Иногда бизнес не может получить деньги, которые ему должен дебитор. В таких ситуациях говорят о безнадёжных долгах, но чтобы признать их невозвратными, нужны основания.
Поговорим о нюансах списания дебиторской задолженности: при каких условиях это возможно и как отразить операцию в бухгалтерском и налоговом учётах.
Оформление невозвратной дебиторской задолженности
Безнадёжную задолженность, как правило, обнаруживают после инвентаризации. Результаты процедуры фиксируют в акте, справке или другой форме.
Для признания долгов безнадёжными нужно документальное подтверждение. Например:
- решение суда;
- выписка из госреестра;
- договор;
- счета и т.д.
Форма доказательства зависит от причины признания долгов безнадёжными. Об этом мы поговорим чуть позже.
Кто списывает безнадёжные задолженности
В разных учётах есть свои нюансы.
| Вид учёта | Налоговый | Бухгалтерский |
|---|---|---|
| Кто занимается списанием |
ОСНО Списание проводят только организации. Предприниматели на общей системе списанием невозвратной дебиторки не занимаются. УСН При объекте «Доходы» дебиторка не влияет на налогооблагаемую базу, так что все правила о списании здесь роли не играют. При объекте «Доходы - Расходы» бизнес может списывать лишь те издержки, что перечислены в статье 346.16 НК РФ. Безнадёжные дебиторки в списке не предусмотрены, так что списанием в НУ при таком режиме бизнес не занимается. ЕСХН Тут та же ситуация, что при УСН «Доходы - Расходы». Есть закрытый перечень издержек, которые можно списать — перечислен в статье 346.5 НК РФ. Невозвратной дебиторской задолженности там нет. Списание таких задолженностей не требуется. |
К списанию обязывают всех компаний, вне зависимости от того, какую налоговую систему они применяют. |
Безнадёжные долги в налоговом учёте
Основания для списания
При списании важно убедиться, что для этого есть законные основания. Случаи, в которых дебиторскую задолженность можно признать безвозвратной и списать, чётко определены.
Закончился срок исковой давности. По общему правилу, установленному статьёй 196 ГК РФ, он составляет три года. Отсчёт начинают с того дня, когда у кредитора впервые появилось право требовать возврата от дебитора.
Например, компания отгрузила покупателю материалы 20 числа. По договору тот должен оплатить поставку в течение 7 дней. То есть, дедлайн для оплаты — 27 число. А требовать долг поставщик может с 28-го. С этой даты и начинается срок давности.
Здесь есть несколько исключений. Для отдельных задолженностей установлен другой срок исковой давности. Например, для претензий от получателей грузов к перевозившим их транспортным компаниям он составляет год.
Дебитор может признать свои обязательства по долгу. Если он это задокументирует — пришлёт акт сверки или просьбу отсрочить выплаты — срок исковой давности замораживается и возобновляется позже, когда дедлайны снова будут нарушены. Отсчёт начинают сначала.
Дебитор обанкротился или закрыл бизнес. Это причины для признания задолженностей безвозвратными. Если компанию исключили из реестра юрлиц как недействующую, её долги перед кредитором признаются безнадёжными, как в случае с ликвидацией.
Правило действует для организаций. Закрытие ИП — не повод счесть его обязательства безнадёжными. Предприниматель ликвидирует бизнес и продолжает отвечать по задолженностям как физическое лицо. Их могут посчитать безнадёжными, если ИП обанкротится.
Дебитор умер. Отвечать по задолженностям придётся его наследникам — долги перейдут им в рамках наследуемой доли имущества. Если стоимость наследства будет меньше долга, оставшуюся часть можно счесть безнадёжной.
Если же наследники откажутся от наследства имущества вообще, долги им также не перейдут.
Суд вынес решение о признании задолженностей безнадёжными. Постановление суд выдаст в одном из случаев:
- невозможно найти должника, его имущество или счета;
- местонахождение дебитора известно, но взыскивать задолженность не из чего — меры по поиску имущества и прочих активов ни к чему не привели.
