Иногда юридическим лицам нужно перенести часть работы в другое помещение. Некоторые из них попадают под критерии обособленных подразделений. Тогда о них нужно сообщить налоговой инспекции. Расскажем о подразделениях организаций — какими они бывают, когда их нужно ставить на учёт и как вести бухгалтерию.
Что такое обособленное подразделение
Обособленное подразделение (ОП) организации — это помещение, которое находится по другому адресу. Например, это может быть обособленный офис, склад и прочие помещения юридического лица.
Понятие можно рассматривать по-разному:
- С точки зрения гражданского права, есть два основных вида ОП компании — представительство и филиал. Их не относят к категории юридических лиц, но информацию о них необходимо внести в госреестр.
- В налоговом законодательстве под обособленным подразделением юридического лица понимают полноценную часть предприятия. Его регистрируют в налоговой. Вносить данные в госреестр не нужно.
Во втором случае также требуется соблюдение двух критериев одновременно:
- в ОП есть по крайней мере один сотрудник, трудоустроенный на срок от месяца и больше;
- адрес помещения не совпадает с юрадресом главной компании.
Во всех остальных случаях помещение нельзя будет отнести к ОП.
Пример. Компания получила большой заказ на проведение мероприятия. Для этого им потребовалось арендовать реквизит, костюмы и декор, но в основной компании не было подходящего помещения для хранения. Поэтому руководитель снял в аренду склад на 10 дней — до момента проведения мероприятия. В этом случае склад не будет ОП.
Другая компания занимается крупными заказами регулярно. Поэтому она арендовала склад на длительный срок, устроила туда двоих сотрудников, которые занимаются хранением и подготовкой реквизита для мероприятий. Склад находится в другом месте. В этом случае он — полноценное обособленное подразделение.
Отличия есть и в компетенциях. Так, обособленные подразделения юридического лица вправе:
- обращаться в суд от лица организации;
- участвовать в судебных разбирательствах;
- оформлять сделки с контрагентами и клиентами;
- подавать заявки на участие в тендерах.
Филиалы и представительства этого делать не могут.
То есть, формально, и представительства, и филиалы корректно назвать ОП. Но чтобы не запутаться в функциях и особенностях работы, на практике эти понятия разграничивают. Есть филиалы и представительства, которые указаны в ЕГРЮЛ, а есть обособленные подразделения, которые вправе выступать от лица предприятия в суде, на тендерах или в сделках.
Как открыть ОП
Если компании нужно зарегистрировать филиал или представительство, необходимо принять решение собственников компании об открытии соответствующего подразделения. Затем подать заявление Р13014 в инспекцию, чтобы скорректировать информацию в госреестре. Не нужно предпринимать никаких других шагов, чтобы обособленно поставить их на налоговый учёт.
Процесс открытия обособленного подразделения немного иной. Компании необходимо подать заявление в отделение ИФНС по месту нахождения на бланке формы С-09-3-1, которая регламентируется Приказом ФНС №ЕД-7-14/785@. Сделать это нужно в течение месяца после того, как собственники примут решение об открытии ОП, и руководство издаст распоряжение.
Если опоздать с подачей заявления, компанию оштрафуют на 200 рублей. Отдельно могут наказать должностных лиц — штраф для них составляет 300-500 рублей.
У нового ОП будет тот же номер ИНН, что у основного предприятия. КПП инспекторы присвоят отдельный.
Если зарплата сотрудникам ОП будет выдаваться там же, необходимо сообщить об этом в инспекцию. Налоговики передадут информацию в Соцфонд, который поставит ОП на учёт. Сроки здесь такие:
| С какого момента зарплату начнут выдавать в ОП | Когда нужно сообщить об этом налоговой |
|---|---|
| С начала открытия ОП | В течение 30 дней с момента начала работы подразделения |
| Позднее, уже после того, как ОП начнет работу | В течение 30 дней с момента, как в ОП начали выдавать зарплату |
Пример. ООО «Рассвет» открыло подразделение в другом конце города 25 января. В первое время сотрудники ОП ездили за зарплатой в главный офис. С 15 апреля подразделение выдаёт зарплаты на месте. Сообщить об этом в ИФНС необходимо до 15 мая.
Есть ли обособленные подразделения у предпринимателей
Под обособленным подразделением понимают помещение, которое находится на адресе, отличном от юридического адреса основной компании. У предпринимателей нет юрдреса, а значит, и ОП они не открывают.
Но что, если предпринимателю тоже потребуется отдельное помещение, где будут работать сотрудники? Ничего особенного, просто работать с помещением. Если ИП не привязан к конкретному юрадресу, значит, специфической процедуры для дополнительных рабочих помещений тоже нет.
