Для отражения расходов, связанных со служебными командировками работников, работодателю нужно отразить в учете:
- выдачу (возврат) аванса (денежных средств) на командировочные расходы;
- командировочные расходы.
Вместо наличных денег (или дополнительно) работнику, направляемому в командировку по России (или в загранкомандировку), работодатель вправе выдать, например, корпоративную пластиковую карту или перевести деньги на его зарплатную (личную) банковскую карту.
При возврате из командировки часть выданного аванса у работника может остаться неизрасходованной. Возврат неизрасходованных сумм производится в кассу организации в установленный срок.
Кроме того, деньги, выданные под отчет и не возвращенные в установленный срок, можно удержать из зарплаты работника.
Бухгалтерское обслуживание от 1 667 руб./мес
При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему следующие затраты:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- суточные (дополнительные расходы , связанные с проживанием вне постоянного местожительства);
- иные расходы , произведенные с разрешения или с ведома работодателя.
При этом способ оплаты данных расходов командированному работнику (непосредственно работодателем или в виде компенсации расходов работника) значения не имеет. Указанные командировочные расходы могут быть произведены самим работодателем. Например, он может:
- приобрести для командированного работника билеты на проезд к месту командировки и обратно;
- оплатить гостиницу;
- снять и оплачивать для него квартиру в месте командировки и т.п.
Основным документом, подтверждающим обоснованность командировочных расходов, является авансовый отчет (с приложением подтверждающих документов ), утвержденный руководителем организации. Кроме того, именно в момент утверждения данного документа появляется возможность определить точную сумму расходов, понесенных работником в командировке. При этом наличие таких документов, как служебное задание и приказ о направлении работника в командировку, для подтверждения расходов не обязательно. Более подробная информация по данному вопросу доступна зарегистрированным пользователям сервиса "Моё дело".
