Для руководителей и собственников бизнеса бухгалтерия — это тёмный лес, в котором разбираются только специально обученные бухгалтеры. Недобросовестные специалисты пользуются этим — обманывают и наносят материальный ущерб. Рассказываем о популярных схемам и способах защиты.
Что нужно запомнить?
- Недобросовестные бухгалтеры могут обманывать руководство: не выполнять прямые обязанности или откровенно воровать деньги.
- Для воровства пользуются разными схемами: начисляют зарплаты несуществующим сотрудникам, вступают в сговор с контрагентами или выписывают себе подотчётные средства на нецелевые расходы.
- Если не контролировать бухгалтерию, даже в небольших организациях материальный ущерб может достигать сотен тысяч рублей в год.
- Чтобы избежать обмана и воровства, регулярно смотрите банковские выписки, проверяйте документы и заказывайте аудиторские проверки.
- Особое внимание уделяйте бухгалтерам на удалёнке. Никогда не отдавайте им электронную подпись директора. Специалист должен оформить подпись на себя как на физлицо и получить от вас машиночитаемую доверенность.
Может ли бухгалтер воровать у компании?
Недобропорядочные специалисты могут находиться в любой структуре организации. Например, на складе часто воруют продукцию, а снабженцы могут брать откаты от поставщиков для заключения контрактов.
Нередки случаи мошенничества бухгалтеров, но в отличие от других ущерб от их действий может быть во много раз больше. Известны случаи, когда специалисты похищали десятки миллионов рублей.
Материальные потери — не единственное последствие. Действия приводят к доначислениям по налогам, внеплановым проверкам ФНС и потере репутации на рынке. При неблагоприятном стечении обстоятельств результатом становится закрытие бизнеса.
Это происходит, потому что руководитель и собственники часто не разбираются в бухгалтерии. Поэтому всецело доверяют специалисту и не проверяют его деятельность. Причём подвести может даже тот работник, с которым за много лет сложились хорошие отношения.
Какими схемами пользуются бухгалтеры?
За многолетнюю деловую практику сложились устойчивые схемы мошенничества, применяемые недобросовестными специалистами.
Это может быть банальное сокрытие реального положения вещей, завышение налоговых обязательств и перерасходы. Но бывают и более изощрённые, продуманные схемы. Они настолько запутанные, что сложно найти прямые доказательства ответственности бухгалтера — и вся ответственность ложится на наёмного директора.
Первый шаг к защите от мошенничества — знать о распространённых схемах, которые описаны далее.
Обман на зарплате сотрудников
Обман с зарплатами — самая распространённая схема. Есть две разновидности:
- «Мёртвые души». Когда кто-то из сотрудников увольняется или уходит на пенсию, бухгалтер оставляет запись в штатном расписании и продолжает ежемесячно начислять зарплату. Деньги зачисляет на свои счета и распоряжается ими по своему усмотрению. Также может взять на вакантную должность несуществующего человека.
- Сговор с сотрудниками. Бухгалтер договаривается с реальными работниками, чтобы перечислять им зарплату больше фактической. Излишки после перечисления делят, а организация терпит убытки.
Например, если в организации пять «мёртвых душ» с доходом 50 000 руб., ежемесячно компания теряет 250 000 руб., а за год — 3 млн руб. По ним будут уплачиваться страховые взносы: 250 000 х 30,2% = 75500 руб. в месяц или 906 тысяч руб. в год. Для бизнеса с низкой маржинальностью это могут быть критические потери, из-за которых в будущем встанет вопрос о дальнейшем существовании.
Эта схема распространена в среднем и крупном бизнесе с сетью филиалов в разных регионах. В небольших организациях сложнее скрыть начисление зарплаты «мёртвым душам» или завышение дохода реальных работников.
Манипуляции с больничными
Эта схема была популярна в 2000-х и начале 2010-х годов, когда большинство листов нетрудоспособности оформлялись в бумажном виде.
Суть была простой: бухгалтер подделывал листы на несуществующих работников или тех, кто фактически не болел. Фонд социального страхования (ФСС, который сейчас — СФР) компенсировал больничный, а бухгалтер переводил деньги на свои счета.
