Электронный документооборот набирает популярность, но по-прежнему вызывает вопросы у многих предпринимателей. Рассказываем, какова юридическая значимость электронного документа и можно ли им полностью заменить бумажные экземпляры.
Что нужно запомнить?
- Электронный документооборот (ЭДО) — аналог бумажного, умещённый в компьютер и специальные сервисы. С появлением ЭДО многие организации отказались от рутинной подготовки документов и теперь обмениваются договорами и первичкой только в электронном виде.
- Юридическая значимость электронных документов обеспечивается законами и нормативно-правовыми актами. Ключевое требование — документ должен быть заверен электронной подписью, оформленной в налоговой или аккредитованном удостоверяющем сервисе.
- Электронная подпись равнозначна собственноручной, это подтверждает ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011. Следовательно, бумажные документы можно полностью заменить электронными.
- Чтобы ЭП и электронные документы имели значимость, стороны должны заранее оговорить допустимость такого формата. Прописать в договоре, что отгрузки или оказание услуг подтверждаются электронными документами.
- Если спор между контрагентами дошел до суда, стороны имеют право предоставлять электронные документы, подписанные ЭП, в качестве доказательств. Это установлено ст. 71 ГПК РФ и ст. 75 АПК РФ.
Что такое электронный документооборот?
Организации и ИП регулярно обмениваются документами с контрагентами и госорганами. У некоторых предприятий даже есть отдельные сотрудники, которые готовят бумажные документы, а затем отправляют нужным адресатам.
Электронный документооборот (ЭДО) — аналог бумажного, умещённый в компьютер и специальные сервисы. С появлением ЭДО многие организации отказались от рутинной подготовки документов и теперь обмениваются договорами и первичкой только в электронном виде.
Для внедрения ЭДО оформляют электронную подпись, выбирают специальные сервисы для обмена документов. С каждым годом всё больше предприятий отказывается от бумажных документов.
ЭДО регламентируют:
И хотя популярность электронного документооборота растёт, многие не до конца уверены в юридической значимости цифровых документов. Кажется, что они подтверждают хозяйственные операции, не могут быть представлены в суде как доказательство. Давайте разбираться, действительно ли это так.
Как обеспечивается юридическая значимость электронных документов?
Юридическая значимость электронных документов обеспечивается законами и нормативно-правовыми актами. Ключевое требование — документ должен быть заверен электронной подписью, оформленной в налоговой или аккредитованном удостоверяющем сервисе.
Наличие ЭП позволяет заверить любой электронный документ. Сама подпись представляет собой сложный ключ, состоящий из сотен символов случайной последовательности. Для проверки используют специальное ПО, установленное на компьютере.
Для некоторых документов, чтобы они получили юридическую значимость, важно соблюдение утверждённой государством формы. Например, это относится к счетам-фактурам, налоговым отчётам и трудовому договору с удалёнными сотрудниками. Порядок формирования электронных СФ установлен ст. 169 НК РФ, а отчётов для ФНС — п. 3. ст. 80 НК РФ.
В Федеральном законе № 63-ФЗ от 06.04.2011 описаны правила использования электронных подписей. В ст. 6 установлено, что электронные документы, подписанные ЭП, равнозначны бумажным документам с собственноручной подписью. Но только при выполнении определённых условий, перечисленных в этом разделе.
Также применение электронных документов наравне с бумажными допускают ст. 160 и 434 ГК РФ. Они распространяются на заключение сделок и подписание договоров.
Равнозначна ли электронная подпись обычной?
Электронная подпись равнозначна собственноручной, это подтверждает ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011. Следовательно, бумажные документы можно полностью заменить электронными. Если организации обмениваются договарами и первичкой через систему ЭДО, дополнительно готовить бумажные экземпляры не нужно.
Если ЭП оформлена на организацию или ИП, вместе с собственноручной подписью руководителя или другого ответственного лица она заменяет печать.
Но чтобы ЭП и электронные документы имели значимость, стороны должны заранее оговорить допустимость такого формата. Например, в договоре прописать, что отгрузки или оказание услуг подтверждаются электронными документами, обмен производится через специализированный сервис, по электронной почте или любым другим доступным способом.
Также надо различать виды электронных подписей. От них зависит, в каких целях разрешено применять ЭП. Выделяют три категории:
- Простая. Может быть выражена разными видами — например, код из смс, который отправляет сервис. Чаще применяется для регистрации на порталах и получения государственных услуг. Может использоваться контрагентами, но только по предварительному согласованию.
- Усиленная неквалифицированная. Полноценный электронный сертификат, который может быть записан на физический носитель. Используется для участия в торгах, для работы в различных государственных сервисах и документообороте между контрагентами.
- Усиленная квалифицированная. Аналог предыдущего вида, но более защищённый. Используется в тех же ситуациях, а также для сдачи отчётов в налоговую.
Для заверения документов ЭП используют специальные программы на компьютере — например, КриптоАРМ. Или специализированные сервисы, которые упрощают подписание договоров, УПД, счетов-фактур и других документов.
Примет ли суд электронные документы?
Если спор между контрагентами дошел до суда, стороны имеют право предоставлять электронные документы, подписанные ЭП, в качестве доказательств. Это установлено ст. 71 ГПК РФ и ст. 75 АПК РФ.
При этом между организациями и/или предпринимателями должен быть заключён договор, который позволяет использовать для подтверждения хозяйственных операций электронные документы. И есть подтверждение фактических сделок — например, отгрузки товаров или оказания услуг.
Чтобы ускорить работу суда, стороны приносят распечатанные экземпляры с отметкой о подписании ЭП. Например, если работаете через сервис ЭДО, в нём есть возможность выгрузить документ со сведениями о сертификате в формате для печати.
Суды предпочитают принимать документы, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью. А для подтверждения её подлинности нужно предоставить соответствующий сертификат, который выдали в налоговой или в удостоверяющем центре после оформления ЭП.
