С сентября 2024 сотрудники не могут проводить юридически значимые операции от лица работодателя с прежними электронными подписями. Теперь все подписывают цифровые документы с новыми сертификатами, а для этого требуется машиночитаемая доверенность.
Цифровая доверенность: основное
- МЧД — это цифровая доверенность, которая работает по принципу обычного бумажного документа.
- С цифровой доверенностью бизнес облегчает работу с ЭДО. Делегировать полномочия можно быстрее. Доверенному лицу достаточно приложить файл с МЧД к документам, которые он подписывает, или предоставить их органам для совершения необходимых операций удалённо.
- В работе с МЧД нужно руководствоваться положениями Гражданского кодекса, предусмотренными для доверенностей в целом (статьи 185-189).
- Появление порядка работы с МЧД вызвано изменениями в выдаче сертификатов ЭП физлиц. На сотрудников их больше не оформляют, сведения об ЭП содержат только их личные данные. МЧД нужна, чтобы связать человека с бизнесом, от которого он совершает те или иные операции.
- Цифровые доверенности в большинстве случаев заверяются нотариально.
Подробнее о принципах работы с цифровыми доверенностями — в нашем материале.
Что такое МЧД и как её ввели
Порядок работы с машиночитаемой доверенностью ввели несколько лет назад. В 2019 году приняли закон №476-ФЗ, который вносил изменения в другой Федеральный закон «Об электронной подписи». Изменились правила выдачи электронных подписей. В сертификатах, с которыми сотрудники подписывают документы, теперь указывают только их данные, без сведений о компании. А сертификаты сотрудников, с которыми работали раньше, оформлять перестали.
Но чтобы полноценно участвовать в деловом документообороте и подписывать файлы ЭП физлица, сотрудникам необходимо подтверждение полномочий. Для этого и используют машиночитаемую доверенность.
МЧД — это цифровая доверенность. Суть документа та же, что у бумажного. Файл подтверждает, что конкретный человек работает в компании и наделён полномочиями выполнять определённые действия, например, оформлять документы на сделках или подавать отчётность бизнеса.
Цифровая доверенность создаётся в специализированных сервисах. XTML- файл подписывается КЭП руководителя компании или предпринимателя.
МЧД оформляют не только на штатных сотрудников. В неё можно внести всех, кому делегируются полномочия от лица бизнеса:
- сотрудников аутсорсинговой компании;
- приходящему бухгалтеру;
- тендерному сопровождающему и т.д.
Ограничений в количестве цифровых доверенностей нет. Один руководитель может составить несколько — для разных операций, отделов, филиалов или компаний. У каждого документа будет свой уникальный номер.
Подтвердить полномочия с помощью МЧД можно двумя способами:
- отправить файл доверенности в пакете с остальными документами;
- отразить реквизиты в подписываемых документах, а саму МЧД разместить в цифровом хранилище.
Работа с машиночитаемой доверенностью — относительно новый формат для компаний и предпринимателей. Поэтому законодатели дали время, чтобы перестроиться. Переходный период закончился в сентябре 2024. До августа 2024 представители бизнеса могли подписывать документы с помощью сертификатов сотрудников. Сейчас использование МЧД обязательно.
Цифровая доверенность для бизнеса: преимущества
Работа с МЧД во многом удобнее, чем с бумажными доверенностями. Основные причины:
- Безопасность. Руководитель — единственный, кто может подтвердить подлинность данных в документе. Он полностью контролирует все полномочия. Автоматическая проверка исключает человеческий фактор, а сам документ невозможно подделать или заменить другой доверенностью.
- Экономия времени и ресурсов. Бизнес получает стандартные плюсы от электронного документооборота. Например, с МЧД можно подать отчётность или подписать контракт онлайн.
- Удобство хранения. Цифровым документам не требуются физические архивы — они хранятся в учётной системе бизнеса.
Требования к цифровым доверенностям
Главные требования к оформлению МЧД закреплены федеральным законодательством и приказами Министерства цифрового развития.
Согласно Приказу Минцифры №858, доверенности создаются в формате xml. В таком же формате бизнес подаёт отчётность и обменивается документами с контрагентами.
МЧД можно составить в формате PDF, если компьютерная программа не умеет автоматически обрабатывать данные.