Прямого ущерба для бюджета организации не было. Но если ФСС выявлял мошенничество, инспекторы приходили в организацию, потому что бухгалтер действовал от её имени. Это приводило к долгим проверкам и большим штрафам.
Сегодня применение схемы усложнилось, потому что все листы нетрудоспособности переведены в электронный вид. Но не нужно исключать вариант, что недобросовестный бухгалтер не вступит в сговор с врачом, у которого есть возможность оформлять больничные.
Махинации с контрагентами
Вторая по популярности схема после мошенничества с зарплатами — махинации с контрагентами.
Существует много вариаций, но самая распространённая — переводы денег на счета подставных фирм. Например, организация оплачивает услуги на счёт подконтрольной бухгалтеру организации или ИП, а затем он делает закрывающие документы.
В 2016 году на всю страну прогремела история завода «Балтийский берег», у которого бухгалтер украл 300 млн руб. На протяжении нескольких лет специалист переводила средства подставным фирмам, а затем уволилась.
В ходе разбирательств удалось доказать и взыскать с бухгалтера только 50 млн руб. Остальные деньги «повесили» на генерального директора, который нёс ответственность за действия подчинённых.
Другие популярные вариации:
- Бухгалтер договаривается с поставщиками завысить стоимость товаров или услуг. Излишек после оплаты делят, а у фирмы растут расходы, снижается рентабельность и чистая прибыль.
- Специалист по предварительному сговору не сообщает о необходимости взыскать долги с контрагентов. По истечении срока исковой давности получает откат от должника.
- Если бухгалтер отвечает за заключение договоров, то он может получить откат от контрагента, который предлагает товары или услуги на заведомо невыгодных условиях. Часто специалист ориентируется на сервисы и продукты из его зоны ответственности — например, справочно-информационные системы, бухгалтерские программы и т. п.
Самое плохое в подобных схемах то, что сложно доказать реальный ущерб от действий недобросовестного сотрудника. Судебные разбирательства могут тянуться годами, и по решению фирме могут вернуть не все деньги — как в примере «Балтийского берега».
Поэтому иногда проще списать ущерб в убытки и продолжать деятельность без судебных разбирательств и обращения в правоохранительные органы.
Обман с подотчётными суммами
Организация может выдавать сотрудникам подотчётные деньги на разные цели: оплату услуг, приобретение канцелярских товаров и т. п. После этого работник обязан предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие целевое расходование средств.
Самого бухгалтера проверять некому, ведь за это отвечает он. Поэтому недобросовестные специалисты часто выписывают себе подотчётные средства на личные цели. Например, чтобы заправлять машину или покупать различные вещи себе домой.
В результате на балансе фирмы годами висят незакрытые подотчётные средства. Или бухгалтер закрывает их фиктивными документами.
Например, каждый месяц специалист может выписывать себе по 10 000 руб. на заправку личного автомобиля. Ежегодно организация будет терять по 120 000 руб.
Бухгалтер может вступить в сговор с сотрудниками и выдавать больше подотчётных средств, чем планировалось. Как и с зарплатой, излишек они поделят между собой. Если в организации много сотрудников и они часто получают деньги на цели фирмы, то убытки могут исчисляться сотнями тысяч и даже миллионами рублей в год.
Хитрости с ТМЦ
Если у организации есть большой склад, на который постоянно поступают новые товары и отгружаются заказы, это может стать большим подспорьем для махинаций недобросовестного бухгалтера.
Вот несколько распространённых вариантов:
-
Бухгалтер вступает в сговор с кладовщиком. Сотрудники списывают хорошие товары, продают самостоятельно и делят выручку между собой.
-
Бухгалтер вступает в сговор с поставщиком. Поставщик привозит меньше товара, чем заказывали. Но бухгалтер принимает его по более высокой цене, чтобы не было отличий от документов. Затем специалист получает откат от поставщика.
