Что делать, если нет денег для найма штатного бухгалтера? Делать первичку, составлять отчёты и общаться с налоговой самому — не вариант, потому что не останется времени на бизнес. Выходом станет аутсорсинг, который дешевле штатного сотрудника, но закрывает все бухгалтерские задачи.
Рассказываем, что такое аутсорсинг бухучёта, чем отличается от штатного бухгалтера, сколько стоит и как правильно выбрать ответственную организацию, чтобы избежать штрафов и прочих неприятностей.
Бухгалтер на аутсорсе: что это?
Бухгалтерский аутсорсинг — это делегирование задач штатного бухгалтера стороннему специалисту или организации. Он включает в себя систематизацию бухгалтерской и налоговой информации, контроль за составлением первички, формирование отчётов для ИФНС и выполнение других задач, которыми занимается штатный сотрудник.
Существуют разные виды аутсорсинга — от полного до периодического выполнения квартальных задач. Например, в одной компании специалист закрывает все задачи, а в другой раз в квартал заполняет декларацию по налогу на прибыль.
Чаще аутсорсингом пользуется малый бизнес и ИП, у которых нет финансов для найма штатного бухгалтера. Внешний специалист оптимизирует затраты, что повышает прибыльность. Также руководителю или предпринимателю удаётся разгрузить график, чтобы больше времени тратить на операционную деятельность и развитие бизнеса.
Но к аутсорсингу всё чаще прибегает средний и крупный бизнес. Поэтому сокращение расходов — это не единственное преимущество, ведь у таких организаций есть ресурсы для содержания штата бухгалтеров. О том, чем ещё полезно делегирование задач сторонним специалистам, расскажем далее.
Хотите попробовать полный аутсорсинг бухгалтерии? Обратитесь к специалистам «Моё дело», которые организуют процессы и избавят вас от учётной рутины.
Кто пользуется аутсорсингом?
Кто пользуется бухгалтерским аутсорсингом:
- Стартапы. Начинающие предприниматели передают бухгалтерию сторонним специалистам, чтобы заниматься развитием бизнеса. Это экономит время на изучении тонкостей учёта и формирования отчётов.
- Микропредприятия и индивидуальные предприниматели, у которых численность штата — до 5-10 человек, а выручка — до 5-10 млн рублей в месяц. Зачастую для них накладно тратиться на организацию рабочих мест и зарплату штатного бухгалтера. К тому же из-за низкой интенсивности нет возможности полностью загрузить работой специалиста.
- Сезонные предприятия. Организации работают в летний и зимний период 3-5 месяцев. Наём штатного бухгалтера «съедает» большую часть прибыли.
Аутсорсингом пользуются и иностранные организации, которые открывают в РФ представительства. Пока решаются организационные вопросы, нет времени разбираться в нюансах местных бухгалтерского и налогового учёта.
Некоторые компании прибегают к частичному аутсорсингу, если у штатного специалиста не хватает компетенций в узкой области. Например, когда компания сталкивается с внешнеэкономической деятельностью и валютным регулированием. На аутсорсинг отдают задачи по ВЭД организациям, которые специализируются на этом направлении.
Чем отличается от штатного бухгалтера?
Внешний и штатный специалисты занимаются одними и теми же задачами. Отличия кроются в организационном плане:
- Если привлекаете аутсорсера, то не нужно тратить деньги на обустройство рабочего места и покупку программного обеспечения. Удалённый специалист сам выбирает место работы и пользуется собственным софтом.
- Так как аутсорсинговый исполнитель — это самозанятый, ИП или организация, с выплаченного дохода не нужно платить страховые взносы.
- Если обращаетесь в аутсорсинговую организацию, то забываете про отпуска и больничные. Даже если закреплённый специалист не может работать, его подменяют другим, не менее квалифицированным кадром.
- Надёжные компании страхуют ответственность и компенсируют расходы или убытки, которые понёс клиент из-за ошибок аутсорсера.
Аутсорсинговые организации разбираются во всех направлениях: если закреплённый сотрудник в чём-то не разбирается, ему помогают коллеги, работающие с ним.
