Проектная деятельность проводится во многих компаниях, требует контроля и подразумевает совместную работу разных специалистов. Поэтому одним из направлений менеджмента является управление проектами. Расскажем, что даёт компании применение проектного управления и какой инструментарий используется.
Главное про проектное управление:
- Проектное управление представляет собой направление деятельности, проводимое для решения задач и достижения целей через конкретные проекты.
- Внедрение управления проектами позволяет компании уменьшить затраты на выполнение проектов, использовать эффективных сотрудников, грамотно распределять задачи и ответственность между ними.
- Этапы управления проектами включают — инициацию, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
- Компании используют различные методы проектного управления, и наиболее популярными являются методы Waterfall, Agile, Scrum, Kanban. Кроме того, при проектном управлении разрабатываются стандарты — общественные, корпоративные и частные.
- Инструментарий проектного управления весьма разнообразен, и самыми используемыми являются инструменты Trello, Asana, Jira, OkoCRM, Битрикс24.
- При внедрении проектного управления в компании можно использовать три варианта — создать отдельное подразделение, назначить руководителя из своих сотрудников или привлечь его со стороны.
Проектное управление — для чего оно нужно в деятельности компании
Проектное управление — это деятельность, которая направлена на решение задач и достижение целей с максимальной эффективностью через различные проекты. Для лучшего понимания, зачем нужно внедрять в компании проектное управление, нужно рассмотреть два понятия — «процесс» и «проект»:
- Процесс ориентируется на устойчивую непрерывную рутинную деятельность, к примеру, конкретный технологический процесс. Его основой является поток ценностей и взаимодействий с цикличным повторением через определённый период времени. При управлении в данном случае используется процессно-ориентированный подход.
- Проект представляет собой уникальную цель с некоторыми ограничениями по времени, финансам и качеству, а потому план по его достижению разрабатывается каждый раз заново. При управлении в данном случае используется проектно-ориентированный подход.
Например, массовое изготовление определённого товара — это процесс, а мелкосерийное изготовление товара на заказ с созданием его модели — это проект. В основу каждого процесса заложен проект, поскольку сам процесс когда-то разрабатывался и проводился в первый раз.
На данный момент особенность бизнес-деятельности заключается в том, что она превратилась из регулярно управляемого процесса в множество уникальных единичных проектов. Дело в том, что экономические и политические условия существенно меняются, а потому компаниям нужно быстро к ним адаптироваться с целью выживания и дальнейшего ведения эффективной деятельности. А потому в бизнес-среде высоко оцениваются навыки превращения задач компании в различные проекты и управления ими.
За последние несколько лет актуальными примерами внедрения проектов в компаниях стали такие:
- ввод гибридного формата работы персонала — в офисе и на дистанционке;
- перестройка логистических цепочек поставок материалов и продажи товаров;
- цифровая трансформация и внедрение автоматизации процессов.
Внедрение в компании проектного управления имеет определённые преимущества, которые заключаются в таких основных моментах:
- Эффективное управление даёт возможность экономить ресурсы для решения поставленных задач. Требуется меньше усилий, финансов, кадров, когда между участниками команды построено рациональное взаимодействие.
- При проектном управлении перестраивается организационная структура — малоэффективных работников становится меньше, а требуемые специалисты объединяются в команды под конкретные задачи.
- Управление проектами даёт возможность распределить обязанности между участниками команды. Каждый из них знает о своей зоне ответственности и понимает, к кому он может и должен обращаться для решения какого-то вопроса.
- При проектном управлении можно выставить приоритеты, определить цели, контролировать все стадии работы, использовать критерии оценки эффективности, своевременно выявлять риски, оптимизировать бюджет.
- Компании легче внедрять инновации и выходить на новые рынки продукции.
Однако у проектного управления также есть и некоторые недостатки:
- У малых компаний не всегда есть ресурсы на внедрение управления проектами.
- К руководителю предъявляются высокие требования в части квалификации.
- Для перехода от традиционной к проектной системе управления требуется много времени.