Резервы по сомнительным долгам
Налогоплательщики вправе формировать специальные резервы для задолженностей, которые им могут не вернуть. Это позволяет предусмотреть финансовые риски и сбалансировать издержки на списание дебиторки. Резервы особенно выручают предприятия, которые работают со многими контрагентами и часто сталкиваются с просрочками.
Перед формированием резерва нужно провести инвентаризацию безнадёжной дебиторки по состоянию на конец отчётного или налогового периода.
Налоговый период для компаний, уплачивающих налог на прибыль — календарный год. Отчётный устанавливается в зависимости от авансов:
- если авансовые платежи считают каждый квартал, отчётными периодами будут квартал (3 месяца), полугодие, 9 месяцев;
- если авансы считают ежемесячно, отчётным периодом будет каждый месяц.
Для признания долгов невозвратными в НУ необходимо одновременное выполнение таких условий:
- прямая взаимосвязь между задолженностью и непосредственной деятельностью бизнеса — реализацией продукции, работ или услуг;
- нарушение сроков погашения долгов;
- отсутствие обеспечения в виде залога, банковской гарантии или поручительства.
Если бизнес также должен дебитору, чьи долги признаны невозвратными, то к числу его собственной безнадёжной задолженности отнесут сумму за вычетом этого долга.
Например, компания «Закат» должна компании «Рассвет» 2 тыс. руб. «Рассвет», в свою очередь, должен «Закату» 5 тыс. руб., но его долг признан безнадёжным. Невозвратной задолженностью для «Заката» будет сумма за вычетом её долга перед «Рассветом» — (5 тыс. руб. - 2 тыс. руб.) 3 тыс. руб.
Сумма, которую нужно заложить в резерв, зависит от срока просрочки:
- до 45 дней — резерв не формируют;
- 45 - 90 дней — 50% от долга;
- больше 90 дней — 100% от задолженности.
Пример. Компании «Рассвет» должны два контрагента. Сумму для резерва она посчитает так:
| Контрагент | Размер задолженности | Длительность просрочки | % Резерва | Сумма резерва |
|---|---|---|---|---|
| ООО «Закат» | 100 | 60 дней | 50 % | 50 тыс. руб. |
| ООО «Полнолуние» | 150 | 104 дня | 100 % | 150 тыс. руб. |
| Итого | 250 тыс.руб. | Х | Х | 200 тыс. руб. |
Есть ограничение: в резерв нельзя закладывать больше 10% от выручки за актуальный отчётный или предыдущий налоговый периоды (выбирается наибольшая сумма).
Сумму, зачисленную в резерв, относят к внереализационным расходам. Операция датируется последним днём в отчётном или налоговом периоде.
Списание задолженности
Условия списания зависят от наличия резерва.
Если резерв есть, всю невозвратную дебиторку списывают за его счёт.
В конце отчётного или налогового периода резерв пересчитывают:
- Из объёма резерва вычитается сумма всех списанных задолженностей. Устанавливается остаток.
- Проводится инвентаризация дебиторской задолженности по состоянию на следующий отчётный день. Определяется сумма для нового резерва.
- Новая отчётная сумма сравнивается с оставшейся в изначальном резерве.
- Если новый объём вышел больше остатка, разницу списывают во внереализационные расходы. Если меньше, разницу относят ко внереализационным доходам.
Если резерв не формировали, сумму невозвратной дебиторской задолженности относят к внереализационным издержкам. Так же поступают с той частью дебиторки, на которую не хватило резерва.
Когда списывать долги
При списании невозвратной дебиторки действует правило: долги списываются в том периоде, когда появились основания считать их безнадёжными.
К примеру, предприятие считает налог на прибыль ежемесячно. Контрагента, который должен ему деньги, признали банкротом в мае. Провести списание нужно в том же месяце.
Но иногда бизнес поздно узнает об основаниях для списания. Например, должника ликвидировали в 2020-м году, а кредитор узнал об этом только в 2022-м.
Есть несколько вариантов, как поступить в таком случае:
- Ничего не предпринимать, когда опоздание не отразилось на налогооблагаемой базе. Бизнес сам вправе решить, исправлять ошибку в учёте или нет.
- Подать уточнённую форму декларацию за период, когда нужно было провести списание.
