В статье расскажем, как управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, как анализировать данные по долгам и что это даёт.
В бизнесе всегда или вам кто-то должен, или вы кому-то должны, а чаще и то и другое одновременно. Пускать этот процесс на самотек нельзя — будут проблемы: не сможете заплатить по долгам, упустите возможность вовремя получить деньги от своих должников, придётся судиться, платить штрафы и т.д. В статье расскажем, как управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, как анализировать данные по долгам и что это даёт.
Группировка долгов
Чтобы управлять долгами, нужно сначала разделить их на несколько групп.
Две самые большие группы — это:
- дебиторская задолженность (дебиторка) — это то, что должны вам;
- кредиторская задолженность (кредиторка) — ваши долги перед кем-то.
Дальше нужно эти группы разделить еще на несколько подгрупп. Всю информацию получают по данным бухучета.
Для дебиторки:
- задолженность покупателей по отгруженным товарам или по оказанным услугам. То есть вы уже поставили товар или оказали услуги, но контрагенты вам еще не заплатили. В бухучёте это сальдо (т.е. остаток) на конец отчётного периода по дебету счёта 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
- задолженность по авансам, выданным поставщикам. То есть вы уже заплатили за товары или услуги, но еще не получили их. В бухучёте это сальдо по дебету счёта 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Для кредиторки:
- задолженность перед поставщиками за полученные товары или услуги. В бухучёте это сальдо по кредиту счёта 60;
- задолженность перед покупателями или заказчиками по полученным авансам. Вам заплатили за товары или услуги, но вы еще их не поставили или не оказали. В бухучёте это сальдо по кредиту счёта 62.
Дальше задолженность группируют:
По контрагентам. А если взаимоотношения с контрагентом частые и разнообразные, можно по одному контрагенту сделать и более детальную группировку: по актам, накладным и т.д.
Распределение задолженности по контрагентам или договорам легко получить из любой бухгалтерской программы. Для этого достаточно сформировать стандартный отчёт: оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по нужному счету — 60 или 62.
По срокам. Это тот период, в течение которого нужно получить или заплатить деньги, отгрузить товар и т.п. Для этого используют специальный отчёт — реестр старения, в котором все долги компании распределяют по периодам погашения. Отдельной графой показывают просроченную задолженность.
Реестр старения дебиторской задолженности на 30.09. 2020
Имея на руках отчёт, вы сможете избежать ситуаций, когда прибыль есть, а денег нет, потому что они зависли в дебиторке, а за возвратом никто не следит. Или штрафов от поставщиков за просрочку платежа и т.д.
По другим параметрам. Группировать долги можно по-разному, в зависимости от того, что хотите проанализировать.
Например, вы хотите оценить работу своих снабженцев или продажников. Тогда долги делят по ответственным менеджерам. Вы сможете понять, следят ли они за своевременной отгрузкой, допускают ли просрочки по оплате и в целом насколько ответственно относятся к работе. Если компания ведет деятельность в разных регионах, для анализа ситуации в каждом регионе делят долги по территориальному признаку.
Имея данные в разных разрезах, вы сможете оценить вес каждого менеджера, региона, контрагента в общей сумме долга. Для этого используют АВС-анализ. Как его провести, мы рассказали здесь.
Распределение задолженности по регионам, менеджерам или срокам — это уже не типовые формы отчётов, в стандартных функциях бухгалтерских программ их нет. Небольшая организация может вручную собрать информацию в Excel, а средние и крупные компании обычно используют комплексные информационные системы, в которых бухгалтерские данные автоматически переносятся в аналитические отчёты.
Как анализировать задолженность
Для этого есть несколько ключевых показателей.
Оборачиваемость
Для чего нужно. Вы будете знать, сколько дней в среднем вы пользуетесь чужими деньгами, или за сколько дней в среднем должники возвращают деньги вам.
