Бизнес на ОСНО выставляет счета-фактуры на авансы в большинстве случаев. При этом покупатель и продавец фиксируют сведения в книге покупок и книге продаж. Ошибки приведут к разрывам по НДС. А к ним могут возникнуть вопросы у налоговой. Расскажем, как правильно оформлять сделки с авансами.
Важно знать
- Если совершаются сделки с авансами при НДС, почти всегда требуется счёт-фактура.
- Документ за сделки с предоплатой в основном составляется в стандартном порядке.
- Продавцы обязательно регистрируют счета-фактуры в книге продаж. Покупатели этого делать не обязаны, но регистрация потребуется, если они планируют предъявить налог к вычету. Без достаточных документальных подтверждений у них не будет такого права.
- Покупатель и продавец параллельно вносят записи в книги покупок и продаж. Если допустить ошибки, в данных появятся разрывы по НДС.
- Инспекторы выявляют расхождения в сведениях с помощью автоматизированной системы. Несоответствия в информации по налогу — серьёзное основание для проверок.
В материале рассказываем, как правильно формировать счета-фактуры при авансовых сделках и избежать лишних вопросов от налоговой.
Последствия ошибок при оформлении авансовых сделок
Авансовые сделки фиксируются одновременно:
- в книге продаж — у продавца;
- в книге покупок — у покупателя.
Необходимо выставить корректный счёт-фактуру (СФ) и правильно отразить коды вида операции в документах. Если сведения разойдутся, в книгах появятся разрывы по НДС. Налоговая обнаруживает их с помощью специализированной системы ПК АСК НДС-2, которая сверяет декларации в автономном режиме. Такие разрывы — повод для инициирования проверки. Инспекция также может потребовать от бизнеса разъяснения по несоответствиям или завышенной сумме вычета.
Подтверждение права на вычет необходимо покупателю — за этим он и фиксирует операцию из СФ в книге покупок. К разрывам со сведениями из книги продаж продавца обычно приводят ошибки — в реквизитах, данных декларации, указанных периодах и т.д.
Когда нужно выставлять счёт-фактуру при авансовых сделках с НДС
Продавцы формируют счёт-фактуру, когда получают предоплату от покупателя.
Порядок такой:
- Бизнес выставляет счёт-фактуру, фиксирует операции в книге продаж.
- Счёт-фактура предоставляется покупателю — тот регистрирует его в книге покупок. Если предоплат несколько, необходимо получить по одному СФ на каждый платёж отдельно. Передать документ нужно в течение 5 рабочих дней с даты получения аванса.
- После отгрузки в счёт аванса продавец формирует отгрузочный СФ, указывая в нём полную сумму поставки. Неважно, в каком размере уплачивался аванс. На основании документа он восстанавливает сумму предоплаты в книге покупок.
Если продавец получил предоплату в одном налоговом периоде, а отгрузил поставку в другом, действовать нужно так:
- СФ на аванс регистрируют в книге продаж за тот период, в котором поступила предоплата;
- СФ при отгрузке регистрируют в книге продаж за тот период, когда отгрузили продукцию.
Есть несколько ситуаций, когда СФ можно не формировать при авансовых сделках:
- Продавец получил аванс за продукцию, которую будут производить больше 6 месяцев (на основании статьи 167 Налогового кодекса).
- Покупатель не платит НДС, например, получил освобождение или работает на спецрежиме (на основании статьи 169 Налогового кодекса).
- Производится экспорт продукции, которая облагается 0% НДС (согласно письму Минфина № 03-07-08/142 от 10.01.2018).
- Товар отгрузили меньше, чем через 5 рабочих дней после получения аванса (в соответствии с письмом Минфина № 03-07-14/65759 от 10.11.2016).
Как заполнить счёт-фактуру при авансовых сделках с НДС
Общий порядок тот же, что в стандартных случаях.
Шапку документа заполняют так:
| Номер поля | Что отражать |
|---|---|
| 1 | Номер документа |
| 2 - 2б | Наименование компании, юрадрес, ИНН и КПП продавца |
| 3 | Адрес отгрузки |
| 4 | Адрес получения |
| 5 | Номер и дата платёжного документа на предоплату |
| 6 - 6б | Наименование, юридический адрес, ИНН и КПП покупателя |
| 7 | Код валюты (643, если оплату производят в рублях) |
| 8 | Это поле заполняют, когда поставка производится по государственному договору. В остальных случаях нужно оставить пустым |
Затем оформляется таблица счёта-фактуры:
| Номер поля | Что указывать |
|---|---|
| 1а | Наименование продукции или услуг. Формулировка должна совпадать с той, что указана в договоре |
| 2 - 6 | Эти поля заполняются только при отгрузке товаров. В СФ на авансовые сделки с НДС поля нужно оставить пустыми |
| 7 | Ставка НДС |
| 8 | Сумма НДС |
| 9 | Сумма предоплаты |
Счёт-фактуру подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник.
Как продавец фиксирует авансы с НДС
Продавцы регистрируют СФ в книге продаж в том же налоговом периоде, когда приходит предоплата — и в тот же день, когда её получили. Код вида операции стандартно указывают «02». В качестве контрагента указывают покупателя. В декларации сумму налога отражают в строке 070 Раздела 3.
Счёт-фактуру при отгрузке поставки регистрируют также в книге продаж, операции проводят в день отгрузки. Код вида операции — «01». В качестве контрагента должен значиться покупатель. НДС отражают в строках 110-150 Раздела 3 декларации.
При зачёте предоплаты СФ регистрируют в книге покупок в день отгрузки. Код вида операции — «22». Контрагентом будет сам бизнес. Сумму НДС указывают в строке 170 Раздела 3 декларации.
Как покупатель фиксирует авансы с НДС
У покупателя нет прямой обязанности принимать НДС к вычету — это его право. И чтобы его доказать, ему потребуются документальные основания: договор о поставке, в котором указаны условия предоставления аванса, счёт-фактуру и платёжный документ. Если покупатель хочет предъявить налог к вычету, потребуется зарегистрировать СФ.
Аванс регистрируется в книге покупок на дату, когда был получен СФ. Код вида операции указывают «02». В качестве контрагента должен значиться продавец. Сумму налога отражают в строке 130 Раздела 3 декларации.
При получении поставки СФ регистрируют в книге покупок. Срок для регистрации — три года с даты получения товаров. Код вида операции — «01». Контрагентом будет продавец. Сведения о сумме налога фиксируют в строке 120 Раздела 3 декларации.
При зачёте аванса СФ регистрируют в книге продаж — в то же время, когда регистрируется счёт-фактура при получении поставки. Код операции — «21», в контрагентах покупатель указывает сам себя. Сумму НДС отражают в строке 080 Раздела 3 декларации.
Расторжение договора при авансовых сделках с НДС
Если по каким-то причинам сделка не состоялась, и товар покупатель не получил — продавцу необходимо вернуть аванс. В этом случае СФ регистрируется в книге покупок. Указывается код операции «22».
В счёте-фактуре отражают реквизиты документов, доказывающих возврат предоплаты. Их вносят в графу 7. На основании статьи 172 Налогового кодекса, в этом случае продавец сможет предъявить к вычету НДС, начисленный за аванс.
Если предоплата принимается к вычету, покупатель должен восстановить налог и перечислить его в ИФНС. В этом случае также необходимо сформировать СФ и зарегистрировать его в книге продаж.
