С 1 января 2021 года вступил в силу закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, который расширяет понятия и правила удалённой работы. Рассказываем, какие есть варианты, как оформить удалённого работника в каждом случае и что нужно учесть.
Понятие и виды дистанционной работы
Согласно статье 312.1 ТК РФ дистанционная работа — это когда сотрудник работает вне места нахождения работодателя (головного офиса, представительства, обособленного подразделения). Работодатель и сотрудник взаимодействуют через Интернет и сети общего пользования.
Есть несколько вариантов удалёнки:
- на постоянной основе — на весь срок действия трудового договора;
- временный вариант — не более шести месяцев;
- периодическая удалёнка — сотрудник работает поочерёдно удаленно и на стационарном рабочем месте.
В зависимости от того, какой вариант вы выберете, отличаются и формулировки в трудовом договоре. Любой из этих вариантов требует взаимной договорённости работодателя и сотрудника.
Есть еще один вариант — удалёнка по инициативе работодателя. Оформляется приказом или распоряжением. Допускается только в исключительных обстоятельствах, угрожающих жизни и здоровью работников: катастрофы природного или техногенного характера, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, пожар, эпидемии и т.п. А также по решению властей (ст. 312.9 ТК РФ). Согласие работника на такой перевод не требуется.
Обмен документами
Условия обмена прописаны в статье 312.3 ТК РФ. Чтобы заключить трудовой договор или дополнительное.соглашение к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, можно обменяться документами в бумажном или в электронном виде. В последнем случае работодатель должен подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник — усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной. Если у работника такой подписи нет, нужно получить её в ближайшем удостоверяющем центре, иначе обмен электронными документами невозможен.
Различия между электронными подписями сформулированы в ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Если обмениваетесь документами в электронном виде, в трудовом или коллективном договоре нужно прописать срок, в течение которого получатель договора обязан подтвердить факт получения. Подтверждение отправляется в электронной форме.
Если работник захочет получить экземпляр договора и другие документы, связанные с его трудовой деятельностью, в бумажном виде, работодатель обязан направить его в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Как обмениваться остальными документами (приказы о приёме сотрудника на работу, переводе на другую должность или место работы, справки с места работы и т.д.), которые так или иначе касаются удалённого работника, стороны решают самостоятельно. Можно по старинке обменяться бумажными вариантами, можно отправить работнику и получить от него электронные документы, причем здесь можно использовать любые другие виды электронной подписи.
Особый порядок действует только для больничных листов. Бумажные больничные нужно отправлять заказным письмом с уведомлением. Если больничный в электронном виде, а работодатель и медицинская организация входят в одну систему электронного документооборота, сотрудник просто должен сообщить работодателю его серию и номер.
Как оформить дистанционного работника
Запросите у работника документы, предусмотренные ст. 65 Трудового кодекса РФ. Это:
- паспорт;
- трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
- СНИЛС. Если до момента трудоустройства у дистанционного работника не было СНИЛС, он должен самостоятельно встать на учёт в ПФР и получить номер;
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об образовании.
Дистанционный работник может всё это предоставить в электронной форме 3 ст. 312.2 Трудового кодекса РФ). Это могут быть сканы, скриншоты, файлы PDF, XML и прочее. ЭЦП здесь не обязательна, она нужна только для договоров.
Для справки: определение электронного документа закреплено п. 11_1 ст. 2 закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”. Это документ, представленный в электронной форме, которую может воспринимать человек с помощью ЭВМ и которую можно передавать по ТКС или обрабатывать в информационных системах.
Ознакомьте работника под роспись с локальными нормативными актами, если они у вас есть. Это нужно сделать до подписания трудового договора. Если у сотрудника нет ни электронной подписи, ни возможности лично приехать ознакомиться с документами, можно сделать так. Сотрудник получает по электронной почте документ, распечатывает, ставит подпись, сканирует и отправляет работодателю. А потом отправляет обычной почтой документ с живой подписью Это наиболее безопасный вариант.
Заключите трудовой договор. В договоре предусмотрите следующее:
- указание на то, что работа является дистанционной и условия ее выполнения (постоянно, временно, периодически);
- место работы (возможно, несколько), в котором дистанционный работник непосредственно исполняет свои обязанности (письмо Роструда № ПГ/8960-6-1 от 7 октября 2013 г.).
- дата начала дистанционной работы и срок, на который она устанавливается (если он заранее известен);
- режим рабочего времени и времени отдыха.
Например, бухгалтер на удалёнке арендовал офис, в котором трудится большую часть рабочего времени (подрабатывает самозанятым). Но периодически работает и из дома. Поэтому в договоре дистанционного работника он укажет и адрес своей регистрации, и адрес арендованного офиса.
Внимание! Если вы не пропишете график работы в трудовом договоре, сотрудник имеет право работать по удобному ему графику.
Если в компании предусмотрены онлайн-совещания, летучки, планёрки и т.д, лучше определить рабочие часы, чтобы сотрудник в нужное время был на связи. Так можно избежать споров о сверхурочной работе. Если дистанционная работа носит временный характер, работодатель может определить условия и порядок вызова работника в офис, на стационарное рабочее место.
