Если вы зарегистрировали ООО для открытия гостиницы, не забудьте о бухгалтерском учёте — он обязателен для всех организаций вне зависимости от режима налогообложения. Учитывайте нюансы о раздельном учёте, порядке отражения выручки и затрат. Мы собрали основные правила в одном месте, чтобы вы могли быстро настроить учёт.
Особенности бухгалтерского учёта в гостинице
В гостиницах бухгалтерский учёт ведут по общим правилам, которые применяют в других организациях.
Однако, в гостиничном бизнесе есть особенности, которые влияют на учёт. Если их не учитывать, операции будут отражены с ошибками — это повлияет на расчёт налогов и составление отчётов.
Какие особенности учитывать:
Разные направления деятельности. Основное направление гостиниц — сдача номеров в краткосрочную аренду. Оплаты от клиентов — доход от основного вида деятельности. Но в отелях редко ограничиваются только этим.
Чтобы увеличить прибыль, гостям предлагают дополнительные услуги:
- ресторан, кафе или столовая;
- прачечная для стирки вещей;
- продажа алкоголя;
- аренда переговорных и конференц-залов;
- развлечения: например, детские комнаты;
- и другие.
Это разные услуги, доход по которым необходимо учитывать отдельно от основного направления. Особенно в контексте льготы для гостиниц, которая устанавливает нулевую ставку по НДС для сдачи номеров в аренду.
Много используемого инвентаря и расходных материалов. Эта особенность связана с предыдущей. Для основной деятельности закупают халаты, полотенца, одноразовые шампуни и многое другое. Для других направлений необходимы продукты для ресторана и мини-баров, чистящие средства для прачечной и др.
Весь инвентарь и расходные материалы принимают на баланс организации, а на бухгалтера ложатся обязанности учёта, внесения корректировок после инвентаризаций, оприходование новых партий.
Комиссии и скидки партнёров. Большинство гостиниц для увеличения потока клиентов пользуются агрегаторами и сервисами бронирования. Оплату за номера принимают партнёры, после чего перечисляют на счёт организации за вычетом своей комиссии.
Доход от продажи через партнёров учитывайте в полном объёме на счёте 90, а затем отдельными проводками отражайте затраты на комиссию по счёту 44 или 20.
Вы можете сотрудничать с другими компаниями, чтобы предоставлять их сотрудникам проживание на льготных условиях. Скидки необходимо правильно отражать в документах, чтобы у налоговой не возникло вопросов во время камеральной проверки.
Особенности бухучёта в гостинице не усложняют учёт. Опытный бухгалтер наладит процессы за пару недель. Поэтому ищите специалиста с опытом работы в гостиничной сфере или найдите профильную организацию, которая предоставит подходящего бухгалтера на аутсорс.
Учёт выручки в гостинице
Существует несколько подходов учёта выручки от сдачи номеров в аренду. От этого зависит порядок выставления документов, расчёта налогов и заполнения отчётов.
Гостиницы пользуются одним из трёх вариантов:
-
Ежедневный учёт. Метод предполагает учитывать выручку каждый день, исходя из количества гостей и стоимости аренды номеров. Например, 1 июля в отель заселились два человека. Первый платит за номер 5000 руб. в сутки, а второй — 3000 руб. Оба заехали на 7 дней.
В течение семи дней по итогам каждого дня в бухучёте нужно отражать выручку в размере 8000 руб. в день.
Метод считается самым точным, но трудозатратным. Если в гостинице больше 10-20 номеров и ежедневная заполняемость от 60-70%, вручную вести учёт не получится. Нужно приобретать специальное ПО для гостиниц, чтобы автоматизировать отражение выручки в бухучёте. -
Ежемесячный учёт. Аналогичен ежедневному, но выручка учитывается на конкретную дату — обычно на последний день месяца. Если продолжить пример с двумя гостями, то 31 июля бухгалтер отразит выручку в размере 56 000 руб.:
- 35 000 руб. — первый гость, который платил 5000 руб. в сутки.
- 21 000 руб. — второй гость, который платил 3000 руб. в сутки.
-
Учёт по факту выселения гостя. Выручка признаётся в день, когда гость выезжает из номера. Например, 10 июля из гостиницы выезжает:
- постоялец, который прожил 7 дней и заплатил за номер 23 000 руб.;
- гость, который прожил две недели и заплатил за номер 70 000 руб.
Несмотря на то, что оба делали полную предоплату до заселения, полученную выручку в бухучёте примут 10 июля — в день, когда постояльцы выехали из номеров.
Примечательно, что первый гость заселился во втором квартале, а выехал в третьем. При таком способе учёта выручка будет относиться к третьему кварталу — на день выезда.
Метод считается самым удобным и используется в гостиницах, в которых гости заселяются на короткий период (до 2-3 недель).
Выбранный способ фиксируют в учётной политике для целей бухгалтерского учета.
