Перед тем, как отправить сотрудника отпуск, нужно изучить формальности и узнать, как это делается по закону. Подготовили подробную инструкцию по оформлению и расчёту отпускных.
Виды ежегодных отпусков и их продолжительность
Есть два вида оплачиваемых ежегодных отпусков:
- Основной — гарантирован всем, кто работает по трудовому договору, включая совместителей, дистанционщиков, руководителей и др. У большинства он составляет 28 календарных дней, за исключением отдельных категорий работников. Так, продолжительность основного отпуска у работающих инвалидов — 30 дней, несовершеннолетних – 30, педагогов — 42 или 56 в зависимости от того, где они работают.
- Дополнительный — идёт плюсом к основному отпуску. Предоставляют за работу:
- во вредных или опасных условиях — минимум 7 календарных дней;
- в районах Крайнего Севера — 24 дня;
- в местностях, приравненных к Крайнему Северу — 16 дней;
- в районах с особыми климатическими условиями — 8 дней;
- с ненормированным рабочим днём — минимум 3 дня;
- в других случаях, предусмотренных в ТК или законах.
Эти отпуска работодатель обязан предоставлять ежегодно. Сокращать их продолжительность нельзя, даже если работник согласится.
У работающих по срочному трудовому договору такие же права на ежегодный отпуск, как и у остальных. Исключение — работники, принятые на один сезон или на срок не более двух месяцев. У них продолжительность оплачиваемого отпуска считается по-другому — 2 рабочих дня за отработанный полный месяц или не менее его половины.
По договорённости с работодателем сотрудник может взять полный отпуск или частями. Делить его можно как угодно, но одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.
За какой период предоставлять отпуск
Оплачиваемый отпуск нужно предоставлять сотруднику за каждый рабочий год. Рабочий год — это период, равный 12 полных месяцев от даты приёма на работу к конкретному работодателю. Каждый следующий рабочий год начинается после окончания предыдущего.
Например, сотрудника приняли на работу 26 октября 2020 года. Его первый рабочий год для отпуска — с 26.10.2020 по 25.10.2021. Второй — с 26.10.2021 по 25.10.2022 и т. д.
Дата окончания рабочего года сдвигается, если работник в этом периоде брал отпуск без сохранения зарплаты больше 14 календарных дней — единовременно или суммарно.
Допустим, в первом рабочему году сотрудник из предыдущего примера два раза уходил в отпуск без сохранения общей продолжительностью 25 календарных дней. Его рабочий год увеличится на количество дней, считая с 15-го, то есть на 11. Вместо 25 октября 2021 г. он закончится 5 ноября 2021 г.
Работнику можно предоставить все 28 дней за ещё не отработанный рабочий год, то есть авансом. Но если он уволится, не отработав год, за который уже отдохнул, образуется переплата отпускных, и удержать её с работника будет сложно.
Когда сотрудник имеет право на первый отпуск
Новый работник получает право на отпуск после 6 месяцев непрерывной работы у одного работодателя. Но если работодатель не против, сотрудник может взять отпуск и раньше. Не отпустить в первый отпуск нельзя, можно только согласовать даты.
Некоторые работники могут уйти в свой первый отпуск ещё до отработки 6 месяцев и работодатель не имеет права им отказать, например:
- женщины — перед отпуском по беременности и родам и сразу после него;
- усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев;
- мужья в период, когда их жёны в отпуске по беременности и родам;
- несовершеннолетние;
- жёны военнослужащих одновременно с отпуском мужей и др.
- внешние совместители. Им ежегодный отпуск предоставляют по каждому месту работы, причём одновременно. Если совместитель ещё не отработал у вас 6 месяцев, а на основном месте ему уже положен отпуск, нужно предоставить его авансом. При внутреннем совмещении предоставляют один отпуск по всем занимаемым должностям.
В отпуск за второй и последующие годы работники идут по утверждённому работодателем графику.
Если сотрудник не использовал весь отпуск
Если работник не отгулял отпуск в текущем году, может взять его в следующем. Отпуск за прошлые годы можно присоединять к текущему и тоже делить на части. Но нельзя переносить отпуск на следующий рабочий год несовершеннолетним и вредникам, а также копить отпуск более 2 лет подряд — это нарушение.
Неиспользованные дни отпуска не сгорают. При увольнении за них выплачивают компенсацию. Без увольнения выплатить компенсацию за ежегодный отпуск можно только за часть, превышающую 28 календарных дней. Исключение — беременные, вредники и несовершеннолетние. Им нельзя заменить часть отпуска деньгами, если они не увольняются.
