В прошлый раз мы рассказали, когда работодателю может грозить проверка Государственной инспекции труда. Из этой статьи вы узнаете, как проходят такие проверки с учётом изменений, вступившими в силу с 1 июля 2021 года, и как к ним подготовиться.
Проведём анализ бухгалтерии — конфиденциально!
Получить документыКак вы узнаете о проверке
О проведении плановой проверки инспекторы предупредят заранее не менее чем за 3 рабочих дня заказным письмом или электронным документом, подписанным электронной подписью.
Про внеплановую проверку вам могут сообщить любым способом не позднее, чем за 24 часа до начала в таких случаях:
- проверку проводят по заявлению работника;
- у вас уже прошла проверка, по результатам которой вам выдали предписание об устранении нарушений, но вы их не устранили и ГИТ назначил повторную проверку.
В остальных случаях о внеплановой проверке вас заранее не предупредят, то есть она будет внезапной.
Плановая и внеплановая проверка может быть документарной — по месту нахождения инспекции, или выездной — на территории работодателя.
Как долго длится проверка
С 1 июля 2021 года на документарную или выездную проверку отводится не более 10 рабочих дней. Для каждого филиала или обособленного подразделения срок считают отдельно. Максимальный срок проверки всей компании с обособленным подразделениями — 60 рабочих дней.
Для МСП действуют особые условия: малое предприятие проверяют не более 50 часов в год, а микропредприятие — не более 15 часов в год.
Что будут проверять
Внеплановая проверка. Обычно проводится по определённой теме, например, изучается своевременность выплаты заработной платы. В таком случае инспекторы смогут запросить у вас только те документы, которые относятся к этой теме . Выходить за рамки темы они не имеют права. Если же тема проверки — соблюдение трудового законодательства, то придётся предоставить практически все документы по учёту кадров и расчётов с персоналом.
Плановая проверка. Ведётся по проверочным листам. Это список контрольных вопросов по соблюдению законодательства. В уведомлении о предстоящей проверке будут перечислены проверочные листы, которые вам нужно будет заполнить. Обычно проверяют порядок приема на работу и увольнения, заключения, изменения и расторжения трудовых договоров; соблюдение права на отпуск, оплату труда, режим работы, как функционирует служба охраны труда.
Вы можете заранее оценить состояние своего кадрового учёта и посмотреть на него глазами инспектора с помощью «Электронный инспектор» на сайте Роструда.
Перечень документов, которые может запросить трудовой инспектор, ограничен.
Так, у вас могут запросить:
- коллективный договор;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- штатное расписание;
- заявления и уведомления работников;
- приказы;
- трудовые и гражданско-правовые договоры;
- должностные инструкции, трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности;
- личные карточки;
- договоры о полной материальной ответственности;
- табель учета рабочего времени, график отпусков;
- соглашение о разделении ежегодного отпуска на части;
- записка-расчёт при прекращении трудового договора;
- расчётные и платёжные ведомости;
- платёжные поручения на перечисление заработной платы и других выплат сотрудникам;
- расчётные листки;
- документы по охране труда, по защите персональных данных и т.д.
Большинство из этих документов составляют по унифицированной форме, бланки есть на сайте Роструда. При затруднениях в работе используйте памятки для решения наиболее распространённых трудовых ситуаций.
За какой период могут запросить документы и оштрафовать
Период не ограничен, но повторную проверку по одним и тем же обстоятельствам не проводят. То есть при плановой проверке у вас не могут запросить документы за период, который уже проверяли.
Можно не предоставлять на проверку документы, по которым истёк срок хранения. Однако документы по зарплате и кадрам обычно хранятся долго. Сроки хранения определяйте в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом №236 от 20.12.2019г.
Срок давности по административным нарушениям ограничен одним годом со дня совершения. Если такое нарушение найдут после того, как прошёл год, наказать за них уже не смогут. Поэтому перед проверкой особое внимание уделите оформлению документов за последний год.
Пример
В путевом листе от 30.06.2020 нет отметки о проведенном предрейсовом осмотре водителя. То есть он мог выйти на рейс в нетрезвом состоянии или с повышенным давлением, что создало бы угрозу несчастного случая во время рейса. Трудовая инспекция обнаружила это нарушение во время проверки 31.07.2021, то есть когда прошло более 1 года со дня его совершения. Наказать работодателя за это уже не смогут.
