Документ, подтверждающий факт доставки грузов и содержащий полную информацию о товаре, его отправителе и получателе, называется товарно-транспортной накладной (ТТН). На её основании нельзя списать или оприходовать продукцию, но можно начислить зарплату водителю и подтвердить законность перевозки перед инспектором ГИБДД. В каких случаях её выписывать и как оформлять — об этом наша статья.
Для чего нужна ТТН
Основное назначение бланка ТТН — в документальном закреплении процесса грузоперевозки. В неё вносится информация об отправленном грузе и используемом для этого транспортном средстве. ТТН подтверждает, что товар везётся на законных основаниях транспортом продавца или нанятого сторонами перевозчика.
Товарно-транспортную накладную нельзя использовать в качестве первичного документа в бухгалтерском учёте, для этого используют другой документ — транспортную накладную (ТРН).
Оформление ТТН может понадобиться в двух случаях:
- когда товар перевозится грузоотправителем и доставка оплачивается отдельно;
- когда товар перевозится транспортной компанией.
Можно отказаться от использования ТТН, заменив её на ТРН и накладную ТОРГ-12.
Есть исключение для грузоперевозок этилового спирта и спиртосодержащих жидкостей. Там использование ТТН обязательно.
Кто выписывает накладную
По умолчанию товарно-транспортные накладные выписывает грузоотправитель (продавец продукции или товара). Но если нанимается перевозчик, сделать это может тот, кто его привлекает — продавец или покупатель.
Порядок заполнения накладной
Форма 1-Т товарно-транспортной накладной, которую использует абсолютное большинство продавцов и покупателей, состоит из трёх частей:
- шапки документа, содержащей информацию о сторонах сделки (а также номер и дату формирования накладной);
- товарной части — с информацией о грузе (продукции или товаре);
- транспортной части — со сведениями об автомобиле, грузе, водителе и маршруте.
При указании информации о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике, необходимо внести в бланк полное наименование организаций или ИП, адрес, контактный телефон и код ОКПО.
Шапка ТТНОформлять товарно-транспортную накладную следует аккуратно. Ошибки и неточности в документе недопустимы, а все поля должны быть с отметками. Если поле не заполняется, следует поставить прочерк.
ТТН можно использовать в качестве документа, дающего право на налоговый вычет по НДС. В то же время его отсутствие не считается основанием для отказа в вычете, если предоставлены другие первичные документы (накладная ТОРГ- 12, счет-фактура, УПД).
Товарная часть
При заполнении товарно-транспортной накладной образец может и не понадобиться, поскольку в документе прописывается тип информации, который необходимо внести. Товарная часть представляет собой таблицу, состоящую из следующих граф:
- номенклатурного номера товара (если он есть);
- номера артикула по прейскуранту (при наличии);
- количества единиц товара;
- стоимости единицы товара;
- наименования;
- единицы измерения количества;
- вида упаковки груза;
- места, занимаемого в транспорте;
- веса (в тоннах);
- общей стоимости, в том числе с учётом наценки и НДС;
- номера записи в складской картотеке.
Информация в таблице подтверждается сведениями о занятых грузом местах, весе и количестве товара. После чего документ заверяется руководителем, главным бухгалтером (разрешают отпуск), начальником склада или кладовщиком (сдают груз) и водителем (принимает груз).
ТТН: образец заполнения товарной частиТранспортная часть
Транспортный раздел товарно-транспортной накладной состоит из нескольких частей:
- сведения о перевозчике (наименование, адрес, контакты);
- сведения о заказчике перевозки;
- информация о транспортном средстве и прицепах (если имеются);
- адрес отгрузки товара;
- таблица с данными о товаре (вес, количество, наименование, класс груза);
- подписи ответственных лиц и сведения о составленных актах или отметках;
- таблица с информацией о погрузке и выгрузке (исполнитель, способ погрузки, время прибытия и отбытия транспорта);
- таблица с расчётом стоимости услуг грузоперевозки.
Также в транспортную часть ТТН могут быть внесены данные о переадресовке, если во время доставки меняется конечный адрес.
Товарная и транспортная части заполняются по факту выполнения каждого этапа — погрузки, доставки, выгрузки. Каждую часть бланка заполняет отдельный исполнитель (ответственное лицо) — кладовщик грузоотправителя/грузополучателя, водитель и представитель грузоперевозчика.
Транспортный раздел формы ТТН
Данные о погрузках и разгрузках и расчёт стоимости перевозкиСведения о погрузочных и разгрузочных работах должны заполнять соответствующие ответственные лица грузоотправителя и грузополучателя. Раздел “Прочие сведения” заполняет водитель автомобиля.
Расчёт стоимости перевозки (последняя таблица) производит бухгалтер или экономист (таксировщик) организации-перевозчика.
Когда есть приложения к накладной
Бланк ТТН содержит строку о приложениях. Она заполняется лишь в том случае, когда помимо товарно-транспортной накладной водитель получает дополнительные документы на товар — путевые листы, сертификаты, разрешения и другие бумаги. Информация о приложениях указывается дважды:
- в товарной части — поле “количество приложений”;
- в транспортной части — графа “вид приложений к товару” в таблице с описанием груза.
Если документы для сопровождения груза не требуются, в указанных разделах ставятся прочерки.
Когда накладная не потребуется
Можно обойтись без оформления ТТН в следующих случаях:
- если грузоотправитель выписывает транспортную накладную;
- когда товар со склада забирает грузополучатель своим транспортом.
Во втором варианте груз сразу попадает в руки конечного получателя, поэтому будет достаточно путевого листа.
Количество выписываемых накладных
Минимальное необходимое число бланков товарно-транспортных накладных — 4:
- первый экземпляр остаётся на складе и содержит информацию только об отгруженном товаре и задействованных в сделке сторонах;
- второй передаётся грузополучателю и содержит подробные данные о всех этапах доставки (кроме последней таблицы);
- третий экземпляр остаётся у перевозчика;
- четвёртый, после полного завершения транспортировки и приёмки груза, передаётся грузоотправителю.
Свой набор накладных необходим на каждое транспортное средство, задействованное при перевозке груза. Также отдельный пакет бланков ТТН составляется для каждого груза, идущего к отдельному получателю (например, когда одним рейсом доставляется груз нескольким покупателям). Нередки случаи, когда один водитель расписывается в десятках экземплярах ТТН.
Исправление ТТН
Вносить исправления в товарно-транспортную накладную не рекомендуется. Всегда есть возможность бесплатно скачать бланк ТТН формы 1-Т и заполнить его повторно. Но если ошибка была допущена уже в пути, и заменить бланк нет возможности, необходимо аккуратно зачеркнуть неверные данные и рядом написать верную информацию. После чего следует заверить исправление подписью с расшифровкой ответственного лица. Замена адреса поставки исправлением не считается, поскольку для неё предусмотрена отдельная строка.
Можно выписывать ТТН в электронном виде, если договором оказания транспортных услуг это предусмотрено. В этом случае стороны должны иметь усиленные ЭЦП.
