Для расчётов с подотчётными лицами нужно использовать в бухгалтерском учёте счёт 71. Расскажем, как это делать, приведём типовые проводки и примеры.
Назначение счёта 71 в бухучёте
В бухгалтерском учёте счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» предназначен для хранения сведений по операциям с подотчётными средствами между организацией и работниками.
К примеру, компания под отчёт может выдавать сотруднику денежные средства, которые нужно потратить на административно-хозяйственные и прочие нужды. Если деньги остаются, работник должен вернуть их обратно организации.
Возникают и ситуации, когда работник из собственных средств сначала делает расходы в интересах организации, а спустя время получает от неё компенсацию в соответствующем размере. Во всех случаях работнику нужно отчитываться о тратах и предоставлять подтверждающие документы.
Изучив счёт 71 в бухгалтерии, можно определить, сколько сотрудник получил подотчётных денег, остался ли должен и какую сумму организация должна ему компенсировать.
Отметим, что для расчётов с подотчётными лицами компаниям рекомендуется составить соответствующую инструкцию и утвердить её приказом.
Как использовать счёт 71
В бухгалтерском учёте счёт 71 — это активно-пассивный счёт.
По дебету счёта отражают суммы, выданные под отчёт. По кредиту — израсходованные суммы, подтверждённые чеками, квитанциями и прочей документацией.
Если по дебету есть остаток, то подотчётному лицу необходимо вернуть организации оставшиеся средства. Когда по кредиту перерасход, то его размер компания должна возместить подотчётному лицу.
На счёте 71 аналитический учёт ведётся по каждой выданной под отчёт сумме и по каждому подотчётному лицу.
Какие корреспонденты у счёта 71
Счёт 71 в бухгалтерском учёте корреспондирует со счетами:
| Дебет | Кредит |
|---|---|
| 50, 51, 52, 55, 76, 79, 91 | 07, 08, 10, 11, 15, 20, 23, 25, 26, 28, 29, 41, 44, 45, 50, 51, 52, 55, 70, 73, 76, 79, 91, 94, 97, 99 |
Типовые бухгалтерские проводки по дебету счёта 71
| Проводки | Описание |
|---|---|
| Дт 71 Кт 50 | Работник получил под отчёт денежные средства из кассы |
| Дт 71 Кт 50 | Работнику компенсирован перерасход подотчётной суммы из кассы |
| Дт 71 Кт 51 | Работник получил под отчёт денежные средства на банковскую карту |
| Дт 71 Кт 51 | Работнику компенсирован перерасход подотчётной суммы на банковскую карту |
| Дт 71 Кт 55 | Работник получил под отчёт денежные средства на корпоративную карту |
Типовые бухгалтерские проводки по кредиту счёта 71
| Проводки | Описание |
|---|---|
| Дт 10 Кт 71 | Приобретены материалы подотчётным лицом для организации |
| Дт 19 Кт 71 | Выделен НДС из расходов подотчётного лица |
| Дт 20 Кт 71 | Отражены расходы подотчётным лицом для основного производства |
| Дт 26 Кт 71 | Отражены общехозяйственные расходы подотчётным лицом |
| Дт 41 Кт 71 | Приобретены товары подотчётным лицом |
| Дт 44 Кт 71 | Отражены представительские расходы подотчётным лицом |
| Дт 50 Кт 71 | Работник вернул подотчётные денежные средства в кассу организации |
| Дт 60 Кт 71 | Поставщик получил оплату через подотчётное лицо |
| Дт 70 Кт 71 | Из зарплаты работника удержаны подотчётные средства, не возвращённые в срок |
| Дт 94 Кт 71 | Невозвращенные подотчётные средства списаны как недостача |
Примеры использования счёта 71 в бухучёте
Пример 1: Организация «ГлавПример» выдала из кассы подотчётному лицу 40 тыс. рублей для покупки зимних шин на грузовой автомобиль.
Работник попал в нужное время и место, поэтому купил материалы за 30 тыс. рублей.
Вернувшись в организацию, сотрудник предоставил авансовый отчёт, приложил чек и вернул 10 тыс. рублей в кассу.
Проводки для бухгалтерского счёта 71 следующие:
| Дт 71 Кт 50 — 40 тыс. рублей | Сотруднику выданы подотчётные средства из кассы |
| Дт 10 Кт 71 — 30 тыс. рублей | Подотчётные средства потрачены на материалы для грузовика |
| Дт 50 Кт 71 — 10 тыс. рублей | Сотрудник вернул часть подотчётных средств в кассу |
Пример 2: Организация «Арбуз и Дыня» решила расширять ассортимент торговой продукции и начала искать поставщиков. Выбор был сделан в пользу компании «Крыжовник и лук».
Для переговоров «Арбуз и Дыня» организовала встречу в ресторане и отправила своего представителя, выделив ему на расходы 50 тыс. рублей. По итогам встречи стороны достигли устных договорённостей о сотрудничестве, но представителю пришлось дополнительно потратить ещё 30 тыс. рублей.
На следующий день сотрудник предоставил отчёт и чек из ресторана.
Проводки по счёту 71 в бухучёте после такого мероприятия:
| Дт 71 Кт 51 — 50 тыс. рублей | Сотруднику выданы подотчётные средства на банковскую карту |
| Дт 44 Кт 71 — 80 тыс. рублей | Отражены представительские расходы подотчётным лицом |
| Дт 71 Кт 51 — 30 тыс. рублей | Компенсирован перерасход подотчётной суммы на банковскую карту |
Пример 3: Компания «Учение и работа» отправила сотрудника в рабочую командировку на неделю в другой город и предоставила аванс в размере 60 тыс. рублей.
Работник в ходе командировки потратил на:
- Проезд туда и обратно по 10 тыс. рублей.
- Недельное проживание в отеле — 19 тыс. рублей.
- Суточные — 21 тыс. рублей.
В течение недели возникли непредвиденные коммерческие расходы, которые составили 10 тыс. рублей. Сотрудник их оплатил, а позже получил полную компенсацию от организации, предоставив авансовый отчёт и чек.
Для счёта 71 в бухгалтерском учёте будут следующие проводки:
| Дт 71 Кт 51 — 60 тыс. рублей | Сотруднику выданы командировочные из кассы |
|---|---|
| Дт 20 Кт 71 — 20 тыс. рублей | Списаны затраты на билеты |
| Дт 20 Кт 71 — 19 тыс. рублей | Списаны затраты на проживание |
| Дт 20 Кт 71 — 21 тыс. рублей | Списаны суточные затраты |
| Дт 44 Кт 71 — 10 тыс. рублей | Отражены дополнительные коммерческие расходы подотчётным лицом |
| Дт 71 Кт 50 — 10 тыс. рублей | Компенсирован перерасход подотчётной суммы из кассы |