Бухгалтерский учёт в обособленных подразделениях
Для подразделения можно завести отдельный счёт, но закон этого не требует. Компания может делать так, как ей удобнее. Если необходимости в отдельном счёте для обособленных подразделений нет, можно работать с одним основным счётом.
Что касается касс, то можно ставить столько ККТ, сколько необходимо.
Существуют подразделения:
- без отдельного выделенного баланса;
- с выделенным балансом.
Юрлицо здесь также самостоятельно решает, как ему удобнее работать. Например, основная компания располагается в Москве, а ОП — на Сахалине. Чтобы сэкономить на командировках, будет удобно выделить подразделение на баланс.
Если ОП выделено на баланс, оно ведёт свой бухучёт, вверенный главному бухгалтеру из подразделения. Для него открываются собственные счета и субсчета. ОП также потребуется встать на учёт в Социальном фонде, чтобы платить взносы.
В ОП без выделенного баланса не ведут отдельную бухгалтерию. Бухучёт, в том числе, за подразделение, ведет главное юридическое лицо. Неважно, что у ОП отдельный адрес и оно физически существует обособленно — учёт в нём подчиняется тем же правилам, что на главном предприятии. То есть:
- учёт ведётся по правилам того же налогового режима, что у юрлица;
- методы и способы ведения бухучёта те же, что у главной организации — они прописаны во внутренней политике.
Чтобы отделить операции головного офиса от ОП, можно использовать специальные субсчета. Вся первичка составляется на головную организацию, а не подразделение. Чтобы избежать путаницы в работе, можно прописать в учётной политике правила распределения доходов между ОП и основным предприятием.
Вести аналитику его хозопераций нужно отдельно от главной компании. Для этого применяются субсчета, предусмотренные в рабочем плане счетов.
Чтобы отчитаться по прибыли, нужно подать две декларации:
- общую, с отраженными суммами прибыли по головной организации и имеющимся ОП;
- сокращенный отчёт по каждому отдельному подразделению.
Общий отчёт необходимо подать в ту инспекцию, где стоит на учёте главное предприятие. Сокращённый документ направляется в отделение ИФНС по месту нахождения ОП.
Как платить НДФЛ и взносы за работников ОП
Порядок зависит от того, выделено ли подразделение на отдельный баланс. Если да, оно самостоятельно рассчитывается с работниками и, соответственно, платит налог и взносы. В этом случае ОП нужно встать на учёт в Социальный фонд и вовремя подавать туда отчётность за сотрудников. Декларацию 6-НДФЛ в инспекцию также подаёт подразделение.
Если зарплаты платит основное предприятие, в ответственности подразделения — только уплата подоходного налога и подача 6-НДФЛ. Взносами и отчётностью по ним и сотрудникам занимается юрлицо.
Уведомления для Единого налогового платежа готовит и подаёт компания. Платежи по налогам и взносам за работников ОП необходимо прописать отдельно, с КПП каждого подразделения.
Как закрыть ОП
Если необходимость в обособленном подразделении отпала, его можно закрыть. Порядок такой:
- Составить решение о закрытии ОП. Оформлять документ необходимо в соответствии с уставом. Например, в нём может быть указано, что решение о завершении работы ОП необходимо принять на общем собрании — тогда этот факт отражается и в решении.
- Выпустить распоряжение о закрытии ОП. В документе указывают сотрудника, ответственного за процедуру закрытия. Он займётся подачей отчётов в Соцфонд и ИФНС и проконтролирует, чтобы всех работников рассчитали.
- Уведомить инспекцию о закрытии в течение трёх дней с даты, когда ОП считается закрытым в соответствии с приказом. Уведомление заполняется по форме С-09-3-2, утверждённой Приказом ФНС № ЕД-7-14/632@.
Обособленные подразделения юрлица: главное
- ОП являются полноценной частью компании. Организация сообщает об их открытии в налоговую.
- Важные условия работы обособленных подразделений — наличие минимум одного работника и адрес, отличный от юрадреса головного офиса.
- ОП могут выступать от имени предприятия: подавать исковые заявления, участвовать в судебных разбирательствах, оформлять сделки и т.д.
- Если ОП работает с выделенным балансом, ему заводят отдельный счёт. Тогда главный бухгалтер подразделения несёт ответственность за его учёт. Подразделение самостоятельно рассчитывает сотрудников, платит подоходный налог и взносы и подаёт соответствующую отчётность.
- Когда подразделение работает без выделенного баланса, его задача — платить НДФЛ и подавать декларацию. Бухгалтерией, взносами и кадровой отчётностью занимается главное предприятие.
- Чтобы прекратить работу подразделения, необходимо также подать соответствующее уведомление в инспекцию.
