкий вариант шифровки документа. Это может быть просто фамилия с инициалами, которую ставят в конце текстового электронного документа, или обычный пароль, который нужно вбить, чтобы получить доступ на сайт.
Пин-код банковской карты или СМС, приходящее на телефон, — это тоже аналоги ПЭП. Для чего нужна электронная подпись такого типа? Только чтобы подтвердить личность отправителя, при этом она не защищает от внесения в документ изменений.
Если сеть предприятия достаточно защищена от внешнего воздействия, можно применять ПЭП для обмена документами внутри компании: передавать приказы, заявки, сметы, и т.д. Для конфиденциальной информации с ограниченным числом пользователей может потребоваться более серьёзная защита.
Все кадровые документы, кроме трудовых договоров и договоров материальной ответственности, можно подтверждать с помощью ПЭП. Два указанных типа договоров разрешено подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Основное условие для использования ПЭП во внутреннем документообороте — издание нормативного акта, разрешающего его применение. Это может быть приказ, коллективный договор или положение.
Аналогично, ПЭП возможен для обмена данными с контрагентами. Акты, договоры, счета, накладные можно подписывать простой электронной подписью. Исключение предусмотрено только для электронных счетов-фактур. Для них нужна УКЭП.
В любом случае, в совместном договоре нужно предусмотреть условия обмена документов с помощью ПЭП, иначе они не будут иметь юридическую силу.
Есть общие требования к оформлению внутренних распорядительных документов, условиям договоров касательно применения ПЭП. К ним относятся:
- обязательная идентификации лиц, подписавших документ, по их ПЭП. Это может быть перечень логинов — владельцев подписей с указанием должностей;
- обязанности респондентов — отправителей и получателей по соблюдению конфиденциальности. Сохранение пароля в тайне, немедленное информирование и смена паролей при подозрении на взлом, и т.д.
Из-за недостаточной защиты и уязвимости ПЭП, на практике используются другие, более надежные виды электронных подписей.
Граждане использую ПЭП повсеместно — проводят платежи через интернет-банк, СБП, получают деньги из банкоматов, подают заявки на портале Госуслуг и т.д.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
Считается более надёжным инструментом документооборота. При её выпуске применяют специальные криптографические программы. Они фиксируют документ в его первоначальном состоянии — конкретный отправитель подписал документ в конкретное время и больше его не менял.
Взломать его очень сложно. УНЭП состоит из двух ключей — закрытого и открытого. Сначала документ шифруется с помощью закрытого ключа, а затем отправляется получателю вместе с открытым ключом. Без него ознакомиться с документом не получится.
Для чего нужна ЭЦП? Области применения те же самые, что и у ПЭП: внутренний и внешний документооборот. Также необходимо наличие нормативного акта или соглашения с контрагентом на его применение.
Формировать ключи могут свои IT-специалисты на основании бесплатных программ. Оборот УНЭП ничем не ограничен, их никто не контролирует. Поэтому суды не принимают к рассмотрению документы, подписанные этой электронной подписью.
С точки зрения надёжности применение УНЭП более оправданно, так как она, в отличие от ПЭП, не только подтверждает личность отправителя, но и защищает документ от нелегального доступа и исправлений.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
То же самое что и УНЭП, но выпущенная аккредитованным Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ удостоверяющим центром (УЦ). Отличия УКЭП:
- она изготавливается на основании программы, одобренной ФСБ РФ;
- она подтверждается сертификатом, составленным в соответствии с приказом ФСБ РФ от 27.12.2011 № 796.
УКЭП применяется для заверения всех без исключения электронных документов и равнозначна обычной подписи уполномоченного лица или гражданина на бумажном носителе. Использование УКЭП по умолчанию правомерно и не требует подтверждения внутренними нормативными актами или соглашениями сторон.
Срок действия УКЭП ограничен 12 месяцами, после которого его нужно обновлять в том же УЦ, где он был получен. Обновление ЭЦП заключается в перевыпуске сертификата.
Есть сферы деятельности, где может применяться только УКЭП. Ниже в таблице мы указали различные ситуации и виды используемой ЭЦП:
Для чего нужна электронно цифровая подпись определённого видаГде получить электронную подпись
С июля 2021 года функции по выдаче УКЭП переданы:
- удостоверяющему центру ФНС России и его доверенным организациям в части предоставления ЭЦП единоличным руководителям предприятий, ИП, нотариусам;
- УЦ Федерального казначейства — для органов государственной, муниципальной власти и ведомств;
- УЦ Центрального банка РФ — для финансовых и кредитных учреждений;
- иным аккредитованным УЦ — для выдачи физическим лицам без образования ИП, а также лицам, действующим от имени ООО и ИП по доверенностям.
Первые три УЦ выдают УКЭП бесплатно, но нужно предоставить свой токен (флешка — носитель информации) типа Jacarta, Рутокен, и т.д. Их стоимость примерно 2-2,5 тысяч рублей. УКЭП, полученная в ФНС, будет действовать 15 месяцев.
Коммерческие УЦ берут деньги за создание самой подписи и за токен, на который она пишется. Оформление УКЭП обойдётся в 3 - 5 тысяч рублей. Срок действия подписи тот же — 12 месяцев.
Заявление на электронную подпись можно подать через личный кабинет на сайте ФНС или непосредственно в ИФНС. Другой вариант — МФЦ. Понадобятся:
- выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
- копия устава (для юрлиц);
- паспорт, СНИЛС (для ИП).
Когда документы подаются на представителя ИП или компании, нужны будут доверенность и паспорт.
Электронная подпись для главбухов и других ответственных лиц
Для чего нужна ЭЦП доверенным лицам? Чтобы подписывать документы в отсутствие руководителя, или решать вопросы, касающиеся их сферы деятельности.
С 1 января 2022 года электронную подпись организации или ИП, выданной УЦ ФНС, может использовать только руководитель организации или сам ИП.
Для других должностных лиц (главный бухгалтер, заместители директора, и т.д.), можно приобрести личную электронную подпись в любом из аккредитованных УЦ, и оформить специальную электронную доверенность. Её нужно выдать всем сотрудникам с правом подписи на электронных документах.
Эта доверенность прилагается к файлу отправки при каждом использовании личной ЭЦП от имени компании или ИП. Она должна быть оформлена в соответствии со статьёй 17.5 Федерального закона №63-ФЗ.
Как проверить подлинность ЭЦП
Если есть сомнения в законности подписи контрагента, можно её проверить. Самый простой способ — воспользоваться бесплатным сервисом на портале Госуслуг. Причём можно проверить как сам документ с подписью, так и отдельно сертификат ЭЦП. Аналогичную услугу предоставляет сайт КриптоПРО.
Если токен с ЭЦП был утерян, или его украли, надо сразу обратиться в УЦ, в котором его получали. Они отзовут сертификат, чтобы им не воспользовались преступники.
Восстановить его нельзя, придётся подавать документы на новую УКЭП.
Заключение
Мы выяснили для чего нужна электронная подпись. Есть три вида подписей, из которых сертифицируется и признаётся государством только УКЭП. Определили, что бесплатно её может выпускать УЦ ФНС, но понадобится токен (флешка-носитель информации).
ФНС выпускает ЭЦП только для руководителя компании или ИП. Всем остальным лицам, действующим по доверенности, и обычным гражданам нужно обращаться в коммерческие УЦ. Там придётся заплатить полную сумму, — 2 - 5 тысяч рублей за саму подпись с сертификатом и токен. Срок действия ЭЦП — 12 месяцев.
