С начала пандемии многие работодатели впервые стали практиковать удалёнку, и впервые столкнулись с вопросами, которые раньше не возникали. Один из них — как уволить удалённого сотрудника. Подробно об этом расскажем в статье.
На каком основании можно уволить удалённого сотрудника
Удалённый работник — это такой же сотрудник, на которого распространяются все нормы ТК РФ, в том числе и в части увольнения. Трудовой договор с дистанционным сотрудником может быть расторгнут по желанию работника, соглашению сторон, а также, в случаях, предусмотренных ст. 81 ТК РФ — по инициативе работодателя.
До 2021 года работодатели могли прописывать в договорах с удалёнными сотрудниками любые другие основания для увольнения, помимо тех, что указаны в ТК. Таким образом, работодатели могли ущемлять права дистанционных сотрудников по сравнению с остальными.
С 1 января 2021 года ситуация изменилась. В ТК внесли изменения, и теперь у работодателей помимо общих есть только два дополнительных основания для увольнения удалённого сотрудника (ст. 312.8 ТК РФ):
- Сотрудник без уважительной причины не отвечает на запросы работодателя, связанные с трудовыми обязанностями. По умолчанию срок для ответа установлен в два рабочих дня. Но в договоре или других внутренних документах работодатель может прописать более длительный срок.
- Сотрудник переехал в другую местность и не может выполнять трудовые функции в прежнем режиме.
Обмен документами при увольнении удалённого сотрудника
Обмениваться документами можно в электронном и в бумажном виде.
Электронный документооборот
Статьи 312.2 и 312.3 ТК РФ предусматривают, что заключать и расторгать договоры с удалённым сотрудником можно путём обмена электронными документами. При этом работодатель обязан иметь усиленную квалифицированную электронную подпись, а работнику достаточно усиленной неквалифицированной.
Однако работодатель в любом случае обязан в течение трёх рабочих дней направить уволенному сотруднику заверенную бумажную копию приказа об увольнении (ст. 312.8 ТК РФ).
Бумажный документооборот
Если сотрудник живёт недалеко от офиса компании, он может заключить или расторгнуть договор обычным образом, т.е. прийти в офис и подписать бумажные документы.
Если дистанционный сотрудник живет далеко от офиса работодателя, лучше ещё при приёме на работу предусмотреть в договоре обязанность работника в кратчайшие сроки получить ЭЦП. Работодатель при этом может компенсировать сотруднику затраты на оформление подписи. Тогда при увольнении можно будет обменяться электронными документами и никаких проблем с подписанием не будет.
А лучше всего оформлять ЭЦП при заключении трудового договора с любым удалёнщиком, даже если сейчас он живет на соседней улице с офисом компании. Ведь работник может переехать, да и организация — изменить свое местонахождение. А к этому моменту про отсутствие ЭЦП может никто не вспомнить, и проблема всплывет только при увольнении.
Если ЭЦП на момент увольнения всё-таки нет и сотрудник не может приехать в офис, в последний рабочий день работодатель должен направить ему письмо со всей необходимой информацией:
- Сообщение о расторжении трудового договора.
- Просьба получить расчёт, если у работодателя нет возможности перечислить деньги на карту.
- Просьба получить трудовую книжку или дать письменное согласие на её отправку по почте, если на работника велась бумажная трудовая книжка.
К письму необходимо приложить:
- Заверенную копию приказа об увольнении.
- Расчётный листок.
- Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ со сведениями по этому сотруднику за последний отчетный период: месяц и год соответственно.
- Справку о доходах за два предыдущих года по форме 182н.
- Подписанную работодателем форму СТД-Р в том случае, если на работника не велась бумажная трудовая книжка.
Письмо и документы нужно направлять на последний известный работодателю адрес регистрации работника.
Роструд считает, что если выдать работнику в день увольнения документы, связанные с его работой, невозможно (например, по причине его отсутствия), работодатель вправе направить их почтовой корреспонденцией. Получать согласие работника на отправку таких документов по почте не нужно. Однако можно уведомить работника об отправке, например, по телефону.
Расчёт при увольнении
С любым сотрудником нужно рассчитаться в день увольнения. Проблем с этим обычно не возникает: деньги можно перечислить на банковскую карту, где бы ни находился работник.
