Кроме средней заработной платы, командируемый сотрудник должен получить компенсацию дополнительных затрат. За их основную долю он должен отчитаться, а что-то спишется по умолчанию. Проводки по командировочным расходам тоже будут разными. Правильный учёт затрат позволит правильно рассчитывать налогооблагаемую базу и избежать санкций со стороны ФНС.
Выплаты сотруднику при командировке
Командировочные расходы включают в себя три вида платежей:
- покрытие дорожных расходов и проживания;
- суточные;
- дополнительные расходы, инициированные или согласованные руководством. Например, приобретение ТМЦ или представительские расходы.
При этом командируемый будет продолжать получать среднюю заработную плату, рассчитанную за 12 предыдущих месяцев. Оформление командировки начинается с приказа, в котором прописываются ФИО, должность командируемого, место назначения, период и цели командировки. Командировочное удостоверение можно не выдавать, ограничившись устным заданием. Бухгалтерия на основании приказа должна рассчитать и выплатить суточные, аванс на поездку.
Суточные и аванс на компенсацию поездки туда-обратно и проживание – это обязательный платежи перед командировкой. Если их не будет, работник имеет право отказаться от поездки. При этом его действия не будут считаться нарушением трудовых обязанностей.
Суточные рассчитываются исходя из предполагаемой длительности командировки и утверждённого лимита. Он установлен в размере 700 рублей за каждый день поездки в пределах РФ. Можно и больше, но придётся начислять НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения. Лимит суточных прописывается специальным приказом по предприятию. Окончательная сумма суточных корректируется после возвращения сотрудника и получения авансового отчёта.
По самой сумме суточных отчитываться не нужно. Они списываются по умолчанию, на основании рассчитанной длительности командировки по транспортным билетам туда и обратно, или по путевым листам.
Цели командировки могут быть разными:
- реализация продукции;
- приобретение основных средств;
- ремонт оборудования, и т.д.
Соответственно, и затраты по командировке могут быть отнесены на основную деятельность, на увеличение стоимости ОС, или на расходы будущих периодов (например, если по результатам поездки был заключен договор о будущих поставках).
Счёт командировочных расходов, на котором собираются все данные — 71 “Расчёты с подотчётными лицами”.
Суточные и авансовые платежи
Сумма суточных считается по формуле:
ЛС х КДК
- ЛС — установленный лимит суточных,
- КДК — количество дней командировки.
Расходы на проезд определяются исходя из стоимости билетов туда и обратно. Можно приобрести их заранее, тогда в заявку на аванс включается их фактическая стоимость. Если используется транспортное средство предприятия или личный автомобиль сотрудника, считается пробег туда - обратно и перемножается на норму расхода ГСМ.
Лимит стоимости проживания в командировках определяется отдельным приказом по предприятию. Он может варьироваться в зависимости от должности командируемого и места командировки. Например:
- 2500 рублей в день для специалистов во всех городах РФ кроме Москвы и Санкт-Петербурга, и 3000 рублей в день для специалистов при проживании в Москве и в Санкт-Петербурге;
- 3000 рублей и 4000 рублей соответственно — для руководителей.
Сумма превышения может быть компенсирована (с учётом удержания НДФЛ и страховых взносов).
В командировочных расходах счёт бухгалтерского учёта на аванс и суточные используется один и тот же — 71:
- Дт 71 — Кт 51 если аванс перечислен на карту сотрудника;
- Дт 71 — Кт 50 если деньги получены наличными из кассы.
Операция отражается в учёте по факту перечисления денег, и дебиторская задолженность за работником числится вплоть до получения от него авансового отчёта.
Авансовый отчёт
Для обоснования и списания расходов вернувшийся из поездки сотрудник обязан сдать авансовый отчёт по утверждённой в компании форме. К нему прилагаются оригиналы квитанций, билетов и чеков, подтверждающие произведённые траты. На подготовку и сдачу отчёта отводится 3 рабочих дня.
По итогам авансового отчёта сотрудники бухгалтерии:
- определяют итоговую сумму расходов по командировке;
- уточняют размер суточных;
- сверяют полученную сумму с заранее выданным авансом.
В результате выявляется, уложился ли сотрудник в отведённый лимит. Если сумма расходов превысила авансовые выплаты, а траты оказались обоснованными и необходимыми, бухгалтерия покрывает работнику разницу. Счёт командировочных расходов и проводка та же:
- Дт 71 — Кт 51 (50)
Если потраченная сумма оказалась меньше авансового платежа, сотрудник возвращает разницу в кассу или на расчётный счёт:
- Дт 50 (51) — Кт 71.
Как видим, проводки командировочных расходов не изменились, и приняли зеркальный вид.
Списание командировочных расходов
Все подтверждённые расходы нужно включить в состав затрат. Используется дебет следующих счетов:
- 20, 23, 25 или 26 — когда сотрудник командирован по производственной необходимости;
- 08 — командировка проводилась для приобретения основных средств;
- 44 — поездка потребовалась для реализации продукции;
- 91 — цели поездки не связаны с производством и приобретением ОС.
Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 71 списание расходов на себестоимость в зависимости от цели поездки; Дт 70 — Кт 68 начисление НДФЛ, если суммы суточных и проживания превысили установленные лимиты; Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 69 начисление страховых взносов с сумм превышения лимитов.
Если работодатель — плательщик НДС, и в документах к авансовому отчёту присутствует этот налог:
- Дт 60 (76) — Кт 71 получен товар (услуга) через сотрудника;
- Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 71 отражены расходы по командировке;
- Дт 19 — Кт 76 учтён входящий НДС;
- Дт 68 — Кт 19 входящий НДС приняли к вычету.
Подтверждённые документами командировочные расходы уменьшают базу обложения налогом на прибыль в день фактического утверждения авансового отчёта.
Выплата зарплаты
В период командировки работнику продолжает начисляться средняя заработная плата, рассчитанная за предыдущие 12 месяцев. Если в это время попадаются выходные или праздничные дни, они рассчитываются по двойной тарифной ставке. Другой вариант (если есть договорённость с работодателем) — оплатить стандартный тариф, но предоставить дополнительные дни отгула после командировки.
Командировочные расходы и зарплата — какой счёт использовать? Начисление заработной платы, удержание НДФЛ и начисление страховых взносов происходит по стандартным проводкам:
- Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 70 начислена зарплата;
- Дт 70 — Кт 51 перечислена зарплата;
- Дт 70 — Кт 68 удержан НДФЛ;
- Дт 68 — Кт 51 перечислен НДФЛ;
- Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 69 начислены страховые взносы;
- Дт 69 — Кт 51 перечислены страховые взносы.
Сроки перечисления зарплаты командируемому сотруднику те же самые, что и для всех остальных — два раз в месяц: аванс и получка.
Заключение
Все выплаты сотруднику в командировке производятся на основании приказа. Зарплата в этот период рассчитывается на основании его среднего заработка за предыдущие 12 месяцев. Лимиты по суточным и проживанию определены внутренними нормативными актами. С суммы превышения лимитов нужно удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы.
За полученный для командировки аванс нужно отчитаться в течение 3 дней после возвращения. В случае несоответствия реальных трат и полученного аванса, работник либо получает компенсацию, либо возвращает в кассу неиспользованные средства.
Основной счёт командировочных расходов — 71 “Расчёты с подотчётными лицами”. С ним корреспондируют счета списания затрат в зависимости от целей командировки — 08, 20, 23, 25, 26, 44, 91. В бухгалтерском учёте расходы отражаются по факту сдачи авансового отчёта.