Цифровая доверенность действительна, если руководитель компании или предприниматель подпишет её собственной КЭП. Это правило следует из Федерального закона №63-ФЗ (статьи 17.2 и 17.3).
Требования к содержанию документа регламентируются Приказом Минцифры №857. В МЧД обязательно нужно отразить:
- название документа;
- его номер;
- данные руководителя и предпринимателя, составляющих МЧД: ФИО, ИНН, СНИЛС, ОГРН/ОГРНИП, КПП;
- ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные представителей, которым делегируются полномочия;
- перечень конкретных полномочий, которые передаются сотрудникам/представителям;
- срок действия документа;
- информацию об электронной системе, в которой можно проверить сведения о досрочном прекращении действия МЧД;
- возможность передоверия.
Согласно статье 186 Гражданского кодекса, если в доверенности не укажут конкретный срок действия, его определяют как год.
Нотариальное заверение цифровой доверенности
Заверять файл у нотариуса нужно в большинстве случаев. Исключение — если юридическое лицо выдаёт МЧД в порядке передоверия. Руководители компаний не нуждаются в доверенности, чтобы проводить юридически значимые операции от лица организации.
Если МЧД в порядке передоверия выдают руководители филиалов и представительств, можно также обойтись без нотариального заверения. Это следует из пункта 3 статьи 187 Гражданского кодекса.
Когда руководители представительств и филиалов сами оформляют доверенности, требуется заверить документ у нотариуса. Они подписывают файл собственной КЭП, а в ней нет данных о связи физлица с головной компанией. И это необходимо подтвердить.
Если есть право передоверия, и другие сотрудники тоже будут выдавать цифровую доверенность — нотариальное заверение обязательно. Нотариус проверит данные о документе в Единой информационной системе нотариата, чтобы убедиться, что МЧД всё еще действительна.
Передоверие МЧД
Передоверие позволяет передать какие-то полномочия, которые вверили сотруднику, другим лицам. Например, если он по каким-то причинам не может сам выполнить операции, указанные в МЧД — сможет поручить их другому. Такое право следует из статей 17.2 и 17.3 закона №63-ФЗ.
Как это работает:
- Право на передоверенность указывают в родительской — изначальной — МЧД. Это значит, доверенное лицо может передать все свои полномочия или только их часть на своё усмотрение. Единственное правило — их не может быть больше, чем в основном документе.
- Если необходимо, указывается право передоверить конкретные полномочия. В этом случае доверенное лицо сможет делегировать другим только те операции, которые допускаются для передоверия родительским документом, а остальные будет выполнять самостоятельно.
Если составитель МЧД не хочет, чтобы у доверенного лица было право передоверять какие-то полномочия, нужно прямо указать на это в документе. Например, добавить в содержание отметку «Доверенность выдана без права передоверия» или обозначить это в тексте по-другому. Важно, чтобы смысл нельзя было интерпретировать никак иначе.
Для МЧД с передоверием действует то же правило из статьи 186 Гражданского кодекса — она действует ровно год, если в документе не указан другой срок. Но когда основная МЧД становится недействительна, другие документы с передоверием тоже теряют силу (пункт 3 статьи 188 Гражданского кодекса).
Форматы МЧД
Требования к форматам доверенностей регламентируются органами, с которыми сотрудники потом будут работать на основании МЧД. Ключевые критерии такие:
| Орган или организация | Требования к формату и инструкции к оформлению |
|---|---|
| Федеральная налоговая служба | XLM-формат (Приказ ФНС №ЕД-7-26/648@) |
| Социальный фонд | Указаны на сайте СФР |
| Центробанк | Содержатся на портале ЦБ РФ |
ФНС создала универсальную форму машиночитаемой доверенности. Минцифры также разработало стандартный бланк. Их можно скачать на Госуслугах. Формы подойдут для совершения операций в сегменте B2B или подачи отчётности в контролирующие органы. Версия 003 от Минцифры подходит как для работы с контролирующими органами, так и контрагентами.
Также сформировать доверенность можно в Едином блокчейн хранилище МЧД.
Полномочия в цифровых доверенностях
Все полномочия, которые необходимо указать в доверенности, предусмотрены в специальном Справочнике. Классификатор опубликован Единой системе справочной информации. Перечень формируется в порядке, установленном Приказом Минкомсвязи №856.