Сложнее, если дистанционный сотрудник получает зарплату наличными. Например, удалёнщик живет в том же населённом пункте, где находится работодатель, обычно сам приходит за зарплатой и реквизиты его карты работодатель не знает. А в день увольнения сотрудник не пришёл.
Невыплаченные деньги при этом обычно сдают в банк, но можно и оставить их в кассе, если установленный лимит остатка наличности это позволяет. На адрес регистрации сотрудника нужно направить по почте заказное письмо с уведомлением о вручении, в котором сообщается о необходимости получить расчёт.
Когда сотрудник придёт за своими деньгами, ему нужно выдать положенную сумму не позднее следующего дня после предъявления требования (ст. 140 ТК РФ).
Выдача трудовой книжки
Сведения об удалённой работе можно вообще не вносить в трудовую книжку, если сотрудник сам этого не пожелает (ст. 312.2 ТК РФ).
Если у сотрудника ещё есть бумажная трудовая и он от неё не отказывался в пользу электронной, её нужно выдать ему при увольнении. Самая простая ситуация — когда сотрудник может явиться в офис компании в день увольнения и сам получить книжку.
Если в день увольнения удалённый сотрудник не приехал в офис, есть два варианта (ст. 84.1 ТК РФ):
- Направить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении. Для этого требуется предварительное письменное согласие работника.
- Если такого согласия на день увольнения нет, в этот день нужно направить работнику письмо с просьбой получить трудовую книжку или разрешить отправку по почте. Если сотрудник в итоге решит получить трудовую книжку лично, работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней после получения письменного запроса.
Если у сотрудника уже нет бумажной трудовой, то есть он отказался от неё в пользу электронной и получил на руки или её вообще не заводили при первом трудоустройстве, работодателю остаётся только отправить отчёт СЗВ-ТД в ПФР не позднее следующего дня после издания приказа об увольнении.
Кроме того, в этом случае в день увольнения нужно предоставить работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Это фактически выписка из трудовой книжки за период работы у данного работодателя. Справку выдают лично, отправляют по почте или путём электронного документооборота.
Все остальные документы, которые связаны с трудовыми отношениями, целесообразно пересылать так, чтобы затем можно было подтвердить дату отправки и дату получения адресатом. Это касается как работодателя, так и работника, и необходимо на случай возникновения трудовых споров.
Как уволить удалённого сотрудника по собственному желанию или соглашению сторон
При увольнении по собственному желанию работник пишет заявление. Он может лично принести его в офис, а также направить в виде электронного документа или по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Сотрудник в этом случае обязан отработать перед увольнением две недели. Срок начинает течь со следующего дня после того, как работодатель получит заявление (ст. 80 ТК РФ).
Если сотрудник принёс заявление на бумаге, дату получения определяют по отметке работодателя на втором экземпляре. При отправке в электронном виде дата получения будет видна в реквизитах электронного документа. При почтовой пересылке работник получит карточку-уведомление с указанием даты вручения письма работодателю.
При увольнении по соглашению сторон работник и работодатель подписывают специальный документ, в котором оговаривают все условия расторжения трудового договора.
Отработки двух недель в данном случае нет, дату увольнения стороны сразу устанавливают в соглашении. Соглашение можно подписать как на бумаге, так и в электронном формате.
Как уволить удалённого сотрудника по инициативе работодателя
Уволить сотрудника инициативе работодателя намного сложнее. Работник в этом случае обычно не согласен с предстоящим увольнением, а иногда и активно противодействует ему.
Поэтому нужно тщательно контролировать соблюдение всех сроков и оформление документов. При дистанционном формате здесь возникают дополнительные проблемы.
Увольнение за пьянство
На расстоянии очень трудно доказать, что сотрудник находился на рабочем месте в состоянии опьянения. Для этого нужно медицинское освидетельствование, а если сотрудник не находится на территории работодателя, провести его вряд ли получится. Даже если работник живёт в том же населённом пункте, где расположен офис работодателя, он не обязан допускать членов комиссии в своё жилое помещение.
Увольнение за прогул
С прогулом тоже всё сложно. Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение всего дня или более 4 часов подряд. Но суть удалённой работы в том, что сотрудник постоянно трудится за пределами объектов, контролируемых работодателем (ст. 312.1 ТК РФ).