Аутсорсинг бухгалтерии — это экономия и защита от штрафов! В «Моё дело» не только подготовят отчёты, но и помогут оптимизировать налоговую нагрузку.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
- Консалтинг — регулярное консультирование по возникшим вопросам. Например, когда в организации есть штатный специалист, но он не может в чем-то разобраться. Или предприниматель сам занимается отчётами, но пользуется консультациями, чтобы избежать ошибок.
- Частичный аутсорсинг. Организация передаёт часть задач — например, с которыми не справляется самостоятельно или не хватает кадров. В договоре прописывают, за что отвечает контрагент. Постепенно область действий аутсорсинговой компании может расширяться, и частичное обслуживание плавно перетекает в полное.
- Полный аутсорсинг или «удалённая бухгалтерия». Компания ведёт бухгалтерский и налоговый учёт. Ей открывают доступ к клиент-банку, чтобы проводить платежи и информировать о поступлениях. Специалисты проверяют первичку, формируют отчёты и платят налоги — становятся полноценной бухгалтерией организации.
- Аутсорсинг главного бухгалтера. Предприятие сохраняет штат специалистов, которые занимаются разными направлениями бухгалтерского и налогового учёта. В организацию обращаются за услугами главбуха, чтобы организовать работу штатников и оптимизировать процессы.
Какой вид аутсорсинга бухгалтерского учёта выбрать, зависит от возможностей и потребностей ООО или ИП. Небольшие предприятия пользуются полным или частичным аутсорсингом. Так как у них мало операций, сотрудников и небольшая выручка, услуги обходятся в 2-3 дешевле штатного бухгалтера.
Сколько стоит бухгалтерский аутсорсинг?
Стоимость бухгалтерского аутсорсинга не регламентирована законами и нормативно-правовыми актами, поэтому организации сами определяют тарифы. Большинство компаний при установлении цены руководствуются ориентировочной загруженностью и количеством затрачиваемых часов.
Например, в «Моё дело» цена аутсорсинга — от 5720 рублей в месяц. Конечная стоимость зависит от организационно-правовой формы, системы налогообложения, сферы деятельности, количества сотрудников и ежемесячной выручки. Также может повлиять наличие ВЭД-операций, обособленных подразделений и необходимость в юридических консультациях.
Методы определения стоимости:
- Фикс. Стороны определяют перечень задач и по нему устанавливают фиксированную ежемесячную стоимость. Если появляются новые задачи, заключают дополнительное соглашение о повышение цены услуг.
- По количеству сотрудников и выручке. Эти критерии отражают масштабность организации и время, которое будет уходить на обслуживание. Например, при выручке 10-15 млн рублей в месяц клиент платит 12500 рублей, а при доходе в 15-25 млн рублей — 17000 рублей.
- Затраченные часы. Стороны договариваются о стоимости рабочего часа. В течение месяца организация выполняет задачи заказчика, а в конце выставляет акт с детализацией по отработанным часам. До заключения договора можно договориться, сколько времени занимают типовые задачи — это позволяет заказчику примерно оценить расходы на аутсорсинг.
Возможно комбинирование разных подходов. Например, установить фиксированную цену за заранее определённый перечень работ и установить, что каждый дополнительный час стоит 1500 рублей.
ИП и небольшие организации в среднем тратят на аутсорсинг 15-25 тыс. рублей в месяц. Это выгоднее, чем нанимать штатного бухгалтера с зарплатой от 40-45 тыс. рублей. Если найти специалиста с меньшими финансовыми запросами, есть риск принять некомпетентного специалиста. В результате на его ошибки придётся потратить значительно больше экономии на зарплате.
Подберите подходящий вам тариф в сервисе «Моё дело» и занимайтесь бизнесом, пока специалисты готовят документы, формируют отчёты и своевременно платят налоги.
Как выбрать аутсорсера?
Если выберете некомпетентную аутсорсинговую организацию, то потеряете больше, чем сэкономите. Постоянные ошибки приведут к повышенному вниманию налоговой инспекции и частым выездным проверкам.
Где найти бухгалтерские аутсорсинговые организации? Ищите в поисковой системе и соберите список компаний с первой и второй страниц выдачи. Поговорите со знакомыми предпринимателями: возможно, кто-то уже пользуется услугами и даст совет. Посмотрите независимые рейтинги и бизнес-форумы.
