Несмотря на переход на электронные трудовые книжки у многих ещё остаются бумажные. С 1 сентября 2021 года для них действуют новые правила заполнения. Бланк трудовой тоже планировали обновить, но срок перенесли на начало 2023 года.
Бесплатно создадим все документы и приказы.
Оформить бесплатноНа кого заводят бумажные трудовые книжки
С 2021 года на сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, уже не нужно заводить бумажные трудовые книжки, поэтому их нововведения не касаются. Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.
Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде. Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. До 2023 года заводить новые книжки и вкладыши нужно по действующим формам, а с 1 января 2023 года — по новым.
Изменения в правилах ведения и хранения
Новые правила утвердили Приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г. Бланк трудовой нужно применять прежний, а заполнять уже по-новому. Правила действуют с сентября 2021 года.
В них уточнили, что можно вписывать сведения о дистанционной работе. Для этого дистанционщик должен передать работодателю трудовую книжку, например, отправить заказным письмом с уведомлением.
Установили срок выдачи бумажной трудовой работнику, который написал заявление о переходе на электронный формат сведений о работе. Книжку нужно отдать не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник подал такое заявление, а менее чем через 3 рабочих дня он увольняется, трудовую выдают не позднее дня увольнения.
Добавили особенности заполнения трудовой при внешнем совместительстве:
- Запись по-прежнему вносят по основному месту работы по желанию работника. Нужен только подтверждающий документ — оригинал или заверенная копия кадрового приказа, справка от работодателя.
- Запись можно сделать у работодателя по совместительству, если сотрудник в этот момент не работает по основному месту.
- Записи могут идти в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приёме и об увольнении.
- Запись можно сделать, даже если работа по совместительству была ещё до трудоустройства по основному месту.
Поменяли правила записи при увольнении в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю. Теперь нужно ещё указывать наименование организации или ИП, куда переводится работник.
Как заполнять трудовую книжку по новым правилам
Раньше трудовую заполняли только ручкой. С 1 сентября это можно сделать любым способом:
- вручную световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета;
- техническими средствами путём переноса красителей — то есть напечатать на принтере или аналогичных устройствах;
- оттиском штампа или печати с готовым текстом.
Все эти варианты можно комбинировать.
Как заполнить трудовую, если он отказывается от бумажного варианта и подаёт заявление о переходе на электронный формат:
- Графа 1 — порядковый номер новой записи.
- Графа 2 — дата выдачи на руки бумажной трудовой.
- Графа 3 — запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4 — заявление о переходе на ЭТК, дата и номер его регистрации.
Образец заполнения при переходе на ЭТККак заполнить трудовую книжку, если временный перевод внутри организации становится постоянным:
- Графа 1 — номер записи.
- Графа 2 — дата, когда работник приступил к обязанностям в связи с временным переводом.
- Графа 3 — наименование структурного подразделения организации, должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
- Графа 4 — дата и номер приказов (распоряжений), по которым работника перевели временно, а затем постоянно.
Образец заполнения при временном переводе, ставшим постояннымПри увольнении работника записи о приёме, переводах и увольнении заверяют подписью работодателя или ответственного за трудовые книжки. Печать ставят, если она есть. По старым правилам работника нужно было ознакомить с каждой записью под роспись.
Изменили формулировку записи при переименовании организации. Раньше она выглядела как «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». Теперь немного по-другому:
- Графа 3 — (Старое наименование организации, дата переименования) переименована (новое наименование организации).
- Графа 4 — приказ или другое решение о переименовании, его дата и номер.
Образец заполнения при переименовании организацииНовые книги учёта трудовых книжек и вкладышей
С 1 сентября 2021 года отменили две обязательные для работодателей формы Минтруда:
- книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
- приходно-расходную книгу по учёту чистых бланков.
Учёт трудовых книжек и вкладышей вести по-прежнему нужно, но теперь можно использовать самостоятельно разработанные формы. Больше не нужно скреплять их сургучной печатью или опломбировать. Книги или журналы учёта должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью работодателя. Печать ставят при её наличии.
Уже начатые старые формы книги учёта можно вести, пока они не закончатся.
Что изменится в бланке трудовой книжки и вкладыша с 2023 года
Новая форма трудовой книжки будет действовать с 1 января 2023 г. до 1 сентября 2027 г.
Чем отличается от прежней формы:
- На титульный лист добавили уточнение, что отчество вписывают при наличиии. То же самое с печатью работодателя — ставят, только если она есть.
- В разделе «Сведения о работе» теперь 14 разворотов, а в «Сведениях о награждениях» — 7. В прежней форме в каждом было по 10.
- В графе 3 «Сведений о работе» добавили, что нужно ссылаться ещё и на часть, а не только на статью и пункт закона.
В форме вкладыша к трудовой книжке те же изменения — уточнили, что отчество и печать нужны, если они есть, в разделах поменяли количество разворотов.
