По закону компании и ИП должны хранить бухгалтерские, кадровые или налоговые документы. Срок хранения: год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет, 75 лет или постоянно.
Рассказываем,сколько хранить документы, чтобы не попасть на штрафы.
Общая информация о хранении документов
Электронные документы хранят на физических носителях и программах, с помощью которых их можно открыть и проверить электронные подписи.
Сроки хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором по документам закончили делопроизводство. По реестрам, журналам, книгам учёта — с 1 января года, следующего за годом, в котором закончили их вести.
Например, приказы считаются законченными делопроизводством после выполнения распоряжений, которые в них прописаны: если в январе 2023 года объявили работнику выговор, первый год хранения приказа — с 1 января 2024 года.
Если для документа прописано два срока хранения: 75 или 50 лет, ориентируются на срок 50 лет для текущих документов и 75 — для документов до 2003 года.
Документы, которые нужно хранить постоянно, минимум через 10 лет необходимо передать в архив. Его организуют самостоятельно или обращаются в специализированные организации, например, в государственный или муниципальный архив региона.
После того, как сроки хранения истекли, документы уничтожают. Порвать и выбросить нельзя. Делают это по определённым правилам, о них расскажем ниже.
Кадровые документы
Определить срок хранения кадровых документов можно по разделу 8 Перечня Росархива.
1 год хранят заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой. 3 года:
- приказы о дисциплинарных взысканиях, кроме увольнения;
- уведомления и предупреждения работников, например, о предстоящем увольнении, о сокращении;
- согласие на обработку персональных данных — 3 года после истечения срока согласия или его отзыва;
- переписка по вопросам приёма на работу, перевода и увольнения;
- графики отпусков.
5 лет:
- приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, об отзыве из них, продлении и перенесении, об ученических отпусках, о направлении в командировку, о служебных проверках;
- отчёты о командировках;
- договоры о полной материальной ответственности — 5 лет после увольнения или смены материально ответственного лица;
- журналы учёта чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, отпусков, выдачи справок работникам;
- документы по ведению воинского учёта;
- табели учёта рабочего времени по всем работникам, кроме «вредников».
45 лет:
- документы о проведении спецоценки при нормальных условиях труда;
- журналы регистрации несчастных случаев на производстве;
- журналы учёта инструктажей по охране труда.
75 или 50 лет:
- приказы о приёме на работу, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, отпусках без сохранения зарплаты и по уходу за ребёнком, повышении квалификации, об установлении зарплаты или её изменении;
- приказы обо всех отпусках и командировках «вредников»;
- личные карточки работников, их должностные инструкции,
- личные дела, в том числе руководителей;
- сведения о трудовой деятельности и стаже;
- трудовые договоры, допсоглашения к ним;
- табели учёта рабочего времени по «вредникам»;
- журналы учёта приёма, переводов и увольнения работников, личных дел, личных карточек, трудовых договоров, движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- документы о проведении спецоценки при вредных условиях труда;
- трудовые книжки, которые работники не забрали после увольнения.
Постоянно:
- положения о работе с персональными данными, об оплате труда, премировании работников;
- коллективный договор;
- штатное расписание и изменения к нему.
Вместе с приказами нужно хранить приложенные к ним документы-основания: заявления, докладные записки, справки. Например, для приказа об увольнении основанием может быть заявление об увольнении.
Налоговые документы
Сроки их хранения прописаны в разделе 4.3 Перечня Росархива, в Постановлении Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 года и в отдельных пунктах Налогового кодекса. Если для одного документа в нормативке указаны разные сроки хранения, лучше ориентироваться на максимальный.
5 лет:
- счета-фактуры;
- книги покупок и продаж, дополнительные листы к ним;
- журнал учёта счетов-фактур;
- налоговые декларации и расчёты;
- документы по НДФЛ;
- КУДиР организаций и ИП на упрощёнке;
- расчёты, заявления, решения, ведомости, переписка и другие документы об освобождении от уплаты налогов, льготах, отсрочке уплаты или отказе в ней.
6 лет:
- документы для расчёта и уплаты страховых взносов;
- карточки индивидуального учёта выплат и начисления страховых взносов;
- справки, заявления, переписка по реструктуризации задолженности по налогам и взносам.
75 или 50 лет:
- документы по НДФЛ, если по работникам нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты;
- расчёты по страховым взносам.
Документы, подтверждающие полученный убыток, должны храниться в течение всего срока, пока вы уменьшаете налоговую базу на сумму убытка.
Бухгалтерские документы
Сроки их хранения — в разделе 4.1 Перечня Росархива.
5 лет:
- промежуточная бухотчётность, а если нет годовой, промежутку нужно хранить постоянно;
- учётная политика с приложениями;
- регистры бухучёта — главные книги, журналы операций, оборотные ведомости и другое;
- кассовые книги;
- корешки чековых книжек;
- банковские документы;
- акты приёма-сдачи, списания имущества и материалов, накладные;
- переписка по вопросам бухучёта, автоматизации учёта и отчётности;
- авансовые отчёты;
- документы по дебиторской и кредиторской задолженности (акты сверки, переписка и другое) — 5 лет после погашения долга.
10 лет после возмещения ущерба хранят документы о недостачах, растратах, хищениях, например, справки, акты, переписку. Если было заведено уголовное дело, а 10 лет уже истекло, — до принятия решения по делу.
Постоянно:
годовая бухотчётность и аудиторское заключение по ней; передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним.
