Продолжаем наш цикл, посвященный бизнес-процессу продажи. В прошлой публикации мы подробно разобрались, как правильно организовать работу по приему товара, а сейчас переходим к следующему этапу — хранению.
Главное о хранении товаров
- Организация хранения товаров — один из важнейших процессов торгового предприятия. Грамотное хранение и документальная фиксация всех передвижений позволит минимизировать потери товаров и сохранить товарный вид.
- Хранение товаров включает два подпроцесса: перемещение и актуализация остатков (инвентаризация).
- Для оформления перемещения товаров используют форму ТОРГ-13 или самостоятельно разработанную форму накладной, отвечающую требованиям Федерального закона №402-ФЗ.
- Актуализация остатков производится с помощью инвентаризации. Результаты каждой инвентаризации важно анализировать и оценивать, чтобы понимать причины недостатков и излишков.
Цель хранения товара — обеспечение сохранности товарного вида, а также всех качеств и характеристик продукции для последующей продажи.
Основные этапы процесса:
- Перемещение внутри точки хранения и/или продажа
- Актуализация остатков
Каждый из этих этапов включает в себя варианты реализации и определённый перечень действий. На каждом из этапов требуется документальная фиксация в целях предотвращения злоупотреблений ответственных лиц (хищения, порча товаров и товарного вида и т.д.).
Перемещение товара
После поступления товара на склад он может быть перемещен:
- Внутри склада, т.е. отправлен на место хранения
- На витрину (в торговый зал)
- В другую точку розничной продажи
Перемещение внутри склада
Организация складского хранения в разных компаниях выполняется по-разному: где-то кладовщик просто отправляет товар на свободный стеллаж, в других случаях применяется маркировка мест хранения или сортировка товаров с учетом необходимых условий хранения. Универсальных решений здесь нет.
Остальные варианты перемещения товара изучим подробнее.
Перемещение в торговый зал
Перемещение товара со склада или из подсобных помещений на витрину или полки магазина самообслуживания для последующей продажи.
Какие документы нужно оформить?
- Если ответственные за хранение на складе и в торговом зале разделены, создается документ «перемещение товара». На его основании кладовщик выдает определенный перечень товаров продавцам.
- Если склад и торговый зал считаются общим условным «складом хранения», никаких документов не требуется. Так обычно реализована работа небольших магазинов, в которых продавец по мере необходимости берет из подсобных помещений товар для продажи.
Суть перемещения проста, не требует особого оборудования и выполняется складскими работниками и продавцами. Иногда перемещение товаров в торговый зал может сопровождаться маркировкой (этикетки, ценники), если она не была проведена раньше, а некоторые группы товаров защищаются магнитными стикерами.
Перемещение в другую розничную точку
Товар отправляют в другой магазин, принадлежащий компании. Аналогично производится перемещение со склада на склад.
Какие документы нужно оформить?
- Расход со склада торговой точки №1
- Приход на склад торговой точки №2
Для оформления расхода и прихода используются внутренние документы, например, расход-перемещение и приход-перемещение. Названия могут быть разными, все зависит от правил компании.
В некоторых случаях, особенно, если все склады объединены в общую систему (например, 1С), пользуются встроенным документом-перемещением. Такой подход чреват возникновением проблем:
- На остатках второй торговой точки появляются товары до того, как они реально поступают.
- При отгрузке и транспортировке возможны недостача, брак или бой, пересортица.
В результате могут быть «проданы» товары, которые не поступили на склад. Либо после реальной приемки товара приходится править уже проведенный документ. Все это приводит к путанице, поэтому я рекомендую пользоваться вариантом «расход и приход».
Важно, чтобы в системе были реализованы два разных приходных документа — от поставщика и по внутреннему перемещению между складами. В остальном действия при приемке товара, поступившего с другого склада, ничем не отличаются от приема товара от поставщика.
Документальное сопровождение и правила доставки товара со склада на склад по товарообороту ничем не отличаются от доставки товаров покупателям, эти действия мы рассмотрим позже, при изучении работы доставки.
В настоящее время организации могут применять любые формы накладных на внутреннее перемещение товаров. Главное, чтобы они были утверждены в учетной политике и содержали в себе обязательные реквизиты (ст.9 Федерального закона №402-ФЗ):
- наименование документа,
- дата составления,
- наименование организации (ИП),
- содержание операции,
- величина натурального и/ или денежного измерителя,
- должность ответственного лица и его подпись.
Среди унифицированных форм для внутреннего перемещения подходит накладная ТОРГ-13.
