В прошлой статье мы рассмотрели основные этапы продажи товара в розницу, одним из которых был прием товара. В рамках общего обзора мы не стали детализировать этот процесс, но на самом деле он также важен и вызывает множество вопросов.
Данная публикация полностью посвящена тому, как правильно принимать и хранить товар, причем не только в розничной торговле, но и на производстве или оптовой базе. Мы поговорим об основных этапах и важных нюансах приема товара, возможностях автоматизации и необходимом оборудовании.
Следует понимать, что после приема любой товар поступит в продажу. А потому в приходных документах обязательно должны присутствовать такие параметры, как цена, количество, сроки хранения (для соответствующих товарных групп) и другие важные характеристики.
от 1666 рублей в месяц
Оставить заявкуОсновные этапы приема товара
- Проверка количества
- Проверка качества
- Согласование расхождений при их наличии
- Маркировка согласно правилам
- Распределение по местам хранения
Последние два этапа опционные, они применяются не в каждой организации и не для каждой группы товаров. Об этом, а также о других этапах давайте поговорим подробнее.
Проверка количества
Ответственное лицо сравнивает количество реально поступившего товара и число единиц каждого наименования по документам. В большинстве случаев этот этап не вызывает затруднений: на приход ставят то количество товара, которое отражено в документах, после того, как их подписал ответственный сотрудник.
Но иногда возникают интересные нюансы. Например, как действовать в случае, если товар в приходных документах значится в килограммах, и приемщик его также принимает на вес, а продажа будет осуществляться поштучно?
Один из ярких примеров такого решения – продажа болтов и шурупов. Оптом их продают на вес, принимать в розничной точке также этот товар удобнее на вес. Но в магазине ценники на болты все мы видим поштучно.
Здесь есть несколько вариантов решения:
- После приема товара осуществлять пересчет в штуки. И на приход ставить штучный товар. Прием и приход на склад также производятся на вес. Продажа идет поштучно. А со склада списывается товар по формуле: «количество штук» * «средний вес штуки». Это решение крайне трудоемко, потому применяется не слишком часто.
- Полученный товар приходуется в электронном виде как «поступление на склад». Хорошим тоном считается отсканировать расходный документ поставщика и приложить его к приходному. Номер приходного документа должен совпадать с номером расходной накладной поставщика, чтобы при инвентаризации или возникновении спорных ситуаций сотрудники могли быстро найти оригинал документа поставщика и провести сравнение.
Второй вариант, с одной стороны, немного менее точен. С другой стороны, приход-расход товара становится простым и, что самое главное, быстрым. А небольшие погрешности, которые могут возникнуть, несущественны. Их списание можно учесть в правилах инвентаризации.
Стоит иметь в виду, что тщательный пересчет каждой единицы товара займет крайне много времени, а ошибки все равно будут присутствовать, так как люди будут ошибаться, случайно или намеренно. Избежать ошибок можно, если применять автоматизированный товарный учет, где отсутствует человеческий фактор, а все данные быстро и автоматически отражаются в системе.
Проверка качества
На данном этапе принимающий осматривает целостность упаковки, товарный вид, проверяет качественные характеристики товара. Здесь нет универсальных рецептов или какой-то подходящей для всех автоматизации. В случае работы с продовольственной группой, нужно также изучать сроки хранения товаров. При приеме технических изделий — проводить выборочную проверку партии на работоспособность и т.д.
Особенно важно помнить о подобных проверках при приемке весового товара. Например, ткань в магазины или на производство приходит рулонами и принимается общим весом. Но если в рулоне окажутся, например, технологические дыры, т.е. в партию для продажи случайно попал образец, который был выбран для производственного тестирования, этот рулон будет браком. А потому необходимо разработать правила проверки качества с учетом всех особенностей товара.
Результаты проверки качества также отображаются в приходном документе. Товар приходуется как есть: с учетом выявленного брака, недочетов и т.д.
При необходимости производится комплектация или разукомплектация, т.е. поставщик может поставить товар общим количеством, а в приходном документе будут учтены цвета, узоры, фасоны и т.д. Эти данные сотрудники компании также контролируют при проверке качества, так как помимо качества как объективного показателя, одновременно подсчитываются разновидности товара с учетом нужных для последующей продажи параметров.
Важно учитывать и внутренние правила, и характеристики товаров, которые необходимо указать в документе прихода. У поставщика могут быть указаны, например, «ботинки белые», так как он торгует только одним брендом обуви. На приход в магазине необходимо поставить «ботинки белые» и указать бренд.
Согласования расхождений
Расхождения могут возникать как по фактическому количеству товара, так и по качеству. В случае выявленного несоответствия качества товаров, т.е. бракованных или некондиционных позиций, этот товар так же не будет поступать в продажу или на производство, как и в случае его реального отсутствия.
Расхождения выявляются на предыдущих этапах. Их подтверждает ответственное лицо поставщика. Документировать расхождения можно двумя способами:
- Поставить на приход всю партию, после чего создать документ «возврат» или «расхождения», где будут указаны позиции и причины их наличия в документе: недостача по количеству или проблемы с качеством (можно указывать, какие).
- Вычесть возвратные или недостающие позиции сразу и не ставить их на приход вообще. В документе поставщика вручную производятся правки, которые визируются подписью ответственного лица поставщика. В случае сверок скан-копия документа подтвердит причину расхождений.
