Организация бухгалтерского и налогового учёта в интернет-магазинах зависит от налогового режима, системы доставки и формы оплаты товаров. В материале поговорим об основных нюансах учёта.
Налоговый режим для интернет-магазина
В выборе налогового режима нужно опираться на несколько факторов:
- Форма бизнеса. Методы работы для предпринимателей и организаций отличаются. Как минимум, ИП не обязаны вести бухучёт. Объём операций у предпринимателей обычно сравнительно меньше, чем у ООО. Работать в интернет-торговле могут и самозанятые — у них в принципе нет обязательств по отчётности и бухгалтерии, главное, вовремя платить налог.
- Количество работников. Бизнес без персонала сдаёт меньше отчётности и не платит взносы за сотрудников. Плюс, у некоторых систем налогообложения есть ограничения на количество людей в штате. Например, если у ИП или компании трудится больше 130 человек, применять УСН они не смогут. Самозанятые вообще не могут никого трудоустраивать, но вправе заключать ГПХ-соглашения с подрядчиками и исполнителями, чтобы делегировать часть работы.
- Наличие продаж на маркетплейсах. Бизнес может продавать товары через интернет-магазин и параллельно вести торговлю на площадках. Тогда НДС за услуги маркетплейсов можно предъявить к вычету.
- Предполагаемый объём доходов и расходов. От этого зависит, соответствует ли бизнес условиям спецрежимов, или ему доступна только ОСНО.
Полезно заранее просчитать предполагаемую налоговую нагрузку на каждой из доступных систем.
Рассмотрим ключевые критерии режимов.
Основная система налогообложения
Бизнес на ОСНО почти ничем не ограничен. Он может зарабатывать без лимитов, нанимать любое количество людей и масштабироваться, как угодно. Ему также доступна торговля подакцизной продукцией.
Такой режим подойдёт преимущественно крупным компаниям. Бизнес поменьше тоже иногда выбирает ОСНО, чтобы работать с контрагентами-плательщиками НДС.
Однако на ОСНО самая большая налоговая нагрузка. Так, компании уплачивают:
- НДС;
- налог на прибыль;
- налог на имущество.
Предприниматели платят:
- НДС;
- налог на имущество физлиц;
- НДФЛ.
Бизнес на ОСНО ведёт стандартный бухгалтерский учёт и подаёт полный пакет отчётности. Его автоматически поставят на учёт как плательщика на общей системе, если он вовремя не выберет спецрежим.
Упрощённая система налогообложения
Бизнес на упрощённом режиме платит один основной налог УСН. Предусмотрены две ставки — стандартная и повышенная:
- Стандартная ставка составляет 6% для объекта «Доходы» и 15% — для объекта «Доходы минус расходы».
- Повышенный тариф для «Доходов» — 8%. Если налог платится с разницы между доходами и расходами, повышенная ставка — 20%. Повышенный тариф действует до конца 2024 года.
Повышенная ставка применяется, если в штате ИП или компании числится от 101 до 130 человек, и они зарабатывают до 200 млн рублей в год. С 2025 года — до 450 млн рублей в год. Превышать эти лимиты нельзя, иначе бизнес лишат права применять УСН.
Упрощенцы подают декларацию УСН и ведут Книгу учёта доходов и расходов. Для них предусмотрены отдельные ограничения. Например, они не могут вести деятельность, предусмотренную статьёй 346.12 Налогового кодекса.
Патентная система налогообложения
Это режим, доступный исключительно ИП. При этом перечень деятельности, разрешённой для применения ПСН, устанавливается местными властями.
Продажа товаров онлайн на ПСН запрещена, но бизнес вправе выставить продукцию на витрину в Интернете и выдавать её покупателям в торговой точке.
Отдельно налоговые платежи на ПСН не проводят — налогом будет оплата самого патента. Стоимость рассчитывается по ставке 6% от потенциально возможного дохода для выбранной деятельности, который также устанавливают регионы.
На ПСН есть свои ограничения:
- максимальный доход в год — 60 млн рублей;
- не больше 15 сотрудников на одном направлении по патенту.
При наличии сотрудников плательщики ПСН уплачивают за них взносы и подают кадровую отчётность. Также они обязаны вести КУДиР.
Налог на профессиональный доход
Плательщиков НПД также называют самозанятыми. Они работают на себя, не нанимают сотрудников и могут применять НПД, если доход не превышает 2,4 млн рублей в год. Самозанятые могут продавать только товары собственного производства, перекуп под НПД не попадает.
Уплачивается один налог. Ставка зависит от того, кто платит самозанятому доходы:
- физлица — 4%;
- юрлица — 6%.