- порядок обмена электронными документами и иные способы взаимодействия сторон. Оптимально определить в трудовом договоре или другом локальном документе, как будут решаться срочные рабочие вопросы во время удаленной работы (по телефону, электронной почте, через мессенджеры, корпоративные системы и т.п.), а также предусмотреть способы взаимодействия и передачи результатов работы (например, работник может предъявлять руководству итоги работы, сделанной на дому, в дни своего присутствия в офисе, если такие установлены, и др.);
- условия обеспечения работника необходимым оборудованием и другими средствами труда;
- порядок компенсации за использование личного имущества работника. Работодатель обязан обеспечить дистанционного работника всем необходимым для работы, например, компьютером, принтером, расходными материалами и т.п. Если стороны договорятся, работник может использоваться своё оборудование или арендовать его на месте. В этом случае работодатель обязан компенсировать сотруднику использование оборудования и расходы, с этим связанные;
- условия обеспечения охраны труда. Работодатель не может контролировать условия труда дистанционного работника, поэтому не в состоянии нести всю полноту ответственности за обеспечение безопасности труда. Но если предоставляет своё оборудование или рекомендует его к использованию, обязательно должен ознакомить сотрудника с правилами безопасности, предупредить о возможных рисках;
- особенности увольнения и др. Если работник на удалёнке не отвечает на запрос работодателя и не выходит на связь два и более рабочих дней подряд, это основание для его увольнения. Увольнением может закончиться и смена места пребывания удалёнщика, если переезд делает невозможным продолжение сотрудничества. Например, удалённый консультант по работе с клиентами перебрался в местность, где нет возможности обеспечить стабильную связь.
Можно также включить в трудовой договор дополнительные условия, которые указаны в ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ.
Удалёнка – не повод для экономии на оплате труда (ст. 312_5 ТК РФ).
Важно! Если вы уже перевели сотрудников на удалёнку в связи пандемией до изменений в ТК, проверьте трудовые договоры с ними и при необходимости внесите изменения с учётом информации в этой статье.
Издайте приказ о приеме на работу. Ознакомьте с ним сотрудника под родпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. Не позднее следующего дня после издания приказа отправьте в ПФР отчёт СЗВ-ТД о приёме сотрудника.
Внесите сведения в трудовую книжку, если она есть. Сведения о дистанционной работе вносить в бумажную трудовую обязательно только если сотрудник сам этого хочет. В таком случае сотрудник должен отправить бумажную трудовую работодателю по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично. Запись делают в обычном порядке, не указывая, что работа дистанционная. Если сотрудника принимают по совместительству, запись в трудовой делать не нужно.
Когда все пункты выполнены, оформите личную карточку сотрудника.
Как оформить переход на удалёнку при форс-мажоре
В экстренных обстоятельствах у работника не спрашивают согласия о переводе на дистанционный режим и не вносят изменения в трудовой договор. Это обстоятельства, связанные с возникновением угрозы жизни и здоровью работников, которые нарушают нормальные жизненные условия всего населения или его части. Кроме самого работодателя решение о переходе на дистанционную работу могут принять органы государственной власти — на уровне страны в целом или только на территории конкретного региона.
Для перевода издайте приказ или распоряжение. В нём укажите:
- причину перевода;
- список работников, которых переводят;
- срок перевода. Он не может быть дольше, чем события, которые его вызвали. Поэтому, как только форс-мажор прошёл, срок перевода должен закончиться;
- порядок обеспечения работников всем необходимым для выполнения обязанностей, а также порядок возмещения расходов, связанных с работой в удалённом режиме;
- порядок организации труда работников. Это режим рабочего времени, включая всевозможные созвоны, онлайн-совещания, планерки, и т.п. Все они должны укладываться в рабочее время. Также пропишите, как сотрудники будут взаимодействовать с работодателем, порядок и сроки сдачи рабочих отчётов и т.д.
С приказом (распоряжением) о переводе на удалёнку работника можно ознакомить любым способом, который позволяет определить, что тот, кому документ адресован, точно его читал. Обеспечьте работника всем необходимым для работы, научите пользоваться новыми способами связи, помогите адаптироваться к работе в новых условиях.
Важно! Если работу сотрудника невозможно выполнять удалённо, ему оформляют вынужденный простой и оплачивают не менее 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально времени простоя.
О чём нужно помнить, если принимаете дистанционного сотрудника
- Дистанционная работа может быть постоянной, временной, и в комбинированном варианте с попеременной работой дома и в офисе.
- Без согласия сотрудника перевести сотрудника на дистанционный режим можно только в экстренных обстоятельствах и на срок не более полугода.
- Оплата дистанционного работника не должна быть меньше оплаты офисного сотрудника за тот же объём работ.
- Работодатель обязан обеспечить дистанционного сотрудника всем необходимым для работы, а если сотрудник использует личные ресурсы — это нужно компенсировать.
- Чем подробнее вы пропишете в трудовом договоре и локальных документах порядок взаимодействия с дистанционным работником, тем меньше будет поводов для споров и тем надёжнее и понятнее для обеих сторон.
- Чтобы обмениваться договорами в электронном виде, у работодателя и сотрудника должна быть электронная подпись, оформленная в удостоверяющем центре. Для других документов можно применять простую электронную подпись. Но бумажные больничные нужно оформлять заказным письмом с уведомлением.
