Какие расходы нельзя учитывать в УСН

Но формулировки в статье 346.16 общие, и не всегда можно понять, можно ли отнести к затратам те или иные расходы. В таких случаях обычно руководствуются разъяснениями контролирующих органов и судебной практикой. Сделали для вас подборку «запрещённых» расходов с обоснованиями.

По мнению контролёров, нельзя учитывать в расходах:

Ниже приведём обоснование по каждому пункту и расскажем о нюансах.

Представительские расходы

Учитывать их нельзя, потому что таких расходов нет в закрытом перечне. При этом не имеют значения ни факт оплаты, ни форма оплаты (включая оплату корпоративной банковской картой), ни экономическая оправданность таких расходов. Подтверждение: письмо Минфина России № 03-03-02-04/1/22 от 11 октября 2004 г.

Договорные санкции

В закрытом перечне не поименованы пени, штрафы, неустойки, упущенная выгода, поэтому их нельзя относить на расходы. Подтверждение: письма Минфина России № 03-11-06/2/19835 от 7 апреля 2016 г., № 03-11-06/2/53634 от 9 декабря 2013 г.

Пени и штрафы в бюджет и внебюджетные фонды

Расходы на УСН должны отвечать критериям из п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно этой статье, доходы уменьшают на расходы, за исключением расходов, перечисленных в ст. 270 НК РФ. В соответствии с п. 2 ст. 270 НК РФ не признают в составе расходов:

Поэтому, упрощенцам нельзя учитывать такие расходы.

Специальная оценка условий труда

Обязанность по обеспечению безопасных условий и охраны труда (в том числе по проведению спецоценки) возлагается на работодателя, и такие расходы экономически оправданы. Несмотря на это, их нельзя учитывать на УСН, потому что такого вида затрат в закрытом перечне нет. Подтверждение: письма Минфина России № 03-11-09/31528 от 30 июня 2014 г., № 03-11-06/2/28551 от 16 июня 2014 г.

Потери от брака

Эта статья расходов не упомянута в п.1 ст. 346.16 НК РФ. Соответственно, учитывать их нельзя.

Экспортные пошлины

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ упрощенцы могут уменьшать налогооблагаемый доход на суммы налогов, уплаченных по законодательству. Их перечень установлен ст. 13-15 НК РФ, но таможенных сборов и пошлин там нет. Подтверждение: письмо Минфина России № 03-11-04/2/162 от 7 июня 2007 г.

Отрицательные курсовые разницы

Курсовые разницы, т.е. доходы или расходы, образовавшиеся при переоценке валютных ценностей и требований (обязательств), для расчёта налога на упрощёнке не определяются. Поэтому, отрицательные курсовые разницы в составе расходов при УСН не учитываются.

В частности, не учитывают в расходах отрицательные курсовые разницы, полученные:

Подтверждение: п. 5 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ.

Оплата услуг управляющей компании

Минфин считает, что нельзя учитывать такие расходы, потому что они не поименованы в закрытом перечне. Подтверждение: письма Минфина России № 03-11-06/2/3694 от 13 февраля 2013 г., № 03-11-06/2/15 от 5 февраля 2009 г.

Создание аптечки для работников, приобретение кулера и питьевой воды и другие расходы на обеспечение нормальных условий труда

Траты на формирование аптечки для работников —это расходы по обеспечению нормальных условий труда. Но такой вид расходов не упомянут в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, потому учитывать их при расчёте налога на УСН нельзя. Подтверждение: письмо Минфина России № 03-11-06/2/53908 от 24 октября 2014 г.

То же самое с затратами на приобретение кулера и питьевой воды. Это тоже расходы на создание нормальных условий труда, поэтому их нельзя учитывать на УСН. Подтверждение: письма Минфина России № 03-11-11/53315 от 6 декабря 2013 г., № 03-11-11/22 от 1 февраля 2011 г., № 03-11-04/2/19 от 26 января 2007 г.

