Алексей развивал в своём городе сеть кофе навынос. У него были автоматические аппараты, которые не требовали работы человека, поэтому долгое время он сам обслуживал технику.
Со временем такой работы стало слишком много, поэтому Алексей нанял пару помощников, обучил их и перевёл внимание на развитие сети.
Поначалу это и впрямь облегчило работу. Но позже добавились проблемы с бухгалтерией.
Какие проблемы начинаются у бизнеса при найме первых сотрудников
Когда предприниматель работает сам, ему нужно вести только книгу учёта доходов и декларацию по своим доходам. При желании это можно делать в одиночку, без привлечения бухгалтеров.
А вот когда появляются работники, всё становится сложнее. Эту работу тоже можно делать самостоятельно — но сравните объёмы:
| Обязанности предпринимателя при самостоятельной работе | Обязанности при наличии работников |
|---|---|
|
Платить УСН Платить страховые взносы за себя Вести КУДиР Подавать налоговую декларацию по своим доходам |
Платить УСН Платить страховые взносы за себя Платить общие страховые взносы за сотрудников Платить страховые взносы на «травматизм» за сотрудников Вести КУДиР Подавать налоговую декларацию по своим доходам Подавать декларацию 6-НДФЛ по работникам Подавать декларацию 2-НДФЛ по работникам Подавать отчёт по персонифицированным сведениям о физлицах Подавать расчёт по страховым взносам за сотрудников (РСВ) Подавать отчёт ЕФС-1, включающий в себя СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС |
Даты подачи многих отчётов и уплаты взносов отличаются. Отличается и периодичность: одни бумаги подаются раз в квартал, другие — при каждой выплает зарплаты. При этом за каждое опоздание предпринимателю грозят штрафы, а в случае с налогами — ещё и пени.
Алексей не ожидал такого резкого роста нагрузки по бухгалтерии. Он продолжал обслуживать часть аппаратов, занимался развитием бизнеса, и при этом разбирался в том, как формировать отчёты.
Свои обязанности он исполнял исправно — но с большими опозданиями. Когда налоговая с соцфондом начали присылать требования и уведомления о штрафах, Алексей понял, что ему нужна помощь.
Мы быстро включились в работу
В проблемных ситуациях важнее всего оперативность. Чем быстрее действует предприниматель, тем проще инстанциям поверить в его добросовестность.
Мы часто сталкиваемся с такими случаями. В них у нас уже есть привычный алгоритм действий. На следующий день после обращения Алексея мы подключили к делу бухгалтера и поставили приоритетную задачу по исправлению ситуации.
Вот что сделала бухгалтер.
1.Разобралась в отчётах и налогах. Нужно было понять, что уже сделано, а что — нет. Внимания требовали и отчёты, и налоги со взносами.
По итогу весь фронт работ был поделён на три части:
- ещё не подано и не оплачено;
- уже подано или оплачено, но с опозданием;
- вскоре нужно подать или оплатить.
2.Разобралась с «долгами» по отчётам и налогам. В первую очередь бухгалтер разбирается с неподаными отчётами и неоплачеными налогами. Все пени по налогам начисляются каждый день — и похожим образом работает большинство штрафов по отчётам.
Приоритет на «долги» приводит к тому, что мы уменьшаем потенциальные штрафы и пени для бизнеса. Пени по налоговым долгам рассчитывают по ставке рефинансирования,
3.Попыталась смягчить последствия. Штрафы и пени в законе прописаны чётко, но налоговая иногда может сменить решение, если на то будут объективные причины.
В случае Алексея все факты были на его стороне:
- налоги он платил и отчёты подавал, пусть и с опозданием;
- когда ему пришли требования от ФНС и СФР, он не стал их игнорировать;
- через несколько дней после направления требований их полностью выполнили;
- это было первое нарушение, связанное с объективным изменением бухгалтерских процессов.
В такой ситуации очевидна добросовестность плательщика, а потому налоговая и соцфонд пошли навстречу: штрафы и пени снизили на 50%.
4.Провела сверку с ИФНС. Бухгалтер направила запрос в ИФНС, чтобы убедиться, что все данные актуальны и корректны. Специалисты ФНС подтвердили, что вся информация, полученная от Алексея, совпадает с той, что есть у налоговой.
Что дальше
Алексей решил, что ему следует перепоручить бухгалтерию, чтобы продолжать заниматься бизнесом.
Мы предложили ему базовый функционал нашего аутсорсинга. На тарифе Алексея мы формируем нужную отчётность, вовремя подаём её, а также формируем платёжные поручения. Даже на базовом тарифе предпринимателю остаётся только перечислять деньги с банковского счёта на ЕНС — и мы напоминаем ему об этом, чтобы деньги вовремя поступили в налоговую.
Передайте бухгалтерию вашего бизнеса на аутсорсинг «Моего дела», чтобы избавиться от всех сложностей с отчётами, налогами и кадрами. Освободите время на то, что действительно важно.