Как считать. Оборачиваемость задолженности считают по формуле:
ОЗ = Т / (В / СЗ)
Т — период, за который считается задолженность. Если мы делаем расчёт за год, Т будет равен 365 или 366 дней, В — выручка за этот же период, а СЗ — средняя задолженность за период.
Чтобы найти среднюю задолженность, нужно сложить сумму задолженности на начало и на конец периода и разделить ее на два:
СЗ = (ЗНЧ + ЗКЦ) / 2
Пример 1. Дебиторская задолженность ООО «Альфа» на 01.01.2019 — 10 млн руб., на 31.12.2019 — 12 млн руб. Выручка компании за 2019 год — 50 млн руб. Среднегодовая дебиторская задолженность:
СДЗ = (10 + 12) / 2 = 11 МЛН РУБ.
Оборачиваемость дебиторской задолженности за 2019 год:
ОДЗ = 365 / (50 / 11) = 80 ДНЕЙ
То есть должники ООО «Альфа» в среднем погашают свои долги в течение 80 дней.
Как делать выводы. Чем меньше оборачиваемость дебиторки, тем лучше. Идеально, если компания работает вообще без дебиторки, т.е. с нулевой оборачиваемостью. Это значит, что деньги компании вообще не зависают в чужих руках и работают только на вас.
Но в реальности так не получится. Если вы решите работать только по предоплате, всегда найдётся конкурент, который готов дать покупателям отсрочку. Поэтому нужно соблюдать баланс, чтобы и свести к минимуму дебиторку, и не потерять покупателей.
Для кредиторской задолженности всё наоборот. Ведь если оборачиваемость большая, это значит, что вы бесплатно пользуетесь чужими деньгами.
Но нужно учитывать следующие моменты.
- За то, что вы берете товар с отсрочкой, поставщики могут накручивать цены. А покупатели за предоплату могут требовать скидку.
- Нельзя допускать просроченной кредиторки.
Соотношение между дебиторской и кредиторской задолженностью
Для чего нужно. Чтобы понять свою платежеспособность.
Как считать. Просто посмотреть, чего у вас больше: дебиторки или кредиторки.
Как делать выводы. Считается, что дебиторка должна быть больше кредиторки, в том числе по срокам погашения. Так вы всегда будете платежеспособны: сможете гасить свои долги за счет долгов, которые возвращают вам.
Но это не железное правило, потому что свои долги можно гасить не только за счёт дебиторки. Можно это делать за счёт продажи запасов: товаров, продукции, сырья. Если у вас всё в порядке с запасами, то дебиторка может быть меньше кредиторки и никаких проблем с платежеспособностью при этом у вас не возникнет.
Отношение задолженности к выручке и активам баланса
Для чего нужно. Оценить эффективность использования ресурсов компании.
Как считать. Отношение задолженности к выручке считают по формуле:
З / В Х 100%
Отношение к активам:
З / А Х 100%
В формулах З — задолженность, В — выручка, А — активы.
Как делать выводы. Если для дебиторки показатель снижается — это хорошо. Это говорит о том, что ресурсы компании используются эффективнее, чем раньше.
Возьмём для примера показатели условной компании «А»:
| Показатели | 2017 | 2018 | 2019 |
|---|---|---|---|
| Выручка, тыс. руб | 25 000 | 27 000 | 31 000 |
| Средняя дебиторка, тыс. руб | 5 500 | 5 700 | 6 100 |
| Доля дебиторка в выручке | 22,0% | 21,1% | 19,7% |
Расчёт доли дебиторской задолженности в выручке
Из таблицы видно, что, в рублях задолженность за три года выросла, но ее доля в выручке снизилась. Это значит, что целом компания стала меньше предоставлять отсрочки, после отгрузки больше денег сразу возвращается в компанию и дальше идёт в оборот.
Для кредиторки наоборот, хорошо если показатель растёт. Но только если при этом не ухудшаются условия поставки и не копится просроченная задолженность. Если показатель растёт, значит, ваши активы растут в том числе за счёт чужих денег.