Ни бухгалтерский, ни налоговый учёт плательщика НПД организовывать не нужно — все необходимые налоговой сведения фиксируются в сервисе «Мой налог». Там же самозанятые выдают покупателям чеки или выставляют счета на оплату.
Подробнее о доступных налоговых режимах мы рассказали в другом материале.
Документы для работы в интернет-магазине
Согласно Закону о защите прав потребителей, покупатели вправе получить документ с информацией о товаре и продавце. То же самое касается продажи товаров в интернет-магазинах.
Какие документы необходимо предусмотреть для работы с покупателями в интернет-магазине:
- Кассовый чек. Когда покупатели оплачивают товар наличными или картой в торговой точке, можно выдавать бумажные чеки. Если оплата происходит онлайн, необходимо выслать электронный чек. При оплате через терминал к чеку дополнительно прилагается слип — документ о подтверждении оплаты.
- Накладная. В ней указана основная информация о продавце и продукции, например, её наименовании, объёме, количестве, цене. Её можно отправить на электронную почту или вложить в пакет при продаже офлайн.
- Счёт-фактура. Обязательный документ, если владелец интернет-магазина работает на общей системе и уплачивает НДС.
Документы необходимы и для корректного бухучёта. Накладные являются первичной документацией, которая подтверждает передачу продукции от продавца к покупателю. Чеки направляются налоговой и отражаются в Z-отчётах и отчётах о безналичной рознице. Счёта-фактуры отражают размер НДС в составе платежа.
Отдельные документы понадобятся, если товары доставляются курьером. Например:
- договор со службой доставки;
- транспортная накладная;
- акты выполненных работ.
Если параллельно с торговлей через интернет-магазин бизнес ведёт продажи на маркетплейсах, документации становится ещё больше. Сам учёт здесь немного отличается. Например, площадки самостоятельно высылают клиентам кассовые чеки. Весь документооборот с площадкой ведётся электронно.
Подробнее об учёте продаж на маркетплейсах и работе с документами можно прочесть в отдельной статье.
Онлайн-касса в интернет-магазине
В отдельных случаях интернет-магазин может обойтись без кассы. Например:
- Когда принимается только безналичная оплата на сайте. Но здесь потребуется установить отдельную программу для приёма платежей и формирования чеков.
- Если ведутся дополнительные продажи на маркетплейсах — там касса не требуется.
- Когда доставкой и выдачей чеков покупателям занимается курьерская служба.
В остальных случаях, когда бизнесу необходимо самостоятельно обеспечить выдачу бумажных чеков, потребуется касса.
Программное обеспечение для онлайн-магазина
Организовать учёт продаж в онлайн-магазинах можно, как удобно, если это не противоречит законодательству. Но при широкой номенклатуре и параллельных продажах на собственной витрине и маркетплейсах удобнее использовать специальные ПО, которые упростят учёт и минимизируют количество ошибок.
Например, бизнесу помогут такие программы:
- Сервис для ведения онлайн-бухгалтерии. Он поможет правильно рассчитать зарплаты, вовремя оформить и сдать отчётность, грамотно отразить в учёте все операции.
- Товароучётная система. Помогает отслеживать остатки на складах, вовремя планировать закупки, снизить риск кражи сотрудниками.
- Управленческая программа. Собирает данные для аналитики продаж, например, по более или менее популярным товарам, периодам повышенного спроса, целевой аудитории и т.д.
- CRM / CSM-системы. Помогают автоматизировать множество рутинных процессов, удобно вести учёт сделок и покупателей, ставить задачи сотрудникам, отправлять клиентам сообщения о статусе заказа и т.д.
Бухгалтерский и налоговый учёт в онлайн-магазине
Организация ведения бухгалтерии зависит от объёма операций и налоговой системы. Владельцы небольших интернет-магазинов могут самостоятельно подавать отчётность и следить за графиком платежей. Предпринимателям нужно организовать только налоговый учёт, так как бухгалтерию они вести не обязаны.
Компаниям важно позаботиться о том, чтобы ответственный за бухгалтерский и налоговый учёт сотрудник разбирался в основных операциях по онлайн-продажам.
Основной минимум операций, которые важно предусмотреть в учёте, такой:
- Создание сайта. Можно разработать его своими силами или привлечь для этого исполнителя. Порядок учёта зависит от того, переходит ли право собственности от разработчика сайта к продавцу.
- Организация доставки. Можно открыть собственную службу или привлечь сторонних курьеров. Во втором случае потребуется подписать договор о сотрудничестве.
- Закупки и продажи товаров. Организация учёта зависит от формата закупок и вариантов оплаты от покупателей: наличными, через терминал, с помощью электронного кошелька и т.д.
- Оформление возвратов. Покупатели вправе отказаться от товара ненадлежащего качества и вернуть деньги. Это также отражается в учёте.
