Бизнес может выдать сотруднику деньги, чтобы тот купил что-то для производственных нужд или поехал в командировку. Такие средства называют подотчётными. Расскажем, как заполнить и подать заявление на подотчёт и провести операции в учёте.
Кто может быть подотчётными лицами
Работа с подотчётными средствами регулируется рядом нормативных актов. В первую очередь, нужно опираться на Указания Банка России №3210-У, Указания Банка России №5348-У, Указание Банка России №4416-У, Постановление Правительства №749.
Выдачу денег в подотчёт можно произвести:
- сотруднику или руководителю организации;
- иностранному сотруднику, даже если он не является резидентом РФ;
- физическому лицу, работающему по ГПХ-соглашению.
Предприниматели могут взять деньги и направить их на цели бизнеса без заявления — они не считаются подотчётными. Если же средства нужно выдать работнику предпринимателя, процедура оформляется стандартно. На основании Указания ЦБ РФ №3210-У, расходные и приходные ордера ИП могут не оформлять.
На какой срок можно выдать подотчётные средства
Период, в течение которого подотчётное лицо может пользоваться деньгами, законодательством не регулируется. Бизнес решает это сам. Опираться нужно на цели.
Но это не касается командировок. Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ №3210-У и п. 26 Положения №749, командированный сотрудник должен отчитаться об использованных средствах в течение трёх рабочих дней после поездки. Значит, подотчётные средства выдаются на срок командировки плюс три рабочих дня. Если сотрудник после командировки ушел в отпуск или на больничный, он отчитывается в течение трёх дней с даты возвращения на работу.
Для остальных ситуаций точных периодов нет. Бизнес может предусмотреть их во внутренних нормативных документах или решать каждый раз индивидуально. Крайний срок, в который работнику нужно отчитаться об обращении с подотчётными средствами, также определяется на усмотрение руководства. Это правило ввели в 2020 году, скорректировав пункты Указания ЦБ РФ №3210-У.
Как можно выдавать подотчётные средства
Есть три основных способа:
- Наличными из кассы. Компании в этом случае оформляют РКО. Выдавать можно только средства, заработанные на реализации товаров и услуг или снятые с расчётного счёта в кассу.
- Переводом с расчётного счёта. Оформить перевод можно на дебетовую или зарплатную карту. Банк может быть любым.
- Переводом на корпоративную карту. В этом случае работник получает корпоративную карту, на которую зачисляются необходимые средства. Потребуется также оформить доверенность на пользование картой.
Заявление на подотчёт
Некоторые компании выдают деньги без заявления. В целом, штрафы за это не предусмотрены, но документальное основание для выдачи денег в подотчёт должно быть — приказ или заявление. Иначе налоговая при совокупности прочих доказательств может не признать расходы, доначислить налог на прибыль или счесть подотчётную сумму личным доходом работника.
Чтобы не разбираться с налоговой, заявление лучше оформить. Специальной формы для документа не предусмотрено, так что писать можно произвольно. Главное, указать:
- сумму, которая выдаётся в подотчёт;
- срок выдачи;
- цель предоставления средств;
- дату составления заявления;
- подписи сторон.
Если деньги будут переводить на карту, нужно также указать реквизиты. Приказ в данном случае выпускать не обязательно. Он понадобится, если нужно установить конкретные условия для процедуры. Например, обозначить цели, для которых можно выдать деньги, или круг лиц, которые могут их получить.
Если бизнес всё же решил оформить приказ, в распоряжении необходимо прописать:
- размер средств, выдаваемых в подотчёт;
- цель, для которой сотрудник или руководитель получает деньги;
- срок выдачи;
- крайний срок, когда необходимо отчитаться о средствах;
- срок, в который нужно вернуть остаток неиспользованных средств.
Образец заявления на выдачу денег в подотчёт
Образец заявления на выдачу денег в подотчёт