Но это распространяется не на все ситуации. Есть длящиеся нарушения, по ним срок исковой давности отсчитывают с той даты, когда их выявили. Например, отсутствие правил внутреннего трудового распорядка или журнала регистрации (инструктажа, трудовых книжек и т.д.).
Пример
31 июля 2021 года инспекторы обнаружили, что водителя приняли на работу 15 мая 2020 года без обязательного медосмотра. Это значит, что всё это время работу выполнял человек, который мог иметь ограничения, несовместимые с этой профессией. Это уже длящееся нарушение, и несмотря на то, что с момента приёма на работу прошло уже больше года, за это могут оштрафовать ещё в течение года после того, как инспекторы это обнаружили.
Таким образом, за длящиеся нарушения вас могут оштрафовать даже по истечении нескольких лет.
Нельзя сказать точно, какие именно нарушения считаются длящимися, потому что чётких критериев и перечней нет. Поэтому часто ГИТ трактует в свою пользу и штрафует, а работодателям приходится судиться и опираться на сложившуюся практику.
Пример из судебной практики
Во время проверки инспекторы решили, что неправильно составленные трудовые договоры — это длящееся нарушение. Но судьи решили, что нарушение произошло в день составления трудового договора, а т.к. это было больше года назад, то штрафовать работодателя нельзя (Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.18 №3-АД18-7).
ВАС озвучил такие критерии: длящимся является такое административное правонарушение (действие или бездействие), которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении предусмотренных законом обязанностей
На что обратить внимание перед проверкой
Специальная оценка условий труда (СОУТ)
Её должны проводить все работодатели, включая ИП, в отношении всех работников, кроме надомников и работающих дистанционно.
Результаты СОУТ направьте в трудовую инспекцию и разместите на своем сайте.
Ознакомьте каждого работника под роспись с картой аттестации рабочего места, в том числе при приёме на работу.
Укажите класс условий труда, определяемый по результатам СОУТ, в трудовом договоре.
Охрана труда
Возложите обязанность по охране труда на одного из сотрудников организации.
Если в штате больше 50 человек, введите должность специалиста по охране труда или службу охраны труда. При этом ответственные лица должны иметь необходимое образование.
Не менее трёх специалистов направьте в аккредитованную организацию для проверки знаний по охране труда, затем сформируйте из них комиссию, которая будет обучать и тестировать остальных сотрудников. Если нет возможности создать внутреннюю комиссию, то последующее обучение остальных сотрудников придется проводить в аккредитованной организации.
При приёме на работу любого сотрудника независимо от его профессии проведите инструктаж по охране труда и внесите запись с подписью работника в журнал регистрации вводного инструктажа.
В 2021 году вступили в действие новые правила по охране труда. В связи с этим проведите внеочередную проверку знаний новых нормативных актов. Обучение оформьте протоколом, внесите сведения о повторной проверке в удостоверения работников.
Трудовой договор
Получите на своем экземпляре трудового договора подпись работника о том, что ему выдали его экземпляр.
Проследите, чтобы в договоре была обязательная информация: фамилия, имя, отчество и паспортные данные работника, наименование, ИНН работодателя, фамилия, имя, отчество, должность представителя работодателя и основание его полномочий.
Укажите место и дату заключения трудового договора.
Включите в договор обязательные условия: место работы, трудовую функцию, дату начала работы, условия оплаты, режим труда и отдыха, условия труда на рабочем месте на основании СОУТ, гарантии и компенсации условие об обязательном социальном страховании работника.
Все изменения обязательных условий трудового договора оформляйте дополнительным соглашением к договору.
Гражданско-правовой договор.
Убедитесь, что в договорах ГПХ нет признаков трудовых договоров. Если там написано, что работы выполняются по режиму функционирования организации, вместо измеряемого объёма работ описывается трудовая функция, одна и та же работа выполняется из месяца в месяц, сроки выплаты по договору совпадают с выплатами штатным сотрудникам — договор могут переквалифицировать в трудовой.
Приём на работу
Получите подпись работника на приказе о приёме. Если трудовой договор срочный, в приказе укажите срок окончания.
Ознакомьте под роспись работника с коллективным договором (при наличии), правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими локальными нормативными актами.
Получите заявление о способе выплаты зарплаты с банковскими реквизитами, заявление о присоединении к корпоративному банковскому продукту.
Ознакомьте с картой СОУТ.
Проведите первичное обучение по охране труда.
Увольнение
Получите подпись работника на приказе об увольнении. Убедитесь, что заявление об увольнении датировано за 14 дней до издания приказа об увольнении.