Нельзя слепо снижать дебиторку и наращивать кредиторку. Нужно при этом еще контролировать финансовые показатели: платежеспособность и финансовую устойчивость. Так, при большой кредиторке вам могут отказать в кредите или инвестициях. Подробно об этих показателях и о том, как на них влияют долги, мы рассказали здесь.
Как управлять дебиторской задолженностью
В первую очередь, показатели нужно планировать, а не пускать на самотёк.
Например, сейчас у вас доля дебиторской задолженности по отношению к активам — 20%. В следующем году вы ходите снизить этот показатель в полтора раза. Предполагается, что выручка в следующем году будет примерно 50 млн руб. Посчитаем, какая для этого должна быть среднегодовая дебиторка в следующем году:
50 Х 20% / 1,5 = 6,7 МЛН РУБ. — к этой цифре дебиторки нужно стремиться в следующем году.
Для этого можно изменить условия договоров с контрагентами:
- своим покупателям давать отсрочки на меньшие суммы или на меньший срок;
- поставщикам не выдавать авансы или выдавать в меньшем размере.
На практике это не всегда возможно и зависит от ситуации на рынке и взаимоотношений с тем или иным контрагентом.
Чтобы не допускать безнадёжных или просроченных долгов, оцените платежеспособность контрагента перед тем, как давать ему отсрочку. Для этого запросите у контрагента бухгалтерскую отчётность и рассчитайте финансовые коэффициенты, как мы описываем в этой статье.
Старайтесь давать отсрочки или выдавать авансы только проверенным контрагентам, с которыми давно сотрудничаете, и которые не срывали сроки оплаты и поставок.
Каждый менеджер должен постоянно контролировать всех своих контрагентов и отслеживать сроки оплаты или получения товара.
Если деньги или товар не поступили в срок, придерживайтесь этого алгоритма действий:
- на следующий день после того, как истёк срок оплаты или поставки, напомните контрагенту о его обязательствах;
- если же устное напоминание не дало результата — отправьте письменный запрос;
- если не помогло — отправьте предарбитражное напоминание. Это тоже письмо, но составленное в более жёсткой форме, в котором говорится о возможном обращении в суд;
- если и это не помогло — подготовьте исковое заявление. После того, как суд примет решение, взысканием долга займутся приставы.
Если выбить долг не удалось, можно списать его на убытки. Для этого пристав должен вынести постановление о невозможности взыскания, либо контрагент должен быть ликвидирован.
Если задолженность небольшая, можно не тратить время и деньги на судебные разбирательства, а списать долг по истечении срока исковой давности. В общем случае это — три года.
Как управлять кредиторской задолженностью
Здесь работают те же принципы, что и с дебиторкой.
Вы можете спланировать уровень кредиторки по доле в плановой выручке или объеме закупок. Когда заключаете договоры, старайтесь выторговать наиболее выгодные условия. Если покупаете что-то — добивайтесь максимальной отсрочки платежа без увеличения цены. Если наоборот, продаёте — берите предоплату без снижения расценок.
Но не допускайте просрочек, чтобы не пришлось судиться с поставщиками или платить штрафы. Если возникли трудности с оплатой, не откладывайте решение до последнего дня, заранее полюбовно договоритесь с клиентом об отсрочке платежа или поставки. Если все-таки дойдет до суда, переписка с контрагентом поможет доказать, что вы не уклонялись от диалога и хотели урегулировать ситуацию. Это поможет снизить хотя бы размер штрафа.
Если ваш кредитор не потребовал свои деньги в течение срока исковой давности (три года), или был ликвидирован, долг перед ним можно списать. Сумма списанного долга будет считаться вашим доходом.
Вывод
За долгами нужно следить, и неважно, вы должны или вам должны. Разделяя долги на подгруппы и считая оборачиваемость вы сможете держать их уровень под контролем и рулить в выгодную для себя сторону.
Собираем новости законодательства, и рассказываем, как именно они повлияют на ваш бизнес. Без сложных бухгалтерских терминов и воды. Подписывайтесь:
