В любой бухгалтерии бывают ошибки, которые приходится исправлять. Но иногда бухгалтерия запущена так, что нужно полностью восстанавливать бухучёт. Рассказываем, как это сделать, чтобы избежать проблем с законом и в итоге получить правильно работающую систему.
Как проводить восстановление бухучёта: пошаговая инструкция
Проанализируйте текущее состояние учёта
На этом этапе нужно оценить масштабы проблемы:
- За какой период нужно восстанавливать учёт.
- Какие документы есть, а какие нужно восстановить.
- Какие ошибки есть в документах: арифметические, неверные проводки, неправильное применение налогового законодательства и т.п.
- Примерное количество отсутствующих документов, численность сотрудников, список контрагентов и т.п.
Каждой бухгалтерской операции должен соответствовать свой первичный документ, например:
- При отгрузке либо поступлении товаров (продукции) необходимо выписать или запросить от контрагента накладную.
- При оказании либо получении услуг — оформить или запросить акт.
- Если компания платит НДС, то на каждую операцию по отгрузке или оказанию услуг нужно выписать счёт-фактуру. При этом от поставщиков, которые также работают с НДС, необходимо, кроме накладных или актов, получить входящие счета-фактуры.
- При выдаче зарплаты нужно сформировать платёжную ведомость.
- Для подтверждения поступления денег на счёт или их списания необходимы платёжное поручение и выписка банка.
Проще всего понять, какой информации не хватает, если у компании сохранилась электронная база, а пострадали только бумажные документы. Тогда можно последовательно распечатывать из базы свои документы и запрашивать у контрагентов недостающие.
Сложнее, когда учёт не велся совсем, или информационная база утрачена вместе с документами. Тогда придётся отталкиваться от актов сверок с контрагентами и на их основе восстанавливать первичку компании.
Составьте план работ
План зависит от конкретной ситуации, но в целом выглядит так:
- Инвентаризация основных средств, материальных запасов и других ценностей.
- Предварительная сверка расчётов с контрагентами, налоговыми органами и внебюджетными фондами.
- Восстановление первичных документов. Свои документы компания может создать повторно, а у контрагентов запросить в виде копий или дубликатов. Если учёт велся частично, и компания сдавала налоговые декларации и отчёты в фонды, можно запросить их копии. Это поможет оценить масштабы ошибок при начислении налогов и взносов. Однако нужно иметь в виду, что такой запрос, скорее всего, привлечёт внимание контролирующих органов и компания может попасть в план проверок.
- Создание на основе восстановленных документов учётных регистров.
- Итоговая сверка расчётов с контрагентами и контролирующими органами. При необходимости — исправление обнаруженных ошибок.
- Подготовка и сдача уточнённой бухгалтерской и налоговой отчётности. Скорее всего, при этом придется заплатить недоимку по налогам и пени.
Проведите мероприятия по восстановлению учёта
На этом этапе нужно исполнить план с учётом следующих моментов:
- Соблюдайте хронологию: восстанавливайте и исправляйте документы начиная с самого раннего периода, а на их основе — более поздние.
- Помните, что в налоговой и фондах есть только те данные по начисленным налогам и взносам, которые предприятие предоставляет в виде деклараций и другой отчётности. Даже если за период, который восстанавливаете, вы сдавали налоговую отчётность, скорее всего информация была искажена. Учитывайте это при сверке расчётов по обязательным платежам.
- Возможно, что часть первичных документов восстановить не удастся. Например, если контрагент уже ликвидирован.Тогда придётся пересчитать налоги без учёта этих документов и сдать уточнённые декларации.
В каких случаях нужно восстанавливать бухучёт
Учёт не вели совсем
В среднем и крупном бизнесе это редкость, а вот в микрокомпаниях весьма возможно. В таких организациях за бухучёт обычно отвечает один специалист. И если он неожиданно для руководства подаст заявление на увольнение, то найти замену за две недели положенной отработки может быть непросто.
Директор редко сам разбирается в бухучёте, да и в любом случае у него достаточно других забот, даже в небольшом бизнесе. Поэтому в таких случаях до выхода на работу нового бухгалтера учёт просто не ведут.
Учёт вели с серьёзными нарушениями
Это бывает, когда бухгалтерию поручают кому попало, то есть некомпетентным или недобросовестным специалистам. До поры до времени руководитель всецело доверяет бухгалтеру или аутсорсинговой компании, а при смене бухгалтера или в результате аудиторской проверки обнаруживается масса нарушений и недоделок.
Изменился статус компании
Малые предприятия имеют право вести бухучёт и сдавать отчётность по упрощённой форме. Но если масштабы бизнеса, например, по выручке превысят лимит, то компания должна будет сдать годовую бухгалтерскую отчётность на общих основаниях. Поэтому придётся пересмотреть все учётные регистры с начала года так, чтобы можно было составить годовой отчёт по стандартной форме.
Аналогичная ситуация и с налоговым учётом, который обычно базируется на данных бухгалтерского. Например, компания на УСН «Доходы» может не вести налоговый учёт расходов, а доходы считает кассовым методом. Но если она превысит ограничение по годовой выручке в 200 млн руб., придётся с начала текущего квартала платить налог на прибыль. Для этого будет необходимо организовать налоговый учёт как доходов, так и расходов по методу начисления.
