По данным опроса в Telegram-канале «Переводчик с бухгалтерского», в котором приняло участие 2 366 человек, только 21% бухгалтеров используют облачное решение для ведения бухгалтерии. Остальные пользуются коробочными версиями или самописными решениями. Это ожидаемый результат: бухгалтер по природе консерватор и тяжело отказывается от привычных алгоритмов.
Но технологии не стоят на месте, и облачные бухгалтерии успешно конкурируют с self-hosted (размещенными внутри компании), а по многим параметрам и превосходят их. Если вы еще сомневаетесь, что выбрать, в этой статье опишем плюсы и минусы каждого варианта.
Облачная бухгалтерия — это приложение, которое расположено на удаленном сервере. Физически такие сервера могут находиться в любой точке мира, обычно их несколько в разных местах для большей безопасности данных. Зайти в учётную систему можно с любого устройства, где есть интернет.
Сравним облачные и коробочные решения по основным параметрам.
Подготовка к работе
Коробочная версия. После покупки лицензии программу нужно установить на компьютер или сервер, к которым есть технические требования, и произвести ряд манипуляций по настройке. Самостоятельно это сделать не получится —нужен технический специалист.
Облачная бухгалтерия. После оплаты сервиса вы получаете логин и пароль, и сразу можете начинать работать. Не нужно ничего устанавливать и настраивать. Требований к ресурсам компьютера и других устройств тоже нет. Главное — иметь стабильное интернет-соединение.
Обновления и обслуживание
Коробочная версия. Обновления программы нужно покупать отдельно и устанавливать опять же силами технических специалистов. При любых проблемах с программой тоже нужно обращаться к специалистам. Если своего в штате нет — каждый раз нанимать приходящих.
Облачная бухгалтерия. За обновления не берут отдельную плату — они входят в стоимость обычной платы за сервис. Устанавливать обновления не нужно. При очередном входе в сервис вы просто видите, что появились новые функции или поменялся интерфейс. Все проблемы решаются бесплатно с помощью техподдержки.
Требования к оборудованию
Коробочная версия. Как правило, компьютер должен отвечать определенным техническим требованиям, чтобы «тянуть» работу с программой. По мере роста объёма обрабатываемых данных может понадобиться отдельный сервер, а иногда и серверное помещение.
Облачная бухгалтерия. Требований к оборудованию нет, т.к. физически на компьютер и другие устройства ничего не устанавливается и данные там не хранятся. Для работы нужно только устойчивое соединение с интернетом.
Возможность расширить функционал
Коробочная версия. Стационарную программу силами своих или привлечённых специалистов можно «докрутить» и «допилить» под свои нужды и бизнес-процессы, если в базовом варианте нет нужных функций. Обычно так делают крупные компании с разнообразными операциями, среди которых есть нестандартные.
Облачная бухгалтерия. Доработать программу самостоятельно нельзя. Функционал ограничен, но в нём, как правило, есть весь стандартный набор функций, необходимый бухгалтеру.
«Моё дело» держит руку на пульсе и прислушивается к потребностям пользователей. Мы анализируем обращения в техподдержку и пожелания клиентов, в результате каждый месяц наши разработчики добавляют по несколько новых функций, чтобы работать стало удобнее.
Сохранность информации
Коробочная версия. Данные хранятся на вашем компьютере или сервере. Сохранность данных — ваша забота. Если что-то случится с оборудованием, бухгалтерская база может быть безвозвратно утеряна. Если попадется недобросовестный бухгалтер, он может вручную уничтожить базу или забрать её при увольнении, чтобы насолить бывшему работодателю или скрыть следы махинаций. Чтобы избежать таких проблем, можно делать резервные копии на разные серверы или арендовать для этого облачное хранилище.
Облачная бухгалтерия. Если что-то «полетит» на вашем оборудовании, это никак не скажется на бухгалтерской базе, потому что она находится в облаке на удалённых серверах. Бояться злоумышленников тоже не приходится. Физический вынос компьютера из офиса бесполезен, если сессия не активна. Передача информации шифруется по протоколу SSL уровня так же, как это происходит в крупнейших банках России.
Облачные сервисы вкладывают большие деньги в обеспечение безопасности данных и нанимают целый штат квалифицированных специалистов, что недоступно отдельно взятой небольшой фирме или предпринимателю. Поэтому взломать локальную сеть компании проще, чем профессионально защищенные каналы.
Привязка к рабочему месту
Коробочная версия. Работать можно только с того компьютера, на котором установлена программа. Если бухгалтеру нужно поработать в нерабочее время, нужно задерживаться в офисе или приходить в выходные. Но при этом нет никакой зависимости от интернета — работать можно в автономном режиме.
Если нужно работать вне офиса, можно настроить удаленный доступ к сети с другого устройства через VPN, но для этого тоже нужна помощь технических специалистов.
Электронная подпись для отправки платежей и отчётов привязана к компьютеру. Оплачивать счета, налоги, отправлять декларации и другие отчёты можно только с того устройства, где установлено соответствующее ПО.
Облачная бухгалтерия. Работать можно с любого устройства, подключённого к интернету: мобильного телефона, компьютера, ноутбука, планшета. Всегда можно поработать из дома, во время отпуска или командировки из любой точки мира, в том числе отправить отчёты и платежи — электронная подпись в интернет-бухгалтерии тоже хранится в облаке. Никаких дополнительных усилий, затрат и настроек для этого не нужно, а нужен только интернет. Минус в том, что без устойчивого интернет-соединения работать в сервисе не получится.
Можно привлекать удалённых специалистов или практиковать смешанный формат работы, когда сотрудник трудится поочерёдно то из дома, то из офиса.
Удалённый доступ спасает и в тех случаях, когда бухгалтерия находится на аутсорсе, чтобы специалист на аутсорсе имел доступ к бухгалтерской базе, а в компании могли самостоятельно заносить в базу первичку.
Что в итоге выбрать?
Облачная бухгалтерия выгоднее по деньгам, т.к. не нужно тратиться на оборудование, хранение данных, обеспечение безопасности, и не нужно привлекать технических специалистов для решения проблем. Облачный вариант даёт больше возможностей для удалённой работы, поэтому руководитель и бухгалтер могут быть более мобильными. Это оптимальный вариант для начинающих предпринимателей и для бизнеса со стандартными операциями. Но облако не подойдёт, если нет стабильного интернета.
Коробочные версии предпочтительнее для компаний со сложными и нестандартными операциями, которых нет в функционале облачных сервисов. Как правило, это крупные компании с собственным штатом технических специалистов и мощным оборудованием.
