В области грузоперевозок часто говорят об экспедиторских услугах. Многие приравнивают их к транспортировке грузов, но в реальности это более широкое понятие. Рассказываем, что такое транспортная экспедиция и чем отличается от перевозки.
Что нужно запомнить?
- Транспортная экспедиция — это комплекс услуг по транспортировке грузов, который включает в себя планирование маршрута, подбор транспорта и подготовку сопроводительных, закрывающих документов.
- Экспедиция отличается от обычной перевозки комплексностью. Экспедиторы закрывают все потребности заказчиков (отправителей груза), у которых нет компетенций и ресурсов для самостоятельной организации сложных перевозок.
- К экспедиторам обращаются, чтобы комплексно закрыть потребность в перевозке груза. Есть организации, которые специализируются на сложных или негабаритных перевозках. Это позволяет заказчикам сэкономить на привлечении штатных специалистов.
- Услуги экспедиторских компаний подробно описаны в письме Минтранса РФ № СА-16/3729 от 20.05.2008.
- Заказчик (отправитель груза) и исполнитель (экспедиторская фирма) заключают договор транспортной экспедиции. К нему составляют поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку. Возможно оформление дополнительных документов, согласованных сторонами.
Что такое транспортная экспедиция?
Транспортная экспедиция — это отдел логистики на аутсорсинге. Экспедиторы предлагают комплекс услуг по перевозке грузов. В частности, занимаются подбором транспорта, планированием и сопровождением маршрута, а также подготовкой необходимых документов.
Организации и ИП обращаются к экспедиторам, когда нужно перевезти особый груз или планируется транспортировка на длительное расстояние. Это выгоднее, чем организовывать внутри компании собственный логистический отдел, особенно если речь идёт о малом бизнесе.
Чем отличается от обычной перевозки?
Перевозка — это услуга, которая не предусматривает дополнительных действий со стороны контрагента. Перевозчик принимает груз на складе отправителя, следует по определенному маршруту и передает получателю в точке назначения.
Компания-заказчик самостоятельно определяет маршрут, оптимальный вид транспорта и контрагента, который организует перевозку. При этом все документы и прочие нюансы остаются на стороне заказчика (отправителя).
Транспортная экспедиция — это комплекс услуг, при котором действия заказчика (отправителя) сводятся к поиску подходящего контрагента. Всё остальное экспедитор делает самостоятельно: выбирает транспорт, планирует маршрут, готовит необходимые сопроводительные документы.
Пример. Компании «Терабайт» необходимо перевезти каменные скульптуры из Московской области во Владивосток. Это сложная транспортная задача, которая подразумевает использование нескольких видов транспорта и перегрузочных пунктов. Сложности добавляет хрупкость груза.
У организации нет достаточных компетенций и ресурсов, чтобы организовать перевозку своими силами. Поэтому обращаются в экспедиторскую компанию, которая:
Иными словами, перевозка — это транспортировка груза из пункта А в пункт Б, а транспортная экспедиция — комплекс услуг, закрывающий все потребности заказчика.
Когда обращаться к экспедиторам?
К экспедиторам обращаются, чтобы комплексно закрыть потребность в перевозке груза. Например, если планируется длительная перевозка, а у организации нет возможностей и времени, чтобы разбираться в нюансах организации и сопровождения.
То есть экспедиторская компания предоставляет логистический отдел на аутсорсе. Специалисты самостоятельно планируют маршрут, подбирают транспорт, контролируют перевозку и отчитываются о завершении.
Другие распространённые примеры обращения в экспедиторскую компанию:
- Перевозка опасного, хрупкого или негабаритного груза, для транспортировки которого требуется оформление специальных документов и получение разрешений.
- Для транспортировки необходим специфический вид транспорта, с которым заказчик (отправитель) никогда не работал. Это может быть водный транспорт или ЖД-перевозка, для которых нужно выполнять специальные требования — в них разбираются только опытные специалисты.
- Экспорт или импорт продукции, при которых нужно оформлять таможенные документы, проходить проверки и экспертизы. Это затратный процесс, который требует отдельных специалистов в штате. Делегирование сторонней организации сокращает затраты.
Это не исчерпывающий список ситуаций, в которых можно обращаться к экспедиторской компании. Организации занимаются другими направлениями — подробнее они описаны в письме Минтранса РФ № СА-16/3729 от 20.05.2008.
Вот примеры распространённых услуг, которые оказывают экспедиторы:
- Разработка маршрутов доставки грузов. Актуально в случаях сложных перевозок на большие расстояния.
- Подписание договоров с перевозчиками, контроль оказания услуг и сохранности грузов.
- Оформление первичной и сопроводительной документации, которая нужна заказчику для налогового учёта.
- Страхование груза для получения компенсаций на случай повреждений или полной утраты.
- Поиск груза, если в ходе перевозки он был утерян или украден.
Если возникла потребность в сотрудничестве с экспедиторской компанией, сделайте запрос и опишите свою задачу. Специалисты потенциального контрагента подготовят подробное описание, какой комплекс услуг подходит для реализации логистики.
Какие документы оформлять?
Основной документ при сотрудничестве с экспедиторской компанией — договор транспортной экспедиции.
Это стандартное соглашение гражданско-правового характера, в котором перечисляются задачи и оказываемые услуги. Обычно составляется потенциальным исполнителем, но перед заключением рекомендуется проверка юристом.
Полный список основных документов транспортной экспедиции перечислен в правилах транспортно-экспедиционной деятельности — постановление Правительства РФ № 554 от 08.09.2006.
Вместе с договором стороны оформляют:
Поручение экспедитору. Заказчик описывает, какую задачу необходимо выполнить и какие услуги для этого понадобятся. Предоставляет информацию о грузе и его особенностях.
Составленный документ направляют в экспедиторскую фирму на согласование. Получатель может согласовать заявку или вернуть с предложенными исправлениями — например, с предложением о дополнительных услугах для выполнения задачи.
После утверждения окончательного варианта на основе поручения составляется договор, который делает взаимодействие сторон официальным.
Экспедиторская расписка. Подтверждение расходов, которые экспедиторская компания понесла для выполнения задачи и перевозки груза. Как и другие первичные документы, составляется в двух экземплярах: один остаётся у заказчика (отправителя), второй — у исполнителя (экспедитора).
Складская расписка. Составляется при условии, если заказчик (отправитель) оставляет груз на временное хранение на складе экспедиторской компании. К этому прибегают, если нет возможности согласовать перевозку между разными видами транспорта.
Формы основных документов транспортно-экспедиционной деятельности установлены приказом Минтранса РФ № 23 от 11.02.2008.
В п. 6 правил транспортно-экспедиционной деятельности (постановление Правительства РФ № 554 от 08.09.2006) перечислены рекомендуемые дополнительные документы, которые стороны могут оформить по собственному желанию:
- Отчёт о затратах на организацию и контроль перевозки.
- Первичные документы, которые подтверждают дополнительные расходы экспедитора — например, кассовые чеки или акты от сторонних ИП и ООО.
- Акт и счёт-фактура об экспедиторских услугах. Если стороны работают с НДС, то в большинстве случаев оформляется универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет в себе акт и счёт-фактуру.
- Договоры со сторонними перевозчиками, если заказчик запрашивает копии для дополнительного контроля.
Заказчик должен сохранять все документы как первичные, чтобы в случае налоговой проверки подтвердить затраты на услуги экспедиторской компании.
