Всё больше компаний переходит на безналичные расчёты, но работу с наличными деньгами также ведут, хотя и в меньшем объёме. В бухучёте требуется корректно отражать кассовые операции с учётом указаний ЦБ РФ. За нарушение кассовой дисциплины назначают штрафные санкции.
Главное про риски расчётно-кассовых операций:
- Риски расчётно-кассовых операций становятся причиной неверного отражения информации в учёте и формирования недостоверной бухгалтерской отчётности.
- Общие риски, возникающие при проведении кассовых операций, классифицируются на связанные с законодательством, ведением операционной деятельности, искажением хозяйственных операций и др.
- Специфические риски кассовых операций в основном касаются нарушения кассовой дисциплины, регулируемой указаниями ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 и № 5348-У от 09.12.2019.
- Для соблюдения кассовой дисциплины требуется корректно оформлять кассовые документы, контролировать лимит остатка кассы, использовать наличную выручку на конкретные цели, соблюдать лимит расчётов с юрлицами и ИП.
- Ответственность за нарушение кассовой дисциплины установлена в п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ — 4-5 тыс. руб. для ИП и должностных лиц, 40-50 тыс. руб. для юрлиц.
Общие риски, возникающие при работе с наличными деньгами
Риск представляет собой событие, из-за которого для организации могут возникнуть негативные последствия (убытки и потери, санкции со стороны проверяющих органов, искажение финансовой отчетности и др.). Все риски, которые возникают при учёте денежных средств и их эквивалентов, интегрируются в учётную информацию и отражаются в финансовой отчётности, искажая её.
Можно представить такую классификацию бухгалтерских рисков при осуществлении кассовых операций, которые оказывают наибольшее влияние на достоверность и надёжность бухгалтерской отчётности:
- Риски, связанные с нормами и положениями законодательства появляются, когда:
- вносятся изменения в нормативно-правовую документацию, кодексы и законы;
- неверно или двояко трактуются положения законодательства;
- отсутствует законодательное регулирование учёта определённых хозяйственных операций.
- Риски при операционной деятельности появляются, когда:
- не хватает сотрудников бухгалтерии;
- бухгалтер имеет недостаточную квалификацию;
- служебные обязанности распределяются нерационально;
- в бухгалтерии наблюдается большая текучка кадров;
происходит частая смена главного бухгалтера компании.
- Риски, связанные с искажением информации и недостоверностью бухгалтерских сведений, появляются когда:
- сотрудники бухгалтерии некомпетентны и не имеют знаний на своём участке учёта;
- искажение информации произошло в результате сговора недобросовестных сотрудников;
- нарушили правила ведения бухгалтерского и налогового учёта;
- не соблюдали правила и методы учёта, которые утверждены учётной политикой;
- имеются нетипичные, редкие, нестандартные операции, которые носят несистемный характер и фиксируются в бухучёте неправильно.
Специфические риски, связанные с нарушением правил осуществления расчётно-кассовых операций
Деньги и денежные эквиваленты — наиболее ликвидные и ценные ресурсы компании, а потому корректный учёт их наличия и движения помогает обнаружить резервы рационального использования, выявить новые источники поступления и изменить направления расходования, а также маневрировать деньгами с максимальной эффективностью.
Риски ошибок и нарушений в учёте расчётно-кассовых операций приводят в результате к искажениям финансовых показателей деятельности компании. Это часто вызывает финансовые злоупотребления должностных лиц и прямое хищение денег.
Рисками, связанными с нарушением кассовой дисциплины, являются:
- неполное отражение в бухгалтерском и налоговом учёте операций с деньгами и денежными эквивалентами;
- некорректное оформление первичной учётной документации по учёту наличных денег и их эквивалентов;
- присвоение денег, которые получены с расчётного счёта в банке;
- неоприходование либо неполное оприходование денежных средств, которые получены с расчётного счёта в банке или от юридических и физических лиц;
- излишнее списание денежных средств по кассе через специальное занижение итоговых оборотов по приходу или завышение итоговых оборотов по расходам в кассовой книге;
- излишнее списание денежных средств по кассе из-за ошибок в бухгалтерских счетах, арифметических действиях, а также в связи с повторным списанием или зачислением сумм по одним и тем же документам;
- превышение установленного лимита расчёта наличными деньгами с юрлицами и ИП;
- превышение лимита денежных средств в кассе;
- отсутствие в документации подписей должностных лиц;
- несвоевременное отражение приходно-расходных операций в учётных регистрах;
- списание денежных средств по кассе без оснований или по поддельным документам;
- ошибки в написании сумм в расходных кассовых ордерах получателями денежных средств;
- несовпадение дат либо сумм в приходных и расходных кассовых ордерах с аналогичными показателями в кассовой книге и иных учётных регистрах;
- прямое хищение денег из кассы.