Но даже несмотря на недостатки, проектное управление даёт возможность команде грамотно распланировать работу над продуктом и выполнять задачи максимально эффективно. Инструменты управления проектами разрабатываются, чтобы наиболее продуктивно организовать коллектив. Все специалисты имеют информацию о ходе осуществления работы и взаимодействуют друг с другом максимально полно.
Проектное управление — это своего рода перевод задач, поставленных на определённый период времени, в оцифрованный вид. В течение периода участники работают самостоятельно и не общаются с руководителем. Но при этом руководитель может контролировать процесс выполнения проекта, оценивать загруженность сотрудников и при необходимости помогать им. Управление проектами делает работу прозрачной и при этом сохраняет самостоятельность участников команды.
Этапы проектного управления согласно этапам жизненного цикла проекта
Этапы проектного управления находятся в прямой зависимости от этапов жизненного цикла самих проектов. Стадии управления проектами следующие:
- Инициация — подразумевает подтверждение того, что идею проекта нужно воплотить, поскольку она принесёт экономические выгоды. При этом нужно разработать документацию по проекту, в которой указать цель его внедрения, сроки выполнения, бюджет, риски, выгоды и лиц, которым проект будет интересен или нужен.
- Планирование — на данном этапе разрабатывается структура проекта и наполняется различной дополнительной информацией (несколько сценариев разработки, гипотезы внедрения проекта, возможность его реализации и др.).
- Исполнение — эта стадия предусматривает непосредственное выполнение проекта с одновременной коммуникацией с заказчиком и исполнителями.
- Управление и контроль — на этом этапе проводится мониторинг показателей внедрённого проекта (его эффективность, способность закрыть задачи, под которые он создавался, возникшие ошибки после внедрения и т.д.).
- Завершение — на последней стадии собирают информацию о проекте, которую можно будет использовать при работе с другими проектами.
Стандарты и методы проектного управления — какой выбрать и как использовать
Стандарты проектного управления подразделяются на три группы:
- общественные — их создают конкретно под специалистов;
- корпоративные — они разрабатываются в самой компании;
- частные — их формируют под определённый проект.
Кроме того, также есть международные стандарты, в которых прописаны принципы проектного управления в разных странах, к примеру, стандарт PMBoK.
В стандарте указывается руководство по управлению проектами и описание всех используемых терминов.
Методы проектного управления представляют собой системы принципов, механизмов, процедур и инструментов, применяемых при данном виде деятельности. Методы отличаются от стандартов тем, что в них, ко всему прочему, прописывается план, по которому работу можно выполнить.
Существует довольно много методов управления проектами, которые различаются по сферам применения, структуре и детализированности.
Можно применять такие методы проектного управления:
-
Waterfall («водопад» или каскадная модель) — при этом методе все задачи проекта решаются последовательно и строго по плану, который был разработан изначально. Такая модель применяется при соблюдении некоторых условий:
- требования к проекту детально продуманы и не будут изменяться;
- команда знает заранее, какие будут применяться технологии выполнения проекта;
- приоритет выполнения проекта заключается в высоком качестве получаемого продукта;
- заказчик проекта не участвует в его создании, то есть ему предоставляется только готовый результат;
- по проекту заранее подсчитаны и утверждены точные сроки и бюджетное финансирование;
- исполнитель уже создавал подобный проект ранее.
-
Agile (гибкая методология разработки) — при этом методе предполагается, что управление проектом может изменяться на какой-то стадии и подстраиваться под какие-то изменения. Такая модель применяется при соблюдении некоторых условий:
- по проекту окончательно не установлен и не утверждён конкретный список требований, а потому его цели и задачи корректируются в процессе выполнения;
- на выполнение проекта отведены короткие сроки;
- заказчик проекта участвует в его создании на всех этапах, а потому ему важно иметь возможность вносить какие-то корректировки в любой момент.
-
Scrum — этот метод является ответвлением метода Agile. При его применении задачи выполняют за короткие промежутки времени (спринты), во время которых подготавливают часть проекта, тестируемой и демонстрируемой заказчику. Далее, с учётом рекомендаций клиента, проект дорабатывают.
-
Kanban — этот метод также является ответвлением метода Agile. Он применяется для того, чтобы равномерно загрузить сотрудников работой. Такой подход позволяет управлять выполнением проекта более эффективно. Особенностью данного метода является использование визуализации проекта, к примеру, доски инструментов проектного управления.
