Даже при строгом учёте бизнес может нести потери. В бухгалтерии сведения об этом фиксируют на специальном счёте 94. Расскажем, как использовать счёт 94.
Как применяют счёт 94
Счёт 94 служит для отражения общих сведений о суммах потерь, которые понесла компания. Недостачей считается отличие между товарами и материальными ценностями, которые имеются у бизнеса по факту, и сведениями об их количестве в документах. Грубо говоря, если по документам на складе должно быть 30 коробок с товарами, а на самом деле их там 27, то недостача — три коробки.
Потери касаются не только материальных ценностей и имущества, но и денежных средств. Их относят на тот же счёт.
Как обычно обнаруживается недостача, которую необходимо отнести на счёт 94:
- по результатам инвентаризации;
- во время приемки поставок;
- при проверке документов;
- в процессе продажи или производства продукции.
Суммы потерь не попадают на счёт 94 только в отдельных случаях:
- Недостача вписывается в лимиты, предусмотренные договором или законодательством. К примеру, стоимость потерь укладывается в нормы естественной убыли. Или соответствует потерям, которые поставщик предусмотрел в соглашении и обязался компенсировать. Подобные убытки сразу относят к расходам.
- Компания понесла материальные потери из-за стихийных бедствий. Недостача в этом случае образует убыток и списывается в счёт 99.
94 счёт отражает общую стоимость потерь бизнеса. Для бухгалтерского учёта важно понять, можно ли компенсировать недостачу за счёт ответственных сотрудников или её необходимо списать.
Это активный счёт. Если в проводке он значится по дебету, то по кредиту отражают счета, по которым понесли недостачу. Например, К/т 10, если были утеряны или украдены материалы. К/т 50, если недостаёт средств в кассе. Или счёт 76, когда часть товаров и продуктов теряется или травмируется при поставке.
Когда 94 значится по кредиту, то стоимость утерянных объектов или средств списывают на источник компенсации материальных потерь. Например:
- когда известен виновник, который покроет убытки — списание проведут проводкой Д/т 73, К/т 94;
- если виновного в материальных потерях нельзя точно определить, недостачу спишут к прочим расходам проводкой Д/т 91, К/т 94;
- когда материалы теряются или портятся в процессе производства, стоимость потерь можно отнести к себестоимости.
Основные проводки по операциям с потерями и недостачами
Стандартные проводки, как правило, оформляют по итогам инвентаризации. Среди типовых корреспонденций, в которых фигурирует счёт 94, есть такие:
| Операция | Д/т | К/т |
|---|---|---|
| Списывается остаточная стоимость объектов ОС | 94 | 01 |
| Списывается стоимость животных (для сельскохозяйственных и животноводческих организаций) | 94 | 11 |
| Отражается недостача оборудования | 94 | 07 |
| Отражается недостача финансовых вложений во ВНА | 94 | 08 |
| Проводится недостача материалов | 94 | 10 |
| Отражается фактическая стоимость утерянных товаров | 94 | 41 |
Потерю производственной продукции оформляют проводками:
| Где использовалась продукция | Д/т | К/т |
|---|---|---|
| В основном незавершённом производстве | 94 | 20 |
| Во вспомогательном незавершённом производстве | 94 | 23 |
| В обслуживающем незавершённом производстве | 94 | 29 |
Проводки применяют для оформления потерь и убытков, возникших в результате естественной убыли или понесённых по вине материально ответственных сотрудников. В ситуациях, когда виновных в недостаче установить не получается, потери также обязательно отражают в бухгалтерской отчётности.
Порядок закрытия счёта 94
Подробнее поговорим о закрытии счёта 94. Как и остальные, он закрывается через списание остатков в другой счёт.
Оформить утерянные материальные ценности или недостачи можно, проведя списание на счета:
- 73 или 76 — если ответственный за утерю компенсирует ущерб;
- 20, 23 или 29 — когда утерянные материалы относят на себестоимость товаров;
- 25, 26, 44 — если недостачу относят к издержкам на реализацию продукции, организацию рабочих процессов или производство;
- 91 — когда потери списывают в прочие расходы.
Если опоздать с оформлением операций до отчётной даты, по дебету счёта образуется сальдо.
Потери, понесённые в рамках естественной убыли, можно отнести к издержкам. Остальную стоимость, выходящую за пределы нормативов, стоит компенсировать за счёт ответственных. Если по каким-то причинам это сделать невозможно — например, виновного не нашли или в возмещении убытков отказано судом — недостачу списывают в финансовый результат.
Как оформить соответствующие операции проводками:
| Операция | Д/т | К/т |
|---|---|---|
| Недостачу рамках естественной убыли списали на ВНА | 08 | 94 |
| Потери в пределах норм естественной убыли отнесли на себестоимость | 20, 23, 29 | 94 |
| Недостачи списали на увеличение издержек | 25, 26, 44 | 94 |
| Убытки компенсировали из зарплаты ответственного лица | 70 | 94 |
| Недостачу отнесли на виновника | 73 (если виновник является сотрудником) 76 (если виновный не работает в компании) |
94 |
| Потери отнесли к прочим расходам | 91 | 94 |