Рассчитайте компенсацию за неиспользованный отпуск и заработную плату за отработанное время, оплатите их в день увольнения.
Выдайте трудовую книжку в день увольнения, получите подпись работника в журнале учёта трудовых книжек.
Ежегодный оплачиваемый отпуск
За две недели до начала календарного года утвердите график отпусков, ознакомьте с ним работников под роспись.
Хотя бы одну часть отпуска установите продолжительностью не менее 14 дней.
За две недели уведомьте работника под роспись о предстоящем отпуске.
Расчёт отпускных сделайте исходя из среднего заработка с учётом индексации в случае, если было повышение оплаты труда. Оплатите отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала.
Получите письменное согласие работника на перенос отпуска на другое время. Убедитесь, что нет сотрудников, не отдыхавших два года подряд.
Расчётные листки
Форму расчётного листка утвердите приказом.
Листки выдавайте работникам в распечатанном или электронном виде, подтвердите их получение подписью работника в журнале выдачи или другим способом.
Заработная плата
Выплачивайте зарплату не реже, чем каждые полмесяца. Конкретную дату выплаты установите правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Дата не должна быть позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена зарплата.
Не устанавливайте оплату труда ниже МРОТ.
Регионы имеют право устанавливать свой размер МРОТ, который может быть выше, но не может быть не ниже федерального. В таких случаях работодатель обязан платить сотрудникам не меньше региональной минималки. Уточните, какой МРОТ действует в вашем регионе.
Установите в положении об оплате труда срок и периодичность индексации зарплаты. Желательно проводить её не реже 1 раза в год в январе и индексировать не менее, чем на официально опубликованный процент инфляции. Своевременно проводите такую индексацию.
Результаты проверки
Если инспекторы нашли нарушения, они составят предписание об их устранении в определённый срок. Устраняйте нарушения вовремя, тогда у вас будет шанс обойтись без штрафа и получить только предупреждение.
Сообщите письмом в ГИТ, что исполнили предписание и приложите копии подтверждающих документов по каждому пункту. Если этого не сделать, вам назначат повторную внеплановую проверку.
Если не можете устранить нарушение в срок, направьте в ГИТ ходатайство о продлении. Это нужно сделать не позднее, чем за 5 рабочих дней до истечения срока, который указан в предписании. В ходатайстве пропишите причины задержки и перечислите, что уже выполнили. В этом случае ГИТ может продлить срок.
Если по предписанию вы должны были погасить долги по зарплате, но не сделали этого, ГИТ вынесет решение о принудительном исполнении предписания. Это приравнивается к исполнительному листу. Решение отправят судебному приставу, после чего долг спишут с расчётного счёта работодателя..
Ответственность за нарушения
За нарушения в области охраны труда, повлекшие причинение тяжкого вреда здоровью человека или смерть, грозит уголовная ответственность по ст.143 УК РФ.
За остальные нарушения трудового законодательства, в том числе в области охраны труда предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ. в виде предупреждения или штрафа на должностное лицо от 1 000 до 30 000 рублей и на работодателя от 1 000 до 150 000 рублей.
Малые и средние предприятия, индивидуальные предприниматели, некоммерческие организации могут заменить штраф за первое нарушение на предупреждение, если не возникла угроза причинения вреда жизни и здоровью людей или чрезвычайная ситуация.
Остальные организации также могут попытаться смягчить меру воздействия со ссылкой на малозначительность нарушения при условии, что статья КоАП предусматривает в качестве наказания не только штраф, но и предупреждение.
Направьте в трудовую инспекцию ходатайство о замене штрафа предупреждением в течение 10 рабочих дней с даты получения протокола об административном нарушении. Если ГИТ не удовлетворит ходатайство, подайте исковое заявление в суд об изменении меры пресечения.
Если вы не согласны с решением по проверке, обжалуйте его
Начиная с 1 июля 2021 года обязательно досудебное обжалование решений трудовой инспекции. В течение 10 рабочих дней с даты получения предписания направьте в электронном виде жалобу руководителю инспекции, которая вынесла решение, или в вышестоящий орган. Также можно направить заявление через сайт Госуслуги. Срок рассмотрения жалобы не более 20 рабочих дней с даты ее регистрации.
Если это не поможет, подайте исковое заявление в суд.
Встречайте ГИТ во всеоружии: знайте, чего от нее ожидать, заранее проверьте свои документы, пользуйтесь поблажками законодательства для смягчения санкций.