Лишились бухгалтерской базы или документов
Бывает, что в результате форс-мажора компания осталась без бухгалтерских данных. Это может быть пожар, затопление, кража, заражение компьютерным вирусом, проделки бывшего недобросовестного бухгалтера и т.д. В таком случае придётся восстанавливать данные с нуля.
Кому поручить восстановление бухучёта
Восстановить учёт можно своими силами или поручить это специализированной организации.
В большинстве случаев восстанавливать бухучёт будет сложнее, чем вести, т.к. придётся разбираться в ошибках и работать в условиях недостатка информации и т.п. Поэтому, если поручить это штатным специалистам, неизбежно пострадает текущий учёт, т.к. на него будет оставаться гораздо меньше времени и сил.
Восстанавливать бухучёт своими силами целесообразно, если речь идет о коротком периоде и небольшом количестве документов. Например, 1-2 месяца и несколько десятков документов. В более сложных ситуациях лучше нанять аутсорсинговую компанию.
Дело не только в разгрузке своей бухгалтерии. Штатный главбух, пусть и с большим стажем, может вообще не иметь опыта восстановления учёта, и ему придётся осваивать эту работу на ходу, а значит он может ошибиться или процесс затянется надолго.
Аутсорсинговая фирма направит сотрудников, которые специализируются именно на восстановлении учёта, а качество гарантирует по договору. В «Моё дело» работают не только квалифицированные бухгалтеры, но и методологи, аудиторы, а также налоговые эксперты и бизнес-консультанты. Вы получите настроенную систему без ошибок и полностью готовую к работе.
Чем грозит отсутствие бухучёта
Последствия могут быть как со стороны контролирующих органов, так и в виде проблем в бизнесе.
Административные, налоговые и уголовные санкции
Административный штраф по статье 15.11 КоАП РФ за грубые нарушения при ведении бухучёта может составлять от 5 до 20 тысяч рублей. При повторном нарушении суд вместо штрафа может дисквалифицировать ответственное должностное лицо на срок от 1 до 2 лет.
К грубым нарушениям порядка ведения бухучёта относится, в частности, отсутствие первичных документов или бухгалтерской отчётности.
Бухгалтерский учёт — это не только информация о финансовом положении компании. В большинстве случаев на его данных основан и налоговый учёт. Поэтому при отсутствии бухучёта почти всегда появляются и нарушения в расчёте налогов.
Штрафы за грубые нарушения в налоговом учёте предусмотрены статьей 120 НК РФ. Это отсутствие первичных документов или учётных регистров, и т.д.
Если нарушения в налоговом учёте не повлекли за собой занижения налогов, штраф составит от 10 до 30 тыс. руб. Если же возникла недоимка, сумма штрафа будет равна 20% от неуплаченного налога или взноса, но не менее 40 тыс. руб.
При крупной неуплате налогов свыше 15 млн руб. за три года виновным лицам грозит уголовное преследование (ст. 199 УК РФ). Максимальный штраф в такой ситуации может составить до 500 тыс. руб. Возможна также дисквалификация на срок до 3 лет и лишение свободы на срок до 6 лет.
Административные и уголовные санкции за нарушения в бухучёте и начислении налогов обычно применяют к директору. По закону именно руководитель отвечает за организацию учёта в компании (ст. 7 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Но могут пострадать и другие должностные лица. Например, наказать могут главбуха, если проверяющие докажут, что он принимал непосредственное участие в уклонении от налогов.
Проблемы в управлении бизнесом
Сложности из-за отсутствия бухучёта могут возникнуть не только в результате проверки. Компанию в этом случае ждут и другие неприятности.
Далеко не все организации ведут управленческий учёт. Да и если он ведётся, то в большинстве случаев основан на информации из бухгалтерии. Поэтому при отсутствии бухгалтерских данных руководитель не сможет полноценно управлять бизнесом.Например, если нет достоверной информации по расчётам, организация не сможе вовремя заплатить поставщикам или проконтролировать возврат долгов покупателями. Следовательно — неизбежно будут конфликты с контрагентами.
Если нет точного учёта материальных ценностей — это благодатная почва для воровства.
Если же любой из конфликтов, с контрагентами или сотрудниками дойдёт до судебного разбирательства, то компания скорее всего проиграет, ведь данных учёта или вообще нет, или они искажены.
Сколько стоит восстановление бухучёта
Стандартного тарифа на такие услуги нет: расценки могут варьироваться от нескольких тысяч до нескольких миллионов рублей, потому что каждый случай индивидуален.
Факторы, которые влияют на цену:
- Длительность периода для восстановления. Чем он дольше, тем дороже.
- Объём работы: количество документов, контрагентов, номенклатурных позиций, численность сотрудников и т.п.
- Срочность. Цена будет выше, если вам нужно как можно скорее восстановить учёт, потому что на носу налоговая или аудиторская проверка.
- Налоговый режим. На ОСНО восстанавливать учёт дороже всего.
- Сложные и нестандартные операции: внешнеэкономическая деятельность, займы, взаимозачёты и т.п. Любой из этих факторов повышает стоимость.
Что нужно запомнить о восстановлении бухучёта:
- За отсутствие бухучёта компании грозят большие штрафы, а в отдельных случаях — и уголовные санкции.
- Без достоверных бухгалтерских данных невозможно эффективно управлять бизнесом.
- Чем позже вы обнаружите проблему и приступите к восстановлению — тем дороже это обойдётся.
- Если объём работы большой, лучше поручить восстановление бухучёта специализированной компании.