В первичном списке получится 15-20 организаций, которые нужно сравнить по нескольким критериям и сделать окончательный выбор.
Критерии для сравнения:
- Сколько лет организации. Желательно, чтобы фирма работала от 3-5 лет. Если компания моложе, есть риск столкнуться с плохими внутренними процессами, которые приведут к ошибкам и штрафам от налоговиков.
- Много ли отрицательных отзывов. Проверяйте в Яндексе, 2ГИС и других справочниках. Если треть клиентов и более недовольны обслуживанием, вычеркните организацию из списка.
- Подтверждена ли квалификация сотрудников. Эту информацию размещают на сайте — дипломы, сертификаты о повышении квалификации и др.
- Есть ли в штате специалисты другого профиля — юристы, финансисты, кадровики и другие. Если появятся новые бизнес-задачи или срочные вопросы, не придётся искать новую организацию и переплачивать.
- Включена ли страховка в стоимость услуг. Это главный критерий ответственности организации. Если специалисты ошибутся и вы получите штрафы, расходы компенсируют по страховке — не придётся выбивать свои деньги и обращаться в суд.
- Есть ли судебные разбирательства с другими компаниями. Это дополнительный показатель качества услуг. Если нет судебных исков, значит, никто не пытался взыскать оплату за плохой аутсорсинг.
После проверки в списке останется 3-4 организации. Сравните цены и лично пообщайтесь с представителями, чтобы выбрать итоговый вариант. Обязательно посетите офис и оцените окружающую обстановку. Квалифицированные специалисты не станут работать в плохом месте — они ценят комфорт и транспортную доступность.
Не выбирайте компании по ценам на сайте. Обычно на страницах размещают стартовые тарифы, на которые влияет множество факторов — конечная цена сильно выше в зависимости от выбранных услуг. Примерные затраты станут понятны после личного общения.
Что включить в договор на бухгалтерский аутсорсинг?
С аутсорсинговыми компаниями работают по договору возмездного оказания услуг. От степени проработки документа зависит качество взаимодействия и разногласия.
Что зафиксировать в документе:
- Какие задачи выполняет компания. Включите в документ полный список обязанностей с подробным описанием. Важный раздел, который предотвратит будущие споры.
- Какие данные нельзя разглашать — раздел с описанием конфиденциальной информации. Защитите описание технологических процессов (если у специалистов будет к ним доступ), сведения о выручке, расходах и чистой прибыли. Включите в раздел любые данные, которые хотите защитить от конкурентов.
- Ответственность за нарушение условий. Стандартный раздел со штрафами для заказчика и исполнителя. Например, если аутсорсер нарушит сроки сдачи отчётов или неправильно рассчитает налоги.
- Порядок прекращения сотрудничества. Когда закончится срок обслуживания, при каких условиях досрочно прекращается взаимодействие. Можно даже описать пошаговый алгоритм, чтобы минимизировать вероятность споров.
Подойдёт стандартный шаблон договора о возмездном оказании услуг. Но хорошие аутсорсинговые организации предлагают свои бланки, в которых описаны ключевые моменты.
Сразу определите сотрудников, которые могут подписывать первичку. И договоритесь с исполнителем, как будете передавать документы: например, по ЭДО или лично раз в неделю в офисе аутсорсинговой организации.
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга
- Сокращение затрат на бухгалтерию. Для внешних специалистов не надо готовить рабочие места, а с их доходов платить страховые взносы.
- Нет больничных и отпусков. В аутсорсинговых организациях работает много специалистов. Когда закреплённый за вами сотрудник уходит в отпуск или на больничный, его подменяют другим — вы даже этого не заметите.
- Профессионализм и практический опыт. Специалисты работают со многими организациями и имеют больше практики, чем штатники. Это позволяет находить нестандартные выходы из сложных ситуаций, с которыми бы не справился рядовой сотрудник.
- Налаженные процессы. Заказчику, который только открыл бизнес, не придётся налаживать учёт в своей организации. Аутсорсинговая компания придёт с готовой системой, которая гарантирует результат — чёткое выполнение поставленных задач, вовремя сданные отчёты и уплаченные налоги.
- Страхование