Однако, есть судебная практика, когда налогоплательщикам удалось доказать, что расходы на покупку бутилированной воды для сотрудников относятся к расходам для деятельности, направленной на извлечение дохода, и их учёт в налоговой базе правомерен (Постановление ФАС Уральского округа № Ф09-7032/08-С3 от 6 октября 2008 г., Постановление ФАС Уральского округа № Ф09-5444/07-С3 от 18 июля 2007 г.).

Приобретение бытовой техники для офиса

Эти расходы считаются затратами на обеспечение нормальных условий труда, и по мнению контролёров не учитываются на УСН, поскольку такого вида затрат нет в закрытом перечне. Подтверждение: письма Минфина России № 03-11-06/2/53908 от 24 октября 2014 г. (в части учета расходов на обеспечение нормальных условий труда при расчете единого налога при УСН), № 03-11-04/2/19 от 26 января 2007 г. Но есть судебная практика, подтверждающая возможность таких затрат в составе материальных расходов либо расходов на приобретение основных средств (Постановление ФАС Поволжского округа по делу № А72-5872/05-6/477 от 12 января 2006 г., Постановление ФАС Дальневосточного округа № Ф03-5382/2013 по делу № А16-969/2012 от 26 ноября 2013 г.).

Материальная помощь работникам

Обычную материальную помощь, оказываемую в связи с личными обстоятельствами, нуждами сотрудника, в расходах на УСН не учитывают.

Но если выплаты в виде матпомощи входят с систему оплаты труда и их размер связан с показателями выполнения работником трудовой функции — такую помощь в расходы включать можно. Для этого целесообразно чётко прописать в локальных документах основания и порядок выплаты такой помощи: требования, предъявляемые к работнику, ситуации, в связи с которыми осуществляется выплата, размер. Например, можно указать, что размер материальной помощи зависит от фактически отработанного времени, наличия дисциплинарных взысканий, особых достижений в труде и т.п. Подтверждение: пп. 1 п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ.

Получение выписок из ЕГРЮЛ

Плату за предоставление сведений из ЕГРЮЛ следует квалифицировать как расходы на оплату информационных услуг (п. 13, 16-22 Административного регламента, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-14/640 от 19 декабря 2019 г.). Информационные услуги в закрытый перечень из статьи 346.16 не входят, поэтому учитывать при расчёте налога их нельзя.

Квалифицировать такие расходы как госпошлину, юридические услуги или плату за предоставление информации о зарегистрированных правах, так же нельзя.

Проведение корпоративов

Любые расходы, которые уменьшают налогооблагаемую базу, должны быть экономически оправданными. Траты на корпоративные праздники не направлены на получение доходов, а также не связаны с выполнением работниками трудовых обязанностей. Кроме того, их нет в закрытом перечне расходов на УСН, поэтому учитывать такие расходы нельзя.

Компенсация за задержку зарплаты и за причинение морального вреда

Подобные компенсации не связаны ни с условиями труда, ни с режимом работы, ни с содержанием работников. Их нельзя отнести к расходам на оплату труда и они не поименованы в закрытом перечне. Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/2/164 от 31 октября 2011 г., № 03-03-06/2/232 от 9 декабря 2009 г. (в них идёт речь о невозможности учёта таких компенсаций при расчёте налога на прибыль, эти выводы верны и в отношении УСН).

То же самое с компенсацией морального вреда сотруднику при восстановлении на работе.

Минфин считает, что такие выплаты нельзя отнести к расходам на оплату труда. Они не связаны ни с условиями труда, ни с режимом работы, ни с содержанием работников.

Кроме того, выплата данной компенсации не отвечает требованиям, предъявляемым к расходам в соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ. Подтверждение: письма № 03-03-06/4/22 от 19 марта 2010 г., № 03-03-06/2/232 от 9 декабря 2009 г., № 03-03-06/2/159 от 24 августа 2009 г.