Риски, связанные с проведением и учётом безналичных банковских операций, могут быть такие:
- отсутствие платёжных документов, которые подтверждают факт проведения операции;
- наличие документов, которые оформлены с ошибками;
- неполное зачисление наличных денежных средств, сданных в банк для внесения на расчётный счёт;
- несоответствие сведений в платёжных документах с фактическим перечислением денег.
Кассовая дисциплина — что это и кто должен соблюдать
В общем смысле кассовая дисциплина представляет собой правила и порядок работы с наличными деньгами. Она регулируется такими документами:
- указание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 — в части порядка осуществления кассовых операций;
- указание ЦБ РФ № 5348-У от 09.12.2019 в части правил осуществления наличных расчётов.
Согласно обозначенным нормативным документам, кассовая дисциплина — это:
- своевременное и правильное оформление кассовой документации;
- контроль лимита остатка кассы;
- целевое использование наличной выручки;
- соблюдение лимита наличных расчётов с юрлицами и ИП.
Кассовую дисциплину должны соблюдать те субъекты, которые при ведении деятельности работают с наличными денежными средствами. При этом не имеют значения их организационно-правовая форма, размер доходов, режим налогообложения и иные характеристики.
Для ИП, микропредприятий и малых организаций имеется послабление в кассовой дисциплине. Они вправе осуществлять кассовые операции в упрощённом порядке (п. 1 указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014). Он предусматривает возможность отказаться от оформления кассовой документации, но всё же безопаснее формировать ПКО, РКО и кассовую книгу во избежание конфликтов с ИФНС.
Кроме того, послаблением для данных субъектов является возможность отказаться от установления лимита кассы, то есть в кассе они могут хранить наличку в любом объёме. Чтобы использовать данный момент в своей деятельности, нужно издать соответствующий приказ, в котором указать ссылку на абз. 10 п. 2 указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.
Своевременное и правильное оформление кассовой документации
Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 регламентированы формы кассовых документов. Они обязательны к применению и могут вестись как в бумажном виде, так и в электронном формате, но в этом случае их обязательно распечатывают и подписывают.
При ведении кассовых операций заполняются такие формы:
- № КО-1 — приходный кассовый ордер (ПКО) заполняют при приёме наличных денежных средств. Форма составляется при каждом поступлении денег, однако когда расчёт дополнительно подтверждают кассовыми чеками или БСО, оформляется один ПКО на общую сумму денег, полученных за день. В приходном ордере две части — квитанцию к нему отрывают и выдают покупателю в качестве подтверждающего оплату документа;
- № КО-2 — расходный кассовый ордер (РКО) — заполняют при выдаче наличных денежных средств по разным направлениям расходов (зарплата, возврат клиенту, под отчёт и др.). Расходный ордер подписывается не только кассиром, но также главбухом и директором. Кроме того, получатель наличных денег также ставит свою подпись в ордере. В документе указываются его паспортные данные и сумма полученных денег (прописью);
- № КО-4 — кассовая книга заполняется на основании оформленных ПКО и РКО и показывает движение денежных средств в кассе за каждый день и за отчётные периоды;
- №КО-5 — книга учёта выданных и принятых денег заполняется, когда в организации несколько кассиров, одного из которых назначают старшим. В книге фиксируется информация о передаче наличных денег между ними в течение дня.
Также может использоваться форма № Т-49 (расчётно-платёжная ведомость), регламентированная постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Она заполняется, когда зарплату и иные выплаты сотрудникам выдают наличными деньгами из кассы. Вместо такой ведомости можно заполнять отдельно платёжную и отдельно расчётную ведомости.
Контроль лимита остатка кассы
Компания может хранить в кассе наличку лишь в пределах определённого лимита, который она рассчитывает сама одним из способов:
- по размеру наличной выручки, поступающей от клиентов;
- по сумме расходования наличных денег.
При выборе первого варианта лимит считается таким образом:
- Сначала размер наличной выручки за определённый период делится на количество рабочих дней в этом же периоде.
