В прошлой статье мы рассказали, как организовать товарный учет в сервисе «Моё дело». В том числе, мы упоминали о возможности нажатием одного «переключателя» добавлять документ одновременно в управленческий ( внутренний) учет и в систему регламентного (бухгалтерского и налогового) учета.
Сегодня мы поговорим о том, как в сервисе «Моё дело» организованы бухгалтерский, налоговый и кадровый учет – важнейшие составляющие, без которых невозможно представить себе работу любой компании.
Остановимся на том, зачем нужна синхронизация, и почему эти виды учета важно объединять между собой.
Регламентная отчетность: как избежать ошибок
Все регламентированные государством виды документооборота и связанной с ним отчетности требуют максимального внимания и точности. Любое, даже непредумышленное, нарушение чревато в лучшем случае штрафом, а в худшем – судебным преследованием. Поэтому крайне важно внимательно следить за сроками сдачи каждого вида отчетности и не допускать ошибок в данных.
Причина большинства ошибок – человеческий фактор.
Например:
- При вводе документа в систему неточно указали данные: цифры, название контрагента, адрес и пр.
- Отдел продаж вовремя не передал в бухгалтерию приходные или расходные документы.
- Бумажный документ не ввели в бухгалтерскую систему и т.д.
Конечно, перед отчетным периодом проводятся многочисленные сверки с поставщиками и покупателями и другие проверки. Но даже при своевременном выявлении возможной ошибки предстоит большая работа, которой можно избежать.
Решение простое – использование единой информационной системы с автоматической синхронизацией, которая удобно реализована в сервисе «Моё дело».
Как это работает
- Любой документ может проходить как внутренний (управленческий) учет, так и одновременно внутренний и регламентированный учет, т.е. передаваться в бухгалтерию для формирования отчетности.
- Документ формируется один раз, что снижает влияние человеческого фактора.
- Возможные ошибки выявляются в процессе – на этапах инвентаризации и текущей работы с товарами.
- Бухгалтерия получает сведения в режиме реального времени из всех подразделений.
Отдельно стоит сказать несколько слов о кадровом учете, который также реализован в сервисе «Моё дело». С одной стороны, он является одним из видов внутреннего учета компании. С другой – данные о сотрудниках также необходимы бухгалтерии для начисления зарплаты, расчета налогов и т.д.
Разные виды учета требуют собственной документации, отдельных справочников, подходящих для работы. Потому нередко их и разделяют по отдельным программам или компонентам. В сервисе «Моё дело» этот вопрос решен при помощи синхронизации.
Пример синхронизации: продажа товара в сервисе «Моё дело»
Итак, в сервисе «Моё дело» работает компания, реализующая товары. Эти товары уже оприходованы и хранятся на складе. Поступает заказ от покупателя.
Действия продавца:
- Создается документ «Накладная».
- В документе указываются товарные позиции, их количество и цены.
- В специальном поле указывается контрагент.
- В закладке «Учет» указывается счет учета.
Все эти действия необходимы для ведения учета товаров, остатков, взаиморасчетов с покупателями, т.е. для внутреннего учета.
В системе предусмотрена возможность провести документ по налоговому и бухгалтерскому учету сразу. В этом случае документ дополняется полями, где указываются необходимые проводки. Т.е. бухгалтер указывает счета и субконто, формирует проводки, которые добавляются в налоговый или бухгалтерский отчеты.
Бухгалтерские проводки можно формировать сразу, а можно, в случае необходимости, исправить уже при формировании отчетности. Если при формировании отчета бухгалтер видит в нем какую-то ошибку, то он заходит в документ, вносит исправления, и отчеты автоматически пересчитываются.
В сервисе можно формировать любые бухгалтерские и/или налоговые отчеты на основе документов, используемых в текущей работе. Механизм работы одинаковый, отличаются только отчеты. При этом заметно снижается как объем работы бухгалтера, так и влияние человеческого фактора.
О кадровом учете
Кадровый учет (раздел «Зарплата») намного меньше связан с закупками или продажами, поэтому здесь используется преимущественно собственный набор справочников и документов. Тем не менее, данные из «кадров» регулярно нужны для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности.
В сервисе «Моё дело» есть все необходимое для удобного ведения кадрового учета. При этом все подразделения компании работают в общей системе, в едином
информационном пространстве, и бухгалтерии не нужно запрашивать данные для формирования отчетов, а система сама использует нужные справочники и документы.
Автоматизация при формировании проводок
Еще один плюс работы в сервисе «Моё дело» – возможность автоматического заполнения проводок при добавлении документа в перечень регламентных.
Бухгалтер один раз заполняет справочники проводок, счетов, субсчетов. Указывает тип проводки и вид деятельности, к которому она относится.
Далее достаточно грамотно вести хозяйственную деятельность компании, и тогда проводки будут аккуратно устанавливаться в автоматическом режиме.
Например:
- Товар приходуется на основе накладной от поставщика.
- Ответственный сотрудник вносит данные: информацию о поставщике и договоре, номер накладной поставщика, перечень товаров и цены.
- Заканчивая формирование документа, указывает «проводить по регламентному учету».
В результате в товарном учете на остатках появляются оприходованные наименования, а в бухгалтерском и/или налоговом учете отображаются документы с соответствующими проводками. Никаких дополнительных действий со стороны бухгалтерии не требуется.
Аналогично в сервисе можно работать с каждой расходной накладной или инвентаризацией. Главное – не забывать указывать тип учета документа.
По итогам отчетного периода бухгалтер формирует отчет, проверяет его перед отправкой. Если выявляет ошибочную проводку, вносит правки. При правильных настройках ошибки практически исключены и могут возникнуть только из-за человеческого фактора. Например, вы или ваш сотрудник может неверно указать номер договора.
Для товарного учета такие неточности не принципиальны до момента сверки с покупателем или поставщиком (обычно производится при отсрочках платежей).
Поэтому ошибка может быть не выявлена до момента формирования отчетности. Такие ошибки единичны, и опытный бухгалтер их выявляет быстро.
Благодаря синхронизации, работа ведется в одной общей системе, все необходимые для отчетности данные поступают в бухгалтерию автоматически и разносятся по нужным счетам и проводкам. Отчеты формируются своевременно. Вероятность ошибок или пропущенных сроков минимизируется.
Преимущества единой системы
Возможно, многие при чтении статьи вспомнили, что можно использовать разные системы и при этом организовать обмен данными. Казалось бы, какая разница? На самом деле, синхронизация в едином программном решении предоставляет гораздо больше возможностей, чем интеграция разных систем:
- При интеграции обмен данными производится по расписанию. В общей системе любые документы и справочники доступны в режиме реального времени.
- Обмен данными между системами дополнительно требует участия человека. Документ передается в состоянии «не проведен», так как возможны ошибки при передаче данных (незаполненные поля и т.д.). Все это проверяется дополнительно. В сервисе «Моё дело» вы получаете готовые документы со всеми необходимыми проводками.
- Использование нескольких программных продуктов, настройка обмена данными – это дополнительные расходы. Нужно оплатить каждую систему отдельно плюс услуги специалиста, который настроит обмен данными. А в некоторых случаях такой обмен вообще невозможен.
- В сервисе «Моё дело» все необходимое собрано в едином продукте, в том числе, решения по синхронизации. Остается только настроить справочники и внести данные, что легко сможет сделать любой пользователь. И можно начинать работу.
- Синхронизация работы нескольких подразделений в рамках единой программной системы «Моё дело» — оптимальное решение для малого и среднего бизнеса. Если у вас нет особых специфических потребностей, связанных с особенностями производства, эта система наилучшим образом решит все поставленные задачи.