Актуализация остатков
Во время хранения товар может быть случайно поврежден, у некоторых товарных групп истекает срок годности, в процессе продаж (перемещения в торговый зал) возникает пересортица, ошибки. Также нельзя исключать хищение товаров сотрудниками — к сожалению, без этого не обходится практически ни одно торговое предприятие.
В результате реальные остатки на складе и данные в системе не совпадают, необходимые товары вовремя не заказывают, а вместо них оформляют заказ на позиции, которые уже имеются на складе. Повышается риск продажи товаров, которых нет в наличии. Потому очень важно своевременно проводить инвентаризацию и актуализировать остатки.
Инвентаризация
Пересчет реально хранящихся на складе товаров с целью актуализации товарных остатков в системе. На основании полученных реальных данных также могут проводиться дисциплинарные взыскания (вычет из зарплаты недостачи и т.д.). В небольших торговых точках, где строгий учет в процессе продаж не ведется, по итогам инвентаризации определяется реальный объем продаж, производится начисление заработной платы и т.д. Но главная цель – актуализация.
Как инвентаризация реализуется на практике
С 1 апреля 2025 года обязателен к применению ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». По желанию этот стандарт можно применять до его срока введения в действие.
- Проводится пересчет фактического товара на складе и сравнение с остатками в системе
- При недостаче или потере товарных качеств (повреждение, окончание срока хранения) создается документ «Списание товара». Обычно списание по недостаче или в случае потери товарных качеств по объективным причинам проводят отдельно с указанием причины списания.
- При выявлении излишков создается документ «Оприходование», который позволяет отразить в остатках товар, который «появился» на складе не от поставщика или в результате перемещения, а по неизвестным причинам (пересортица, другие ошибки). Следует помнить, что товар не может появиться «ниоткуда», у него есть определенная стоимость, и это материальная ценность, которая должна грамотно отображаться в бухгалтерии. При организации работы проконсультируйтесь с бухгалтером компании о том, какие документы необходимо создавать для отчетности.
- На основе разницы между приходом и списанием (за исключением списания по объективным причинам) производится расчет результатов инвентаризации. Руководитель оценивает качество работы по хранению товаров и проводит необходимые действия, описанные выше (расчет общей недостачи без учета пересортицы, определение зарплатных вычетов и начислений и т.д.).
В автоматизированных системах итоги фактического пересчета товаров обычно вносятся в единый документ «Инвентаризация» или «Пересчет товаров». Итоги (плюсы и минусы) система генерирует автоматически. Также автоматически на основе инвентаризации создаются документы «Списания» и «Оприходования». Исключение — товары, которые при инвентаризации списываются из-за потери товарных качеств (списание по срокам хранения, бой, повреждения товарного вида). Их проводят отдельно, до заполнения документа «Инвентаризация».
В разных системах реализация инвентаризации может быть разной, это может быть единый документ или несколько.
Отдельно стоит упомянуть о документе «Пересорт товаров».
При использовании документа «Инвентаризация» пересорт будет учтен при автоматических расчетах. Если списание и оприходование проводятся отдельно, имеет смысл пользоваться и документом «Пересорт товаров». Он позволяет списать одни позиции и оприходовать другие без каких-то изменений в финансах и бухгалтерии, т.к. одни товары заменяются аналогичными, но с иной характеристикой (цвет, вкус, размер и т.д.).
Несколько полезных советов
Если вы хотите снизить количество пересортицы, грамотно продумайте систему хранения таким образом, чтобы в спешке при сборе заказа или в процессе поиска нужного товара минимизировать вероятность ошибок. Впрочем, полностью избежать пересорта почти невозможно. С этим придется смириться.
При работе с товарами, на которые распространяется понятие «усушка», обязательно учитывайте этот момент при списании. Например, ткани оптом принимают по весу, но со временем они усыхают. В результате даже при полной сохранности общий вес товара будет меньше.
Чтобы снизить процент списания просроченных товаров, обязательно приходуйте их партиями с учетом сроков хранения. На складе эти партии также должны быть размещены таким образом, чтобы в первую очередь продавать ранние поступления, и только потом — самые свежие.
Обязательно анализируйте финансовые результаты инвентаризации. Конечно, в большинстве случаев недостача «ложится на плечи» ответственных сотрудников и распределяется между ними по условиям трудового договора, но если цифры недостачи растут, имеет смысл заняться кадровым вопросом. Иначе добросовестные сотрудники начнут увольняться, что негативно скажется на бизнесе.
Храните товар бережно и грамотной вам торговли!