- Затем полученный результат умножается на количество рабочих дней в периоде между днями сдачи налички на расчётный счёт в банк.
Пример расчёта лимита остатка кассы с учётом размера выручки
Допустим, компания работает все дни в неделю без выходных. Следовательно, в 4 квартале 2024 года рабочих дней у неё — 92 (в октябре 31 день, в ноябре 30 дней, в декабре 31 день). Выручку компания сдаёт на расчётный счёт каждые 5 дней. Выручка по месяцам:
- октябрь — 1,5 млн. руб.;
- ноябрь — 1,3 млн. руб.;
- декабрь — 2 млн. руб.
Лимит кассы: (1,5 млн. + 1,3 млн. + 2 млн.) / 92 * 5 = 260 869,57 руб. При округлении получается сумма 261 тыс. руб.
Если организация получает всю выручку на расчётный счёт, с которого снимает некоторые суммы для проведения расходных операций наличными по кассе, она может посчитать лимит остатка на основании суммы расходов. Принцип расчёта аналогичный первому варианту, только надо учесть не частоту сдачи налички на расчётный счет, а частоту снятия денег с него, и не размер выручки, а сумму произведённых расходов за период.
Вычисленный лимит остатка кассы нужно утвердить приказом директора. Поменять утверждённый размер можно в любое время, поскольку объём оборота наличности не всегда одинаковый.
Целевое использование наличной выручки
Расходовать наличную выручку разрешено на конкретные цели, обозначенные в п. 1 указания ЦБ РФ № 5348-У от 09.12.2019:
- оплата труда и социальные выплаты (зарплата, премиальные, отпускные, выходное пособие, и др.);
- страховые суммы по договорам страхования граждан;
- личные расходы ИП;
- оплата товаров, работ, услуг (исключение — ценные бумаги), и когда оплата осуществляется между юрлицами и ИП, установлен лимит — 100 тыс. руб. по одному договору;
- выдача денег подотчётным сотрудникам, в т.ч. на командировку;
- возврат клиентам за оплаченные товары, работы, услуги;
- выдача займов;
- выдача налички по операциям банковского платёжного агента.
Зачастую компании используют поступившую наличную выручку для оплаты аренды какого-либо имущества. Однако это нецелевой расход выручки, поскольку по ГК РФ аренда не является услугой (исключение — аренда транспорта с экипажем). Чтобы избежать проблем с ИФНС, лучше оплачивать аренду не из наличной выручки, а деньгами, снятыми с банковского счёта.
Соблюдение лимита расчётов с юрлицами и ИП
В п. 4 указания ЦБ РФ № 5348-У от 09.12.2019 обозначена максимально возможная сумма расчётов наличными деньгами между юрлицами и ИП в любом их соотношении (два юрлица, два ИП, юрлицо и ИП). Лимит составляет 100 тыс. руб. по одному договору. Данное ограничение не распространяется на физлиц без статуса ИП, в т.ч. самозанятых без этого статуса (п. 5 этого указания ЦБ РФ).
При этом нужно учесть, что здесь имеется в виду именно вся сумма договора, а не разовый платёж по нему. К примеру, когда ежемесячная аренда — 20 тыс. руб., а срок договора — 11 месяцев, оплачивать наличными деньгами разрешается лишь 5 месяцев. Остальные арендные платежи требуется перечислять в безналичном порядке.
Ограничение установлено в целом на договор — не только на основные платежи по нему, но и на возможные санкции (пени, штрафы, неустойки, возмещение убытков).
Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины
В п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрены штрафные санкции за несоблюдение кассовой дисциплины:
- 4-5 тыс. руб. — для ИП и должностных лиц;
- 40-50 тыс. руб. — для юрлиц.
Штрафы назначают при таких нарушениях:
- сумма расчётов наличными деньгами между юрлицами и ИП больше 100 тыс. руб. по одному договору;
- остаток налички в кассе превышает утверждённый лимит;
- выручку наличными деньгами использовали не по целевому назначению;
- не соблюдается порядок хранения наличных денег и денежных документов;
- наличные деньги не оприходованы в кассу в полном или частичном объёме.
Если правонарушение совершили в первый раз, штраф могут заменить предупреждением. Кроме того, когда нарушителем является микропредприятие или малая организация, размер ответственности составит половину штрафа — 20-25 тыс. руб. Ещё один позитивный момент — срок давности по привлечению к ответственности по данным правонарушениям составляет только 2 месяца.