Поэтому у дистанционного сотрудника нет рабочего места в том смысле, в каком оно определено ст. 209 ТК РФ — места, которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Альтернатива увольнению за прогул — увольнение за невыход на связь, об этом расскажем чуть ниже.
Уволить удалённого сотрудника за прогул можно, если в соответствии с условиями договора он работает в смешанном формате, т.е. в опредёленные дни должен находиться в офисе, а в другие — работать дистанционно. Такой вариант организации удалённой работы предусмотрен статьей ст. 312.1 ТК РФ.
В этом случае при отсутствии сотрудника на рабочем месте в те дни, когда он обязан это делать по договору, работодатель может уволить его за прогул на общих основаниях.
Иногда работодатель и сотрудник договариваются об удалёнке устно, но никак это не оформляют. Для сотрудника это весьма опасная ситуация: работодатель может в любой момент уволить его за прогул.
Подобный случай в 2020 году рассматривал Первый кассационный суд общей юрисдикции (определение от 30.11.2020 № 88-25531/2020). Суды первой и апелляционной инстанции ранее поддержали работодателя, так как формально он имел право уволить сотрудника за отсутствие на рабочем месте.
Однако кассационный суд обратил внимание на то, что сотрудник в период мнимого прогула фактически исполнял свои трудовые обязанности, что подтверждается, в частности, перепиской по скайпу с его непосредственным руководителем. Чем закончилась эта история — пока неизвестно, дело ещё рассматривают.
Увольнение по дополнительным основаниям
По новым правилам удалёнщика можно уволить за невыход на связь без уважительной причины (ст. 312.8 ТК РФ).
Эта норма начала действовать только с 1 января 2021 года, и практика её применения пока не сложилась. Чтобы избежать проблем в дальнейшем, лучше сразу отразить в трудовом договоре с удалёнщиком следующие моменты:
- Конкретный срок невыхода на связь, после которого сотрудника можно уволить. Этот срок должен быть не менее двух рабочих дней.
- Подробный порядок взаимодействия между работодателем и удалённым сотрудником: адреса электронной почты, список используемых мессенджеров, график выхода на связь и т.п.
- Перечень уважительных причин, по которым сотрудник имеет право нарушать график связи с работодателем: болезнь, технические проблемы и т.п.
Увольнение в связи с переездом сотрудника в другую местность
Формулировка в ТК РФ по этому варианту увольнения весьма расплывчатая и разъяснений Минтруда на эту тему пока что нет.
Возможно, одной из причин увольнения по такому основанию может стать существенная смена часовых поясов. Если поясное время работника и работодателя отличается на несколько часов, то работнику придётся трудиться поздно вечером или даже в ночное время, что значительно снизит его эффективность. Интересная ситуация возникает при переезде удалёнщика за границу. По мнению Минтруда, нельзя заключать трудовой договор о дистанционной работе с сотрудником, который находится за рубежом (письмо от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245).
Чиновники ссылаются на то, что работодатель обязан, пусть и в сокращённом виде, организовать охрану труда удалённых сотрудников в соответствии с требованиями ТК РФ. А за границей российское законодательство не действует и обеспечить соблюдение ТК РФ невозможно. С сотрудником, который проживает за рубежом, по мнению Минтруда можно заключить только гражданско-правовой договор (письмо от 27.07.2016 N 17-3/В-292).
Если руководствоваться позицией Минтруда, то при переезде удалённого сотрудника за границу, работодатель должен расторгнуть с ним трудовой договор по ст. 312.8 ТК РФ и одновременно заключить договор ГПХ.
Что нужно помнить при увольнении дистанционных сотрудников
- Удалённых работников формально можно уволить по тем же основаниям, что и остальных. Но в некоторых случаях, например — при прогуле, обосновать увольнение по инициативе работодателя будет намного сложнее.
- ТК РФ предусматривает два дополнительных основания для увольнения для дистанционных работников: невыход на связь с работодателем или переезд в другую местность, если он помешает трудиться на прежних условиях.
- Документооборот при увольнении удалёнщика можно организовать как в электронном виде, так и на бумаге. В последнем случае все документы необходимо отправлять заказными письмами с уведомлением о вручении.
- Ещё на этапе приёма на работу дистанционного сотрудника лучше сразу предусмотреть его обязанность оформить ЭЦП. Так вы упростите документооборот во время работы и при увольнении, и подстрахуете себя от возможных споров и проволочек.