График отпусков
Он должен быть у каждого работодателя. Это локальный нормативный акт, в котором прописывают запланированные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска, включая неиспользованные за прошлые годы.График на будущий год нужно составить и утвердить не позднее 17 декабря.
Не иметь такого графика могут только микропредприятия — организации и ИП, у которых за прошлый календарный год среднесписочная численность до 15 человек и доходы до 120 млн. рублей. У них есть право отказаться от разработки локальных нормативных актов и прописывать все условия в типовых трудовых договорах. График отпусков они могут заменить письменными соглашениями с работниками. Но удобнее всё же не отказываться от графика, и составлять один документ вместо нескольких.
График отпусков можно оформлять по унифицированной форме № Т-7 или по самостоятельно разработанной.
Образец графика отпусковСначала составляют проект графика отпусков в свободной форме. Опрашивают сотрудников и вносят в него их пожелания по конкретным датам, делению отпусков на части. Затем работодатель анализирует информацию и решает, как распределить отпуска, чтобы не пострадал рабочий процесс.
В график отпусков включают всех работников с трудовым договором, в том числе руководителей, совместителей и тех, кто увольняется после нового года. Не включают только тех, кто в будущем году точно не пойдёт отдыхать по графику, например, находящихся в отпуске по уходу за ребёнком. Если такой работник захочет очередной оплачиваемый отпуск сразу после отпуска по уходу за ребёнком, его предоставят по заявлению, а не по графику.
Если работодатель применяет свою форму графика отпусков, лучше всё же придерживаться тех же правил, что и для унифицированной Т-7. В частности, в ней нужно указывать даты отпусков по плану и по факту. Они могут не совпадать.
В графике отпусков не обязательно прописывать конкретные даты. Если их трудно определить заранее, например, при сменной работе, можно указать только месяц. В течение года по договорённости между работником и работодателем в график можно вносить изменения.
Учитывать ли пожелания сотрудника для составления графика, решает работодатель. Но есть работники, которым нужно предоставлять отпуск в удобный им срок, например:
- несовершеннолетние;
- воспитывающие ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- те, у кого трое и более детей до 18 лет, если младшему ещё нет 14 лет.
Им работодатель не может отказать в отпуске, даже если они подадут заявление с завтрашнего дня.
Сервис «Моё дело» напомнит вам о том, что пора составлять график отпусков. В личном кабинете вы сможете сформировать и скачать график.
График отпусков обязателен и для работодателя, и для работника. Если не оформить или неправильно вести график, работодателя может наказать трудовая инспекция. Если работник откажется уходить в отпуск по графику, это можно расценить как нарушение трудовой дисциплины. Исключение — перенос сроков отпуска по уважительной причине. Например, во время отпуска работник болеет или его вызвали исполнять обязанности присяжного заседателя.
Какие документы оформлять
Чтобы отправить сотрудника в отпуск, нужно письменно уведомить работника о предстоящем отпуске или получить от него заявление, издать приказ и заполнить ещё несколько кадровых и учётных документов.
Уведомление о начале отпуска
Каждого работника нужно известить о дате начала и продолжительности ежегодного отпуска не позднее чем за две недели. Специальных правил и бланков уведомлений нет, но лучше сделайте это письменно, одним из способов:
- Оформите специальный журнал или ведомость для ознакомления работников.
- В графике отпусков по форме Т-7 сделайте дополнительные графы 11 и 12. В одной работник распишется, что с датой отпуска ознакомлен, в другой поставит текущую дату.
- Издайте приказ о предоставлении отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Попросите работника расписаться и поставить дату в строке «С приказом ознакомлен».
- Составьте по каждому отпускнику отдельные уведомления в произвольной форме.
Образец уведомления о начале отпускаЗаявление от работника
Если работник идёт в отпуск чётко по графику, писать заявление не обязательно. Но оно понадобится, когда:
- в графике отпусков не прописаны конкретные даты отпуска, а указан только месяц;
- работник уходит в отпуск не по графику, так как у него есть такое право;
- отпуск продлили, перенесли, разбили на части;
- в отпуск уходит новый работник, которого приняли уже после утверждения графика;
- работник просит отпуск авансом.
Заявление подают в свободной письменной форме. Работодатель может закрепить в локальных актах правило, что писать его нужно всем работникам, уходящим в отпуск.
Образец заявления на отпускБывает, что у совместителя на основном месте работы отпуск длиннее. В этом случае на дни разницы нужно написать заявление на отпуск без сохранения зарплаты.
Приказ о предоставлении отпуска
Приказ на отпуск оформляют по самостоятельно разработанной форме или унифицированной Т-6. Иногда используют Т-6а, если нужно оформить отпуска сразу нескольким сотрудникам.
В приказе указывают:
- номер и дату его составления;
- табельный номер, ФИО, структурное подразделение и должность работника;
- вид отпуска;
- за какой период предоставляется;
- общую продолжительность отпуска.
В ТК РФ не прописано, когда именно составлять приказ. Но с учётом срока выплаты отпускных, его нужно сделать как минимум за три календарных дня до начала отпуска.
С приказом нужно обязательно ознакомить отпускника под роспись.
Образец приказа на отпускЗаписка-расчёт
После ознакомления работника с приказом оформляют записку-расчёт по форме Т-60 или на своём бланке. Кадровик заполняет его лицевую сторону и отдаёт бухгалтеру для расчёта отпускных и заполнения обратной стороны. Записку-расчёт прикладывают к зарплатным ведомостям. На руки работник получает только расчётный листок, который выдаёт бухгалтерия при выплате зарплаты.
Образец записки-расчётаЛичная карточка и табель рабочего времени
Информацию об отпуске отражают в кадровых документах:
- В личной карточке. В разделе VIII делают записи на основании приказа об отпуске.
- В табеле учёта рабочего времени. Дни основного ежегодного отпуска отмечают буквенным кодом «ОТ», дополнительного — «ОД».
Для личной карточки можно использовать форму Т-2, для табеля — Т-12 (Т-13) или разработать их самостоятельно.
Образец раздела VIII личной карточкиКак рассчитать работнику отпускные
Чтобы рассчитать отпускные, сначала определите расчётный период, количество отработанных в нём дней и сумму фактического заработка работника. Исходя из этого рассчитайте среднедневной заработок и умножьте на количество дней отпуска.
Определите расчётный период
Расчётный период для подсчёта отпускных — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска.
Например, сотрудник работает с 11 марта 2019 года. Он идёт в отпуск с 29 августа 2021 года. Его расчётный период для отпускных — с 1 августа 2020 года по 31 июля 2021 года.
Если работник принят меньше 12 месяцев назад, расчётный период отсчитывается с первого дня работы.
Например, сотрудника приняли на работу 18 января 2021 года. Если он идёт в отпуск с 29 августа 2021 года, расчётный период будет с 18 января по 31 июля 2021 года.
Работодатель может выбрать другую продолжительность расчётного периода и прописать её в локальном нормативном акте. Главное, чтобы это не ухудшало положение работников, то есть не приводило к уменьшению отпускных по сравнению со стандартным 12-месячным периодом.
В расчётном периоде учитывают только фактически отработанное время. Поэтому нужно исключить время, когда работник:
- был в ежегодном отпуске;
- был в служебной командировке;
- проходил обязательный медосмотр;
- был на больничном, в том числе по беременности и родам;
- брал дополнительные выходные для ухода за ребёнком-инвалидом и инвалидом с детства;
- не мог выполнять работу из-за забастовки, но сам в ней не участвовал;
- был в простое по вине работодателя или по независящим ни от кого причинам;
- был освобождён от работы по другим причинам с полным или частичным сохранением зарплаты или без неё — это отпуск по уходу за ребенком до трёх лет, отпуск за свой счёт, нерабочие дни в связи с коронавирусом и т. д.
Бывает, что расчётный период полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Тогда берут период, предшествующий этому времени, равный расчётному.
Посчитайте заработок за расчётный период
В заработке за расчётный период учитывают все виды оплаты труда, применяемые у работодателя:
- зарплату;
- все надбавки и доплаты к окладу — за стаж, совмещение должностей и т. д.;
- районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате;
- премии, предусмотренные положением о премировании;
- доплаты за вредные условия труда и др.
В расчёт заработка не входят:
- выплаты, не относящиеся к оплате труда — матпомощь, оплата проезда, обучения, питания, доплаты к больничному до среднего заработка и др.
- выплаты за периоды, исключённые из расчётного — отпускные, средний заработок за время командировки или медосмотра, пособие по временной нетрудоспособности и т. д.
Рассчитайте средний дневной заработок
Формула среднедневного заработка для отпускных зависит от того, как отработан расчётный период.
- Если отработан полностью:
Средний дневной заработок = Фактически начисленный заработок за расчётный период / 12 мес / 29,3 - Если отработан частично:
Средний дневной заработок = Фактически начисленный заработок за расчётный период / (29,3 х Полностью отработанные месяцы расчётного периода + Календарные дни в месяцах, отработанных не полностью)
Календарные дни в месяцах, отработанных не полностью = 29,3 / Календарные дни месяца х Календарные дни месяца, приходящиеся на отработанное в этом месяце время
29,3 — это среднемесячное число календарных дней, применяемое для расчётов.
Пример.
Сотрудник уходит в отпуск с 1 ноября 2021 года на 14 календарных дней.
Расчётный период — с 1 ноября 2020 г. по 31 октября 2021 г. В апреле 2021 г. сотрудник был 5 дней в командировке, а в июле 3 дня болел.
Заработок за расчётный период без учёта больничного и среднего заработка за время командировки — 465 тыс. руб.
У работника есть не полностью отработанные месяцы в 2021 году — апрель и июль. Рассчитаем календарные дни в этих месяцах:
- за апрель 2021 г. = 29,3 / 30 × (30 - 5) = 24,42 дня
- за июль 2021 г. = 29,3 / 31 × (31 - 3) = 26,46 дней
Календарные дни в месяцах, отработанных не полностью = 24,42 + 26,46 = 50,88
Средний дневной заработок = 465 000 / (29,3 х 10 + 50,88) = 1 352,22 руб.
Определите, сколько дней отпуска нужно оплатить
Выходные дни во время отпуска входят в общее количество дней отдыха и оплачиваются.
Нерабочие праздничные дни не включают в общее количество отпускных дней в приказе и не оплачивают. Праздники отодвигают окончание отпуска.
Пример. Сотрудник написал заявление на отпуск с 1 ноября 2021 года на 14 календарных дней. В отпускной период попадает 4 ноября — нерабочий праздничный день. Его просто пропускают при подсчёте. Последний день отпуска — 15 ноября.
Другое дело, если сотрудник указал в заявлении конкретные даты отпуска — с 1 по 14 ноября 2021 года. Тогда он выйдет на работу 15 ноября, а из-за праздника израсходует 13 дней оплачиваемого отпуска, а не 14.
Рассчитайте итоговую сумму отпускных
Средний дневной заработок работника нужно умножить на количество календарных дней отпуска:
1 352,22 х 14 = 18 931,08 руб.
Отпускные облагаются НДФЛ. При выплате работодатель как налоговый агент должен исчислить, удержать и перечислить налог в бюджет.
В нашем примере на руки работник получит отпускные за минусом НДФЛ:
18 931,08 х 13 % = 2 461 руб.
18 931,08 - 2 461 = 16 470,08 руб.
Сроки выплаты отпускных
Согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ выплатить отпускные нужно не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Но не сказано каких именно — календарных или рабочих. По мнению Роструда считать этот срок нужно в календарных днях.
Если срок выплаты совпал с выходным (нерабочим) днём, выплатить нужно накануне этого дня или раньше. Даже по просьбе работника нельзя выплачивать отпускные позже установленного срока.
Часто работники уходят в отпуск с понедельника. В этом случае, по мнению Минтруда и решению некоторых судов, нельзя выплачивать отпускные в пятницу — это нарушение. Выплатить их нужно в четверг, чтобы до начала отпуска оставалось еще 3 полных календарных дня (72 часа).
За задержку и невыплату отпускных работодатели несут ответственность:
- Административную по ст. 5.27 КоАП РФ — штрафы от 10 000 до 20 000 руб. на должностных лиц организации, от 30 000 до 50 000 руб. на саму организацию, от 1000 до 5000 руб. на ИП.
- Материальную по ст. 236 ТК РФ — вместе с отпускными работнику полагается денежная компенсация. Рассчитывается как 1/150 ключевой ставки ЦБ, умноженная на невыплаченную в срок сумму и на количество дней задержки.
- Уголовную по ст. 145.1 УК РФ — если отпускные не выплачивали из-за корыстной или личной заинтересованности работодателя.
Также из-за опоздания с выплатой отпускных работник может потребовать перенести срок отпуска.
НДФЛ, удержанный с отпускных, нужно перечислить в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором их выплатили. То есть, если сотрудник ушёл в отпуск 1 ноября, а отпускные получил 28 октября, налог перечисляют не позднее 31 октября.