- Если из-за ошибки компания переплатила налог в прошлых периодах, можно её исправить. То есть, если в том году, когда организация должна была провести списание, у неё была налогооблагаемая прибыль. Или при наличии налогооблагаемой прибыли в актуальном налоговом периоде.
Безнадёжные долги в бухгалтерском учёте
Основания для списания задолженностей
В отличие от налогового, в бухгалтерском учёте при списании руководствуются только сроком исковой давности. Это единственное условие, прописанное в приказе №43н.
Но приказ позволяет компаниям дополнить список критериев для невозвратных задолженностей. Чтобы избежать разрывов между двумя учётами, лучше установить в бухгалтерском те же основания, что в налоговом. Порядок обязательно прописывают в учётной политике.
Как списать безнадёжную дебиторку
В налоговом учёте бизнес может сам решить, нужен ли ему резерв. В бухучёте такого выбора нет — резервы формируются в любом случае. Однако порядок их создания не такой детальный.
В рамках бухгалтерского учёта компания может посчитать долг невозвратным ещё до того, как дебитор фактически его просрочит — если будут серьёзные основания считать, что он не вернёт деньги. Ограничений по сумме также нет.
В бухучёте есть одно ограничивающее условие — бизнес не может отнести долг к разряду невозвратных задолженностей, если он обеспечен гарантиями.
Когда компания работает на общем режиме и формирует резервы в рамках НУ, стоит создать резерв в БУ в том же порядке и с теми же ограничениями. Так она избежит серьёзных разрывов, и это сильно упростит работу с учётом в целом.
В бухгалтерском учёте резервы создаются за счёт прочих издержек. Операции с резервом учитываются на бухсчёту 63.
Как и в налоговом учёте, здесь при списании дебиторских долгов нужно ориентироваться на наличие резерва. Если он сформирован, задолженности покрываются им. Если денег в резерве не хватило для погашения невозвратной дебиторской задолженности, остаток относят к прочим расходам.
Когда резерва нет, долги целиком относят к прочим расходам. Например, так может случиться, когда бизнес не подозревал о дальнейшей ликвидации контрагента и не успел к ней подготовиться.
Проводки для списания дебиторки
При списании операции оформляются проводками:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 91.02 | 63 | Резерв сформирован |
| 63 | 60, 62, 76 | Безнадёжный долг покрыт средствами из резерва |
| 91.02 | 60, 62, 76 | Долг списали при отсутствии резерва или если его суммы не хватило |
После списания долги не исчезают окончательно — бизнес продолжает учитывать их на забалансовом счёте 007 в течение минимум 5 лет. Это правило ввели на случай, если у дебитора вдруг появится возможность погасить долги.
Пять лет бизнесу стоит проверять, как идут дела у контрагента. Если он сможет вернуть хотя бы часть задолженности, эту сумму относят к прочим доходам. Также потребуется уменьшить сальдо по счету 007. Операцию оформляют проводками:
- Д/т 50 (51, 52); К/т 60 (62, 76 и т.д.) — отразили поступившую оплату в погашение задолженности, ранее списанной;
- Д/т 60 (62, 76 и т.д.); К/т 91.01 — отразили прочий доход в сумме, поступившей в погашение долга.
Итоги: самое главное о невозвратных задолженностях
- В рамках бухгалтерского учёта списанием невозвратной дебиторки занимаются все компании. Они обязательно формируют резервы на такие случаи.
- В налоговом учёте безнадёжные долги списывают только предприятия на общем налоговом режиме. Здесь они вправе сами определить, нужны им резервы или нет.
- Хотя формирование резервов в НУ — не обязанность, правила их формирования составлены подробнее, чем в бухгалтерском учёте. Чтобы избежать серьёзных разрывов между учётами и упростить работу, стоит обозначить те же самые критерии и алгоритм для резервов в БУ.
- Чтобы счесть дебиторку безнадёжной, нужны основания. Они чётко определены для налогового учёта: истечение срока исковой давности, ликвидация, банкротство или смерть контрагента, постановление суда. В бухучёте есть только один установленный критерий — истечение срока давности. Но бизнес может внести дополнительные условия и закрепить их в учётной политике.