Не важно, какой метод вы выберете — лучше сразу автоматизировать учёт. Ручной учёт даже с небольшим количеством номеров чреват ошибками, которые влияют на правильность расчёта налогов. В современных бухгалтерских программах и сервисах есть необходимая функциональность — остаётся выбрать вариант, который подходит по удобству и стоимости.
Как правильно учесть предварительное бронирование?
Бронирование номеров — это отдельная услуга, которая не связана с арендой. Порядок учёта выручки зависит от того, бесплатная она или нет.
Если бронирование номеров бесплатное, отдельный учёт не потребуется. Если гость отменяет бронь, вы возвращаете всю сумму, которую получили в качестве предоплаты — выручки нет, проводки по счету 90 не составляются. Если гость заселяется, отдельно выручку от бронирования не учитывают — она фиксируется как поступление от аренды номера (способы описаны выше).
Порядок меняется, когда бронирование становится платным. Если клиент отменяет бронь, вы не возвращаете деньги или возвращаете частично — это выручка от платного бронирования. Операция фиксируется в планируемый день заезда гостя отдельно от выручки по основной деятельности. Если гость заезжает в установленную дату, сумма бронирования учитывается как выручка от аренды номера.
Можете установить срок бесплатной отмены брони — например, не менее чем за 3 дня до даты заселения. Эти правила необходимо учитывать при ведении бухгалтерского учёта и знакомить с ними новых сотрудников, чтобы они не допускали ошибок.
Учёт расходов в гостинице
Расходы гостиниц учитываются по общим правилам в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации». Затраты, связанные с номерным фондом, относятся к основной деятельности и отражаются по счёту 20 «Основное производство».
Есть четыре категории затрат:
- Материальные. Покупка инвентаря, расходных материалов для номеров, ремонт оборудования, коммунальные услуги и т. п.
- Кадровые. Зарплаты, премии, отпускные и больничные сотрудников, с которыми заключён трудовой договор.
- Отчисления на социальные нужды. Страховые взносы за сотрудников, подрядчиков по ГПХ.
- Амортизационные. Регулярные отчисления для восстановления стоимости основных средств, в том числе самого здания гостиницы.
- Прочие. Оплата интернета, охраны территории, обслуживание контрольно-кассовой техники, терминала и др.
Если на базе гостиницы работает ресторан и бар — это отдельные направления, по которым необходим раздельный учёт расходов.
Для правильного учёта расходов важен налаженный документооборот. Сделайте так, чтобы бухгалтер своевременно получал закрывающие документы даже по самым мелким затратам — например, по закупке одноразовых зубных щеток для гостей. Без этого в отчётах появятся неточности, которые приведут к неправильной оценке текущего финансового положения бизнеса.
Нулевой НДС для гостиниц в бухучёте
С 2022 г. для гостиниц действует нулевая ставка по НДС. И это не право, а обязанность — отказаться нельзя. Нулевой НДС нужно учитывать в проводках бухгалтерского учёта, чтобы в конце отчётного периода правильно заполнить декларации.
Нулевая ставка доступна гостиницам и организациям, которые:
- построили отель и целиком сдали его в аренду другой организации;
- взяли в аренду отель, чтобы сдавать номера частным лицам.
Ведите раздельный учёт по поступлениям с нулевой и стандартной ставкой по НДС. В конце отчётного периода в налоговую сдайте отчёт о доходах, полученных от сдачи номеров во временное пользование. Утвержденной формы нет, компания сама разрабатывает ее и утверждает в учетной политике. Отчет подается вместе с декларацией по НДС для подтверждения нулевой ставки.
Льгота действует до 2027 г., но уже обсуждается продление до 2030 г. Также с 1 сентября 2024 г. нулевую ставку НДС нужно будет применять к дополнительным видам деятельности — паркингу, прачечной, предоставление доступа к бассейну, спортивному залу и др.
Нулевая ставка по НДС не освобождает от сдачи декларации. Отчитывайтесь перед налоговой в установленные сроки. Также нельзя будет принять к вычету НДС со стоимости ресурсов, которые вы приобрели в льготной деятельности.
Что нужно запомнить?
- В гостиницах бухгалтерский учёт ведут по общим правилам, которые применяют в других организациях.
- При ведении бухгалтерского учёта гостиницы учитывайте следующие особенности: деньги приходят от разных направлений деятельности; в отелях много инвентаря, который требует учёта; с партнёрами, агрегаторами и сервисами бронирования особый порядок отражения доходов.
- В бухучёте гостиниц есть три подхода учёта выручки: ежедневный, ежемесячный и на день выселения гостей. Ежедневный самый точный, но требует автоматизации.
- Порядок учёта бронирования зависит от того, возвращаете ли вы деньги после отмены. Если нет, то полученную выручку фиксируйте отдельно от поступлений за аренду номеров.
- Учёт затрат в гостиницах осуществляется по нормам ПБУ 10/99 «Расходы организации». Расходы, связанные с номерным фондом, отражают по счёту 20 «Основное производство».
- В гостиницах необходимо вести раздельный учет выручки и расходов от деятельности, облагаемой по ставке 0%, и других видов деятельности, по которым не применяется льгота.