- Сопутствующие расходы. Бизнес тратит деньги на рекламу, аренду склада, зарплату сотрудникам, банковские услуги, обслуживание сайта, закупки товаров и другие операции. Коммерческие расходы по итогам месяца относят к основным, а затем относят на финансовый результат.
- Доходы от продаж. Упрощенцы признают доходы от реализации в момент поступления оплаты. Учитывать нужно всю сумму, отражённую в накладной, без вычета банковских комиссий и оплаты прочих сопутствующих услуг. Продавцы на ОСНО — в момент отгрузки. На стоимость продукции начисляется НДС, а НДС с расходов на приобретение можно принять к вычету.
Чтобы не запутаться в тонкостях и грамотно детализировать учёт, стоит доверить его специалистам. Есть несколько вариантов делегирования работы с учётом:
- Штатный бухгалтер. Он может быть единственным сотрудником или заведовать отделом бухгалтерии, в зависимости от объёма операций.
- Приходящий бухгалтер. Это специалист, нанятый по ГПХ-соглашению, который закрывает задачи по бухгалтерии и учёту удалённо или приходя в компанию. У такого формата есть свои минусы. Как правило, приходящие специалисты могут не знать тонкостей работы компании и мало заинтересованы в результате бизнеса.
- Аутсорсинг. Специализированная компания, которой можно передать работу с учётом полностью или частично. Условия и ответственность прописываются в договоре. Многие компании страхуют финансовую ответственность за ошибки в учёте, чтобы снизить риски для бизнеса клиентов.
- Сервис бухгалтерии. Позволяет вести учёт самостоятельно с помощью специализированного ПО. Как правило, там много вспомогательных функций, автоматизирующих большинство рутинных задач. Например, сервис «Моё дело» автоматически заполняет отчётность по актуальным формам и позволяет направить её сразу в контролирующие органы. А налоговый календарь заранее уведомляет о необходимости отчитаться или заплатить налог.
Корреспонденция основных операций на УСН
Ведение учёта на УСН будет отличаться от основного режима.
Рассмотрим основные проводки для разных категорий операций.
Так, учёт операций с сайтом зависит от того, переходит ли право собственности от разработчиков к продавцу. Если да, используются записи:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 08 | 60 | Создан сайт |
| 04 | 08 | Сайт поставлен на учёт в качестве НМА |
| 44 | 05 | Стоимость сайта ежемесячно списывается в виде амортизации |
Если право собственности остаётся у разработчиков, применяются проводки:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 60 | 51 | Оплата услуг разработчиков |
| 44 | 60 | Списана ежемесячная оплата услуг за пользование сайтом |
Корреспонденция для операций по покупке и продаже товаров такая:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 60 | 51 | Приобретена продукция для продажи |
| 41 | 60 | Приобретены товары |
| 50, 51 | 90.01 | Покупатель произвёл оплату наличными в кассу или безналично |
| 44 | 10, 60, 70, 69, 76 | Учтены расходы на транспортировку, зарплату сотрудникам, аренду склада и т.д. |
| 90.02 | 41 | Списана себестоимость реализованных товаров |
| 90.02 | 44 | Коммерческие расходы отнесены к основным в конце месяца |
| 90.09 99 |
99 90.09 |
Определен финансовый результат от продажи товаров |
Корреспонденция основных операций на ОСНО
Плательщики ОСНО оформляют операции по созданию сайта аналогично, в зависимости от того, передаются ли права на него продавцу.
Если да, проводки следующие:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 08 | 60 | Отражено создание сайта |
| 19 | 60 | Отражён НДС, выделенный в составе оплаты сайта |
| 04 | 08 | Сайт поставлен на учёт |
| 44 | 05 | Начисленная амортизация списана на расходы, связанные с реализацией |
Если нет, операции оформляются так же, как на УСН, но добавляется проводка для вычета по НДС:
- Д/т 68; К/т 19 — НДС принят к вычету.
Основные операции, связанные с покупкой и реализацией товаров, оформляются так:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 41 | 60 | Оплатили услуги поставщика |
| 19 | 60 | Выделен НДС в составе покупки |
| 62 | 90.01 | Отражена выручка от реализации |
| 90.03 | 68 | Отражён исходящий НДС |
| 90.02 | 41 | Списана покупная стоимость продукции |
| 50, 51 | 57 | Покупатель произвел оплату товара курьеру наличными в кассу или на расчётный счёт |
| 51 | 60 | Товар оплатили онлайн на расчётный счёт |
| 90.02 | 44 | Коммерческие расходы отнесены к основным в конце месяца |
| 90.09 99 |
99 90.09 |
Определен финансовый результат от продажи товаров |