Если проводится проверка, либо возникли споры и разногласия, то первичные учётные документы (кассовые и банковские книги, чековые корешки, авансовые отчёты и другое) нужно хранить до того, как вынесут решение по проверке, даже есть срок хранения истёк.
Документы по оплате труда
Сроки их хранения — в разделе 4.2 Перечня Росархива.
5 лет:
- заявления, справки, переписка и другие документы по выплате матпомощи, выплатах больничных и других пособий;
- исполнительные документы по удержаниям из зарплаты;
- заявления, справки и другие документы по оплате учебных отпусков;
- переписка о выплате зарплаты;
- журналы, базы данных учёта неполученной (депонированной) зарплаты.
6 лет:
- расчётно-платёжные и платёжные ведомости по зарплате;
- расчётные листки по зарплате;
- документы о получении зарплаты и других выплат.
75 или 50 лет:
- лицевые счета работников;
- договоры ГПХ и акты приёма-сдачи к ним;
- расчётные листки по зарплате, если по работникам не вели лицевые счета.
Как и где хранить документы
Хранить бухгалтерские документы нужно по правилам из закона «О бухучёте» и п. 23-27 ФСБУ 27/2021:
- Документы хранят там, где они будут защищены от сырости, выцветания, пожаров, затоплений, грызунов и других вредных воздействий. К ним не должно быть свободного доступа людей, которые могут что-то подменить или испортить.
- Документы нужно хранить в том виде, в котором они были изначально составлены. То есть, нельзя выбросить бумажный оригинал и хранить только его отсканированную версию. Точно так же нельзя удалить из базы данных электронные документы и хранить их распечатки.
- Если документы утеряны или испорчены, нужно принять все меры, чтобы их восстановить.
- При смене руководства нужно передать новому руководителю документы. Порядок передачи организации и ИП прописывают во внутренних положениях.
С 1 января 2024 вступит в силу абз. 1 п. 25 ФСБУ 27/2021 — хранить документы и размещать бухгалтерские базы нужно будет на территории России. То есть, если вы ведёте бухучёт в системе, которая находится на зарубежном сервере, нужно будет перенести базу данных на территорию Россию. По сообщению Минфина это правило можно применять не дожидаясь 2024 года.
У бумажных трудовых книжек и вкладышей особые правила хранения — п. 41 Приказа Минтруда № 320н от 19 мая 2021 года. Их хранят как документы строгой отчётности, например, в сейфах или запертых металлических шкафах.
Что делать, когда срок хранения документов истёк
Оформите приказ о создании экспертной комиссии как минимум из трёх работников. Председателем назначьте руководителя кадровой службы или другого сотрудника, отвечающего за делопроизводство.
ИП без работников может не делать такой приказ и провести всю процедуру самостоятельно.
Экспертная комиссия должна проверить, правильно ли рассчитаны сроки хранения бумажных и электронных документов, определить, какие из них нужно уничтожить. По итогам комиссия составляют акт на уничтожение документов.
После этого документы можно уничтожить без возможности восстановления, например, измельчить в шредере. Электронные документы удаляют с носителей информации.
Если нужно избавиться от большого количества бумажных документов, можно обратиться в специализированную организацию, например, в пункт приёма вторсырья. Передачу бумаг нужно оформить приёмо-сдаточной накладной в свободной форме.
После того, как документы будут уничтожены, оформите акт. Укажите в нём каким способом вы избавились от документов, их наименование, количество, должности и ФИО работников, которые присутствовали при уничтожении.
Ответственность за неправильное хранение
Пока срок хранения документов не истёк, их может запросить налоговая инспекция. Если вы уничтожите первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учёта раньше срока — показывать налоговой будет нечего. За это штрафуют.
По ст. 120 НК РФ штраф за грубое нарушение правил учёта:
- 10 000 руб., если нарушение было в течение одного налогового периода;
- 30 000 руб., если в нескольких периодах;
- 20% от неуплаченного налога или взноса, но минимум 40 000 руб, если нарушение привело к занижению налоговой базы.
По ст. 126 НК РФ за непредставление в срок первички, необходимой для налогового контроля, штраф 200 руб. за каждый непредставленный документ. Если в течение 12 месяцев ИП или организацию уже наказывали за такое же нарушение, по п. 4 ст. 114 НК РФ штраф составит 400 руб. за каждый документ.
По ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ за отсутствие первичных документов оштрафуют должностных лиц организации, например, руководителя, на сумму от 300 до 500 руб. На ИП это не распространяется.
За неправильное хранение документов, которые нужно передавать в архив, может наказывать при проверках Росархив и его территориальные органы. Для этого есть штрафы по ст. 13.20 КоАП РФ:
- от 5 000 до 10 000 руб — для организаций;
- от 3 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц и ИП.
За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек работодателя могут оштрафовать инспекторы ГИТ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- от 30 000 до 50 000 руб. — для организаций;
- от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц и ИП.
За такое же нарушение, если его совершить ещё раз, оштрафуют по ч. 2 ст. 5.27 КоАП:
от 50 000 до 70 000 руб. — для организаций; от 10 000 до 20 000 руб. — для должностных лиц и ИП.
Должностному лицу штраф могут заменить на дисквалификацию от одного года до трёх лет.
В кадровых документах есть персональные данные работников. Если их просто выбросить, это может привести к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности за разглашение персональных данных — ст. 90 ТК РФ.