Какой вариант выбрать — зависит от внутренних правил компании. В первом случае все движения товара проводятся сразу и по бухгалтерскому учету, но при этом несколько усложняется отчетность. Во втором случае поставщик в сжатые сроки отправляет замену документов с учетом реально выявленных разночтений.
Маркировка согласно правилам
Нередко товар приходит с неразборчивым (стертым) штрих-кодом или вовсе без него. В других случаях используется внутреннее штрих-кодирование, например, для организации быстрой продажи в супермаркете на кассе. Маркировка также необходима, если упаковка товара полностью выполнена на иностранном языке, и нужны наклейки с пояснениями по-русски.
В этом случае создают в зависимости от необходимости:
- Наклейки с внутренним штрих-кодом
- Наклейки-этикетки с пояснениями на русском языке
Этот этап можно совместить с количественной проверкой товара при приемке, конечно, если вы принимаете штучные позиции.
Как действовать
Распечатайте количество штрих-кодов на основании документов поставщика.
При приемке маркируйте товар сразу, т.е. на каждый принятый товар сразу наклейте маркировку.
Если вдруг останутся «лишние» наклейки, значит, товаров пришло меньше, чем отражено в документах. Такое решение помогает провести точную приемку товаров по количеству и сэкономить время на отдельных этапах – приема и маркировки.
Распределение по местам хранения
Хранение товаров на складе может осуществляться одним из двух способов:
- В произвольном порядке. Обычно применяется в небольших складах, где поиск товара занимает минимум времени.
- Адресное хранение. Каждое наименование должно находиться в соответствующей ячейке (сегменте) склада.
В последнем случае крайне важно избегать ошибок при размещении товаров, так как это напрямую связано с эффективностью их последующей продажи. Если вы отправили товар в правильную ячейку, вы быстро сможете его найти и продать. Если допустили ошибку, продажа может не состояться вообще, вплоть до инвентаризации.
Склад: оптовый или розничный
Склады для хранения товаров бывают двух типов – оптовые и розничные. Если склад оптовый, себестоимость товаров считается по приходной цене. В рознице используют розничную цену продажи.
Откуда взялась эта разница?
В розничной точке применяется минимум инструментов учета. Здесь весь товар продается по одной цене, руководство не изучает прибыльность продажи разным категориям клиентов и допустимые скидки, т.к. сумма наценки стабильна и прекрасно известна. А потому учет, в том числе, в денежном эквиваленте, также ведется по упрощенной схеме, т.е. по розничным ценам.
В случае оптовой торговли наценка различным покупателям может заметно отличаться, появляются ситуационные скидки, например, связанные с общей суммой покупки и т.д. Здесь важно анализировать различные параметры продаж. Соответственно, складской учет ведется по цене поставщика, а продавцы могут работать с разными вариантами наценки.
Автоматизация процесса приемки товара
Для автоматизации приема товара используются устройства:
- Сканер штрих-кодов. Позволяет при сканировании автоматически добавлять товар в приходный документ.
- Терминал сбора данных. По сути, это тот же сканер штрих-кодов, но предназначенный для автономной работы. Он сканирует товары, добавляет информацию о них в собственное хранилище. А потом при подключении весь массив данных передает в систему.
Какой вариант выбрать – зависит от личных предпочтений и особенностей поступающего на склад товара. Если вы принимаете небольшие по размеру товары в сравнительно небольших количествах, обычного проводного сканера будет достаточно. Тем более, что он – самый дешевый. В других случаях можно применять автономный терминал сбора данных или беспроводные сканеры.
Оба решения подходят для получения результата – приходного документа, сформированного на основе подсчета позиций при помощи сканирования штрих-кодов. Разница заключается в площади охвата, скорости передачи данных и других подобных нюансах.
Мы предлагаем использовать для приема товара так называемую корзину прихода. Это документ, который формируется исключительно на основе сканирования. Далее оператор загружает данные из расходного документа поставщика, на основании которых автоматически сравнивается корзина приходов с приходным документом.
Такой способ позволяет быстро выявить недостачу товаров, пересортицу, ошибки оператора или приемщика. Любое разночтение демонстрируется на экране и сопровождается сигналом для привлечения внимания. После чего сотрудники при помощи повторных проверок находят и устраняют причину (вносят корректировки).
Еще один важный инструмент для автоматизации прихода – это принтер этикеток. Существует очень много моделей такого оборудования. Главное, на что рекомендуем обращать внимание, это условия эксплуатации. Особенно это важно при использовании принтера в неотапливаемых складских помещениях.
Как видите, сам процесс приемки товара прост и сравнительно универсален. Во многих случаях возможна частичная автоматизация, которая поможет избежать сложностей с подсчетом или с пересчетом от одной системы измерения (вес) в другую (штуки).
С другой стороны, этот этап очень сильно зависит от товарной группы и особенностей работы компании, а потому бизнес-процесс для приема товара в каждом случае придется создавать практически с нуля. Надеемся, рекомендации выше вам в этом помогут.
А если вы хотите максимально упростить для себя товароучет, можете воспользоваться автоматизированным товарным учетом в сервисе «Моё дело». Это удобная система для товарного, складского и налогового учета с интернет-бухгалтерией и онлайн-кассой, интеграцией с банками, платежными системами, интернет-магазинами и CRM. Вы сможете легко контролировать остатки, отслеживать продажи, автоматизировать документооборот и платежи.
Просто загрузите товары и остатки в сервис
Попробовать бесплатноУспешной торговли!