Каждой операции присваивается свой код, который и отмечают в доверенности. В справочнике указывают:
- название полномочия;
- его идентификационный номер;
- дату, когда код включили в систему.
Справочник время от времени пересматривается и дополняется. Перечень полномочий, которые бизнес на практике может делегировать другим лицам, обширен. Предусмотреть все операции заранее нельзя. Поэтому если в Справочнике нет нужных полномочий, можно сформулировать их самостоятельно. Для этого в разработанных бланках есть отдельное поле.
Вот несколько примеров кодов:
| Код | Полномочие |
|---|---|
| 1_FNS02 | Подавать налоговую декларацию и прочую отчётность |
| 1_FNS99 | Представлять интересы бизнеса в инспекции налоговой |
| EPGU_SUBMIT_EPGU | Подавать заявления на Госуслугах |
| FGISLK_FGISLK012 | Подавать ходатайства о переводе земельного участка из одной категории в другую |
| DIT_DF1116 | Подписывать уведомления по исполнительным документам |
Отмена МЧД
Руководители отменяют МЧД, когда сотрудник, получивший определённые полномочия, увольняется, переходит в другой филиал или по другим причинам перестаёт заниматься указанными операциями. Чтобы отменить цифровую доверенность, нужно направить такое требование информационной системе, где хранится документ.
Обычно в информационных системах содержатся стандартные формы для заявления на отзыв МЧД. Можно использовать универсальный бланк Налоговой службы, регламентированный Письмом ФНС №ЕА-4-26/534@.
Важно помнить, что любая доверенность теряет свою силу в ситуациях, предусмотренных статьёй 188 Гражданского кодекса, например:
- истечение срока действия;
- отказ доверенного лица от перечисленных полномочий;
- прекращение деятельности компании, от лица которой оформлялась МЧД;
- смерть лица, оформившего МЧД, признание его недееспособным;
- смерть или признание недееспособным самого доверенного лица;
- вступление лиц в процедуру банкротства, при которой они не могут самостоятельно оформлять доверенности.
Стандартный порядок отмены документа регламентирован положениями Третьего раздела постановления Правительства №223.
Порядок хранения цифровых доверенностей
Все оформленные МЧД можно хранить в Едином блокчейн хранилище Налоговой службы. Для этого бизнес предупреждает контрагентов, что не будет прикладывать файл к документу, а расположит в реестре. Там же документ можно отменить.
Файлы хранятся на ПК сотрудников и руководителя, флеш-картах. Хранение будет зависеть от порядка электронного документооборота в бизнесе и используемого ПО. Налоговая определила перечень из нескольких систем, в которых можно хранить МЧД, например:
- ЕСИА Госуслуг;
- информационная система оператора ЭДО;
- информационные системы аккредитованных УЦ и т.д.
Полный список содержится в Первом разделе постановления Правительства №223.
В соответствии с постановлением Правительства №1481, все операторы информационных систем должны сообщить порталу Госуслуг информацию о доверенностях, которые они принимают на хранение или отменяют.
Как оформить цифровую доверенность: инструкция
Общий порядок действий такой:
- Все стороны должны завести электронную подпись. Руководителям нужна КЭП, чтобы заверить документ. Сотрудникам — сертификаты физлиц, чтобы подписывать электронные документы, прикрепляя МЧД в доказательство полномочий. Руководитель может заказать сертификаты на сотрудников в удостоверяющих аккредитованных центрах.
- Создать документ доверенности. В отдельных информационных системах, хранящих МЧД, есть свои инструкции и бланки. Можно воспользоваться универсальным черновиком на блокчейне МЧД от ФНС, указать в форме необходимые данные и сохранить в XML-формате.
- Подписать файл КЭП руководителя откреплённой подписью документа. Это можно сделать в сервисе для работы с ЭДО.
- Загрузить документ в блокчейн-хранилище ФНС или направить ее в информационную систему, где бизнес собирается хранить МЧД.
- Отправить машиночитаемую доверенность контролирующим органам. Для работы с налоговой достаточно один раз отправить им МЧД, прежде чем доверенное лицо начнёт отправлять отчётность.
Для работы на отдельных порталах документ необходимо сформировать непосредственно там. Например, так работают с Госуслугами, Честным Знаком, и Федеральной таможенной службой — доверенности формируются в личных кабинетах порталов.
