Когда груз отправляется покупателю своим или привлечённым транспортом, нужно оформлять специальную транспортную накладную (ТРН). Не нужно путать её с ТТН — товарно-транспортной накладной. В отличие от последней, ТРН носит обязательный характер и может служить подтверждением для вычета НДС. В 2022 году в её форме произошли изменения — число разделов уменьшилось, и некоторые из них заполняются только при необходимости.
Полный функционал бухгалтерского обслуживания в «Моё дело» — первые 3 дня бесплатно!
ПодробнееДля чего нужна транспортная накладная
ТРН — что это за документ? Он необходим для подтверждения факта оказания транспортных услуг. Им оформляются все автомобильные грузоперевозки в РФ. Она нужна при отправке груза продавцом:
- силами транспортной компании;
- с привлечением услуг экспедитора;
- собственным транспортом — если транспортные услуги выделены отдельно, а не включены в стоимость товара.
В документе содержатся условия транспортировки и общая информация о грузе, его отправителе и получателе. Его заполнение и применение регулируются Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утверждённых постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 №2200.
ТРН может служить первичным бухгалтерским документом при полностью заполненном 12 разделе. При отсутствии, утере или порче ТРН подтвердить транспортные расходы можно другой первичкой — актами, счетами-фактурами, договорами, и т.д.(постановление Пленума ВС РФ от 26.06.2018 №26).
Если груз доставляется транспортом покупателя (грузополучателя), заполнять транспортную накладную не нужно. В этом случае груз считается переданным получателю без фактической перевозки, поэтому для его доставки в конечный пункт достаточно путевого листа.
Транспортная накладная оформляется с привязкой к конкретному автомобилю. На один груз можно выписать несколько ТРН — в зависимости от партий товара. Одну ТРН на несколько машин заполнят нельзя.
Кем выписывается накладная
Устоявшаяся практика предполагает, что обычно этот документ выписывается грузоотправителем. А им может выступать любая сторона сделки. Например, покупатель заказал доставку транспортной компании и поэтому он формирует ТРН. Условия оформления и ответственных можно заранее закрепить в договоре поставки.
ТРН составляется:
- в трёх экземплярах-оригиналах, по одному для каждого из участников — продавца, покупателя и транспортной компании. Если продавец использует свой транспорт — тогда достаточно двух;
- в четырёх экземплярах-оригиналах, если грузоотправитель использует ТРН в качестве первичного документа подтверждения расходов.
Все накладные должны быть идентичными, разночтения и различия в заполненных бланках недопустимы. Все подписи должны быть с расшифровками. Заполнять бланк имеет право только уполномоченное на это лицо.
С 2021 году оформлять ТРН могут и экспедиторы.
Порядок заполнения накладной
Бланк накладной содержит 12 разделов. Начать заполнять транспортную накладную необходимо с указания даты, номера заказа и номера экземпляра (от 1 до 4). Некоторые из разделов (4,5,9,11,12) нужно оформлять только при необходимости. Распишем по порядку все разделы ТРН:
- сведения о грузоотправителе (наименование организации, адрес компании, фамилия и контактные данные ответственного за отправку груза лица), отметка о том, что грузоотправитель является экспедитором (если нужна), и указание заказчика перевозки (при наличии такого);
- информация о грузополучателе (адрес, ИНН, наименование, контакты, для физических лиц требуются паспортные данные) и месте доставки груза;
- описание груза (указывается вид груза, его вес (брутто или нетто), размеры, используемая упаковка, состояние, маркировка (для товаров с обязательной маркировкой), сведения об опасности, стоимость и документы, подтверждающие отправку);
- сопроводительные документы (счёт-фактуры, товарные накладные, инструкции и т.д.), если они предусмотрены;
- указания, уточняющие условия перевозки груза (температурный режим, срок хранения, санитарные требования, запрет перегрузки товара на другой транспорт);
- подробная информация о перевозчике, выполняющем доставку груза (адрес, реквизиты организации) и водителе, управляющем транспортным средством;
- сведения о транспортном средстве (номер, марка, вместимость и другие важные для грузоперевозки факты);
- сведения о принятом к перевозке грузе (подробная информация о месте загрузки, весе, состоянии товара, качестве упаковки, лице, ответственном за загрузку, времени погрузки, информация заверяется подписями водителя и ответственного за погрузку лица);
- переадресовка, если в момент следования груза сменился пункт выгрузки;
- сведения о выдаче груза (дата и время, вес, состояние, пометки) с подписями принявшего его лица и водителя;
- пометки всех участников грузоперевозки о существенных событиях и факторах (используются при возникновении споров или применении штрафных санкций в отношении сторон)
- стоимость перевозки в рублях — без НДС, ставка налога и стоимость с НДС. Этот раздел используется при необходимости оформления ТРН в качестве первичного документа.
