Полезный и нужный документ — помогает упорядочить расчёты между контрагентами и может служить доказательством проведения хозяйственных операций в суде. Не носит обязательного характера, но регулярно применяется большинством организаций и ИП. Что такое акт сверки и как его правильно составить — об этом в нашей статье.
Необходимость в составлении акта сверки взаимных расчётов
Если сотрудничество между партнёрами носит долгосрочный характер, необходимо время от времени «сверять часы» — проверять состояние расчётов: кто кому и за что должен. Обычно это производится при окончании очередного этапа контракта, либо по состоянию на последний день квартала или года. Причиной для проведения сверки может стать обязательная инвентаризация имущества и обязательств, которую планово проводят в соответствии с учётной политикой организации.
В результате сверки могут выявиться расхождения связанные с отсутствием первичных документов у одного из контрагентов. Тогда запрашиваются недостающие документы и вносятся корректировки в налоговую отчётность. Запросить акт сверки может любая из сторон в любое время. Это необязательный документ, но отказ от его заполнения может свидетельствовать о проблемах у контрагента.
Данные бухгалтерского баланса в части оборотных средств и обязательств желательно подтверждать подписанными актами сверки взаимных расчётов на последний день года. В судах разных инстанций с помощью акта сверки можно подтвердить или опровергнуть наличие задолженности у другой стороны. Более подробно расскажем в одном из следующих разделов.
Акты сверок: порядок оформления
Законодательно установленной формы акта не существует, и стороны могут применять свой вариант документа. Есть шаблон, который используется в любой бухгалтерской программе, он имеет такой вид:
Акт сверки взаиморасчетов: образец
Обязательные реквизиты документа:
- период сверки расчётов (например, 1 полугодие 2021 года или с 1 января по 30 июня 2021 года);
- наименование контрагентов;
- номер и дата договора;
- ФИО подписантов. Подписывать акт должны уполномоченные на это лица (директор или иные руководители по доверенности). Допускается подписание документа главным бухгалтером организации;
- основная таблица состоит из двух частей — левую заполняет инициатор сверки, правую — его партнёр. Информацию берут из данных бухгалтерского учёта или книги учёта доходов и расходов;
- в конце акта проставляют сальдо расчётов на последнее число периода сверки, ставятся подписи руководителей сторон и печати (при их наличии).
Как заполнить основную таблицу:
- укажите сальдо расчётов на первый день периода. Например, если акт делается за 1 квартал 2020 года, ставится сальдо на 01.01.2020 года. Если сальдо не было, ставится ноль;
- всё что прошло за период сверки нужно указывать отдельной строкой — дата, номер документа и сумма. В дебете у покупателя или заказчика отражаются операции по приходу (например, поступление товара), в кредите — по расходу (оплата за товар). У продавца или исполнителя — наоборот;
- подсчитайте итог по состоянию на последний день периода сверки (Например, сальдо на 31.03.2020 = сальдо на 01.01.2020 + дебетовые суммы в 1 квартале - кредитовые суммы в 1 квартале). Это и будет сумма долга. Если сальдо кредитовое — это задолженность контрагента, если дебетовое — задолженность инициатора. У контрагента будет наоборот: его задолженность по кредитовому сальдо, а его партнёра — по дебетовому.
В идеале операции у сторон должны совпадать и выглядеть зеркально: дебетовые суммы инициатора будут равны кредитовым суммам партнёра, и наоборот. Ниже представлен акт сверки — образец заполнения. В нём хорошо видна зеркальность отображения операций.
Акт сверки: пример
Процедура обмена актами
Бухгалтер стороны — инициатора проведения сверки составляет акт в двух экземплярах, заполняет левую часть основной таблицы на основании данных бухучёта. Выводит сальдо на последний день периода сверки, подписывает руководителем (или главным бухгалтером) при наличии ставит печать. Оба экземпляра нужно отправить контрагенту вместе с письмом, где указывают срок и способ возврата одного экземпляра подписанного акта. Можно сделать это обычной или электронной почтой,
Разрешено применять усиленную электронную подпись, тогда процедура обмена документами ускорится в разы.
Бухгалтерия контрагента сверяет его со своими данными, заполняет свою часть таблицы и отправляет инициатору. При наличии расхождений, они отражаются в подписанном акте. После этого стороны выясняют причины и запрашивают друг у друга недостающие документы. После этого формируется второй акт — уже без расхождений.
Если найти источник расхождений не получается, и стороны не признают наличие долгов, начинается претензионная работа и подготовка документов в суд.
Отказ контрагента от подписания акта сверки
Так как документ не введён в обязательный оборот, отказ в подписании акта сверки расчётов партнёру ничем не грозит. Но тут возникает подозрение, что он пытается что-то скрыть. Нужно перепроверить все документы и совместные операции, и возможно не сотрудничать с ним в будущем.
Чтобы избежать таких инцидентов, можно прописать в контракте необходимость проведения регулярных сверок взаиморасчётов, и тогда отказ от подписания акта может привести к финансовым санкциям по договору.
Использование акта сверки в суде
Наличие подписи контрагента в акте свидетельствует о признании его задолженности по договору. Поэтому акт сверки можно смело показывать в суде. Сам по себе он силы не имеет, и обязательно должен подтверждаться первичными документами.
Действует и другое правило: отсутствие суммы в акте может означать её мнимость, даже если она проходит по бухгалтерскому учёту у одной из сторон. Суд считает это попыткой сокрытия информации. Очень важно, чтобы данные в акте и в учёте совпадали на 100%.
Бывает, что первичные документы (накладные, акты) подписываются неуполномоченными на это лицами. Подпись руководителей сторон на акте сверки убирает все эти несоответствия: считается что по оформлению всех указанных в акте документов претензий и вопросов у сторон нет.
Как известно, законодательно установлен трёхлетний срок исковой давности по обращению в суд. Акт сверки взаимных расчётов, его образец, подписанный относительно недавно, прерывает этот срок. Пример: ваш контрагент упорно не хочет платить свой долг с сентября 2018 года. Ведётся активная претензионная работа, но до суда дело не дошло, а все сроки давности уже вышли. Вы можете подать на него в суд, если на руках окажется подписанный с его стороны акт сверки со сроком менее 3 лет, например, от 15 октября 2019 года. Именно с этого дня идёт новый отсчёт срока исковой давности.
Таким образом, использование акта сверки расчётов даёт весомую защиту от возможных проблем в будущем, и пренебрегать таким инструментом будет по меньшей мере, не рационально.