Выпуск и обслуживание зарплатных карт

Расходы при расчёте налога на УСН должны отвечать тем же критериям, которые предъявляются к затратам по налогу на прибыль, то есть они должны быть экономически оправданы и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

При расчёте налога на прибыль затраты по выпуску и обслуживанию зарплатных карт не учитываются (п. 29 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Соответственно, при УСН их тоже учитывать нельзя.

Безнадёжная дебиторская задолженность

Это может быть задолженность в виде:

Уменьшать налоговую базу по УСН на эти суммы нельзя, т.к. таких расходов нет в закрытом перечне. Подтверждение: письмо Минфина России № 03-11-06/2/9909 от 20 февраля 2016 г.

Благоустройство территории

Таких расходов нет в закрытом перечне, учитывать их нельзя. Сюда же относятся затраты на уборку и вывоз снега. Подтверждение: письма Минфина России № 03-11-06/2/163 от 22 октября 2010 г., № 03-11-06/2/157 от 19 октября 2010 г.

Пособие на погребение, выплачиваемое работнику

Кроме того, что таких расходов нет в закрытом перечне, выплата пособия на погребение в дальнейшем возмещается из средств ФСС России, то есть упрощенец фактически не несёт расходов (п. 3 ст. 10 Федерального закона № 8-ФЗ от 12 января 1996 г.). Подтверждение: п. 3 ст. 10 Федерального закона № 8-ФЗ от 12 января 1996 г.

Услуги кадровых агентств по подбору персонала

Таких затрат нет в закрытом перечне, поэтому, учитывать их нельзя. В то же время, некоторые затраты, связанные с подбором персонала, можно списать на УСН. Например, стоимость покупки неисключительных прав на использование информации со специализированных сайтов можно признать рекламными расходами. Подтверждение: письмо Минфина России № 03-11-06/2/31416 от 31 мая 2016 г.

Подписка на периодические издания

В закрытом перечне таких расходов нет, поэтому в общем случае их учитывать нельзя. Подтверждение: письма Минфина России № 03-11-03/2/26501 от 7 мая 2015 г., № 03-11-11/45487 от 28 октября 2013 г., № 03-11-06/2/151 от 10 августа 2009 г.

Но при определённых условиях такие затраты можно включить в налоговую базу:

Украденное имущество и деньги

Таких расходов в закрытом перечне нет, учитывать их нельзя. Подтверждение: письма Минфина России № 03-11-06/2/76035 от 19 декабря 2016 г., № 03-11-05/303 от 18 декабря 2007 г.

Но если было украдено основное средство, стоимость которого на момент кражи уже полностью или частично учли в расходах на УСН, пересчитывать налоговую базу не нужно (письмо УФНС России по г. Москве № 18-11/3/88107 от 1 декабря 2005 г.).

Подготовка документации и уплата сбора за участие в конкурсных торгах

Такого вида расходов в закрытом перечне нет, учитывать их нельзя. Подтверждение: письма Минфина России № 03-11-06/2/85 от 13 мая 2009 г., № 03-11-04/2/173 от 2 июля 2007 г.

Тестирование на коронавирусную инфекцию

Минфин считает, что в закрытом перечне таких расходов, как тестирование работников на коронавирусную инфекцию (письмо № 03-11-06/2/101770 от 23 ноября 2020 г.), поэтому безопаснее их не учитывать.

Но т.к. для некоторых работодателей тестирование персонала носит обязательный характер, такие плательщики УСН могут попробовать отнести издержки на материальные расходы как услуги производственного характера. Пп. 6 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ позволяет признавать расходы на контроль за соблюдением установленных технологических процессов, то есть издержки, которые носят обязательный характер и связаны с производственным процессом.

Вести учёт без ошибок поможет интернет-бухгалтерия «Моё дело».

А ещё с помощью неё можете сдавать отчёты, оформлять документы и проводить платежи в несколько кликов.

Попробуйте бесплатный доступ и оцените преимущества сервиса.