Какой метод проектного управления выбрать — зависит от специфики, характеризующей конкретный проект. К примеру, в строительстве и при возведении сложных инженерных конструкций используется метод Waterfall. Что касается метода Agile, то он часто применяется при разработке программного обеспечения, внедрения автоматизации и цифровизации.
Инструменты проектного управления с учётом специфики проекта
Для эффективной работы проектной команды, грамотного распределения обязанностей среди участников, управления ресурсами можно применять такие инструменты:
- Trello — довольно популярный инструмент проектного управления. В его основе — наглядные доски, карточки, перечни, через которые общаются участники команды. В инструменте создаются доски для планирования проектов, прописываются этапы их выполнения и статусы. На карточках указывается конкретная проектная задача, сроки её выполнения, ответственные сотрудники, комментарии руководства. К ним можно добавлять файлы вложения, делать отметки, проверять статус выполнения. Инструмент позволят наглядно отслеживать процесс выполнения проекта по этапам.
- Asana — также весьма популярный инструмент проектного управления. Он предназначен для отслеживания статуса проекта, управления участниками команды, координации их действий. В инструменте создаются задачи, указываются сроки их выполнения, приоритетность выполнения и ответственные сотрудники. Для удобства можно использовать общий календарь, в котором указан план выполнения проекта и дедлайны его отдельных стадий. Дополнительно можно выгружать отчёт для отслеживания прогресса выполнения проекта. Инструмент позволяет управлять сложными проектами с несколькими этапами, и часто он выбирается не только для внутренней работы, но и для взаимодействия с заказчиками.
- Jira — инструмент подходит для разработки программного обеспечения, особенно когда применяется метод проектного управления Agile. Он позволяет не только составлять задачи по проекту, но и организовать их по версиям или истории выполнения. Инструмент даёт возможность отслеживать процесс выполнения проекта и оценивать сроки работы. Для визуализации процесса используется Agile-доска.
- OkoCRM — инструмент содержит отдельные карточки для каждой глобальной задачи, а истории (отдельные задачи каждого участника команды) оформлены в чек-листы. Любой проект в инструменте можно разложить на конкретные задачи, отслеживать их выполнение и анализировать прогресс по проекту.
- Битрикс24 — инструмент отечественного производства совместим с методом Kanban. С его помощью можно эффективно выполнять фильтрацию в задачах по проекту.
Выбор инструмента проектного управления должен проводиться с учётом специфики создаваемого проекта. По некоторым проектам вполне достаточно использовать карточки с описанием деталей, дедлайнов и ответственных сотрудников. По другим — нужна логическая связь, чтобы не запутаться в этапах выполнения.
Варианты внедрения проектного управления в компании
Перед внедрением управления проектной деятельностью в компании нужно решить, как организовать взаимодействие между участниками команды. Также нужно учесть, какие обязанности будут у линейных подразделений, и решить новые проблемы, касающиеся финансовой и технической стороны.
Такие решения влияют на то, каким образом будет устроено проектное управление в компании:
- Создание нового проектного отдела, когда имеющаяся структура управления не способна выполнить поставленные задачи. Подразделение будет координировать действия и привлекать линейных сотрудников. Ответственность распределяется между участниками команды, и в ней нет главного.
- Руководителем проектного управления назначается начальник одного из действующих подразделений, который включает в команду линейных сотрудников. При возникновении конфликтной ситуации её решением занимается руководитель более высокого статуса. При таком подходе появляется существенная угроза — постоянное вмешательство руководителей не позволяет эффективно реализовать новые идеи и инициативы.
- Руководителем проектного управления назначают стороннего человека, который получает все полномочия по проекту. То есть он несёт полную ответственность за планирование, финансирование и поиск ресурсов для выполнения проекта, но учитывает временные и финансовые ограничения в компании. Он работает только над достижением цели, а операционную работу выполняют линейные сотрудники.
Когда для выполнения проекта запланировано много этапов и по нему сложная реализация, часто применяют третий вариант организации проектного управления. К примеру, такой подход используют при оказании IT-услуг, в электронной или аэрокосмической сфере деятельности.