Ставить печати на ТРН не нужно, но их наличие не будет нарушением. Документ должен быть заверен подписями всех участвующих в сделке сторон.
В качестве примера покажем заполненный образец транспортной накладной:
Транспортная накладная: образец заполнения (1)
Транспортная накладная: образец заполнения (2)
Транспортная накладная: образец заполнения (3)
Транспортная накладная: образец заполнения (4)- Грузоотправитель заполняет шапку ТРН, номер, дату, а также разделы 1,2,3,4,5,8. В разделе 12 указываются реквизиты должностного лица. Если перевозчиком выступает он сам, то тогда 6 раздел будет за ним.
- Перевозчик оформляет разделы 6,7,12. Ставит ФИО водителя и его подпись в разделах 8 и 10. Если произошло переадресовка груза, перевозчик заполняет ещё и раздел 9.
- Грузополучатель заполняет раздел 10 в присутствии перевозчика.
- 11 раздел может заполнить любая сторона при обнаруженных нарушениях в перевозке.
Изменения в накладной
- Представленная форма транспортной накладной не предполагает внесение последующих изменений. Можно только зафиксировать существенные события в разделе 11 или внести фактические данные по выдаче груза в разделе 10.
- Изменить во время транспортировки в ТРН можно лишь конечный пункт назначения. Для этого в документе есть специальный раздел 9. В нём пишется новый адрес доставки и сведения о грузополучателе. Первый адрес автоматически становится недействительным.
- Изменение других условий доставки, например, ответственности сторон за порчу груза, оформляется отдельным документом — дополнительным соглашением к договору поставки.
Способы оформления накладной
Транспортные накладные разрешено выписывать тремя различными способами:
- заполнить печатную форму от руки;
- заполнить бланк в бухгалтерской программе и распечатать;
- оформить электронную транспортную накладную.
Цифровой бланк ТРН имеет статус полноценного документа, который вполне может заменяет привычный бумажный вариант. Для этого нужно чтобы все стороны сделки имели квалифицированные ЭЦП.
С 2022 года начался запуск в работу государственной информационной системы (ГИС) электронных перевозочных документов. С 1 января 2023 года переход на неё станет обязательным. Все грузоотправители, перевозчики и грузополучатели будут обязаны зарегистрироваться в ГИС через аккредитованного Минтрансом РФ оператора ЭДО. Весь обмен информацией о перевозке будет происходить в режиме онлайн, без потери времени на распечатку документов.
Исправление ошибок в бумажной ТРН
Если при заполнении транспортной накладной допущена ошибка в момент погрузки, транспортировки или выгрузки товара, её нужно исправить. Для этого необходимо:
- аккуратно (одной линией) зачеркнуть неверную запись;
- в свободном месте внести верные данные;
- подтвердить достоверность исправления, следует под ним указать фамилию исправившего запись лица и заверить всё подписью.
Пример исправления ошибки в ТРНЕсли ошибка допущена в момент формирования накладной (до загрузки товара), следует просто подготовить новый документ, исключив допущенные ранее неточности. При изменении условий доставки (и о них стало известно после отправки груза), штрафных санкций или иных подобных нюансов, рекомендуется заключить дополнительное соглашение к договору, не меняя транспортной накладной.
Заключение
Мы разобрались, для чего нужна транспортная накладная. Она используется для подтверждения факта осуществления перевозок и закрепляют условия транспортировки грузов. Они формируются в привязке к конкретном транспортному средству и могут разделяться в зависимости от партионного учёта груза.
Заполнение транспортной накладной не должно вызывать сложностей. Для удобства пользователей в бланке предусмотрены пояснения по каждой заполняемой строке. ТРН выписывает грузоотправитель, присваивает ей номер и дату. Нужно делать 3 или 4 оригинала документа.
Перевозчик и грузополучатель вписывают данные по факту приёмки и сдачи груза. При заполнении раздела 12 грузоотправитель может использовать ТРН в качестве первичного бухгалтерского документа.