Например, компания заказывает 10 ед. товара по 10 000 руб., общая стоимость партии — 100 000 руб. Поставщик привозит 5 ед., но бухгалтер их принимает по 20 000 руб. за штуку. В результате стоимость партии не меняется — 100 000 руб. Но фактически компании наносится ущерб на 50 000 руб. -
Аналогично второму варианту. Но здесь подменяют не количество, а качество продукции. Бухгалтер принимает плохие товары по цене хороших и получает откат от поставщика.
Во всех случаях в зависимости от масштабов деятельности и стоимости товаров ущерб от махинаций может достигать сотен тысяч рублей в месяц. Например, если списать 5 телефонов по 20 000 руб. в месяц, то компания потеряет 100 000 руб.
Как контролировать работу бухгалтера?
Подставить и украсть может любой бухгалтер — даже тот, с которым вы работаете много лет. Людям нужно доверять, но проверять их реальные действия. Поэтому руководителю важно хотя бы базово разбираться в вопросах бухгалтерии и регулярно контролировать основные операции.
Особое внимание уделяйте бухгалтерам на удалёнке. И никогда не отдавайте им электронную подпись директора. Для работы достаточно, чтобы он получил подпись физлица, а вы оформили на него машиночитаемую доверенность (МЧД).
Проверяйте банковские выписки
Каждый день или хотя бы раз в неделю смотрите банковскую выписку или операции в интернет-банке. Проверяйте, чтобы деньги уходили реальным партнёрам, а пояснение операций совпадало с реальными потребностями бизнеса.
Если нашли что-то подозрительное, задавайте вопросы. Например, что за новая организация и за какие товары (услуги, работы) была проведена оплата.
Контролируйте наличные
Если организация работает с наличными, то у бухгалтера ещё больше пространства для махинаций. Чтобы избежать обмана, контролируйте остатки и движения средств.
Проверяйте кассовую книгу, журнал приходно-расходных кассовых документов и документы, подтверждающие расходы подотчётных средств. Сверяйте остатки на начало и конец периода.
Кроме кражи денег, вы избежите штрафов от налоговой. За нарушение кассовой дисциплины предпринимателей штрафуют на 5000 руб., а организации — на 40-50 тысяч руб.
Проверяйте отчётность
Некоторые бухгалтеры халатно относятся к обязательствам и нарушают сроки сдачи отчётов. За это организации выписывают штрафы, которые специалист уплачивает тайком и ничего не рассказывает руководителю с собственниками.
Чтобы проверять отчётность, необязательно разбираться в тонкостях её заполнения. Достаточно посмотреть, чтобы были соблюдены сроки предоставления документов в ИФНС и отчёты не были нулевыми.
А если бухгалтер всё-таки что-то нарушил, регулярная проверка банковских операций позволит избежать тайных оплат штрафов.
Регулярно проводите инвентаризацию
Регулярная инвентаризация защитит от махинаций с товарно-материальными ценностями. Это непростая и часто объёмная задача, но она необходима для пресечения мошенничества.
Чтобы уличить специалистов в махинациях, достаточно выборочной проверки самых популярных позиций. Проверьте остатки на начало периода, объём поступлений и продаж. Посмотрите закрывающие документы, чтобы они были заполнены правильно и в них не было странных цифр.
Если остатки по каким-то позициям не совпадают, это повод для проведения детальной проверки. Для этого можно привлекать сторонних специалистов.
Закажите независимый аудит
Независимый аудит бухгалтерии — рекомендуемая операция, даже если нет подозрений в мошенничестве. Хороший, порядочный специалист за это даже поблагодарит — ведь у него за долгую работу в организации может «замылиться» глаз и он не увидит очевидных ошибок или законных способов оптимизировать налоговую нагрузку.
При этом независимые аудиторы легко выявят нарушения, махинации и предоставят доказательства. В ходе работы они проверяют:
- соблюдение правил ведения налогового и бухгалтерского учёта;
- правильность расчёта налогов;
- правильность составления налоговых деклараций и отчётов;
- выполнение требований законодательства по оформлению и хранению первичных документов;
- порядок в документообороте.
Независимые аудиторы представляют комплексный вывод о положении вещей и компетенции бухгалтера. Возможно, это станет поводом найти более квалифицированного сотрудника, который не допустит ошибок и защитит организацию от частых налоговых штрафов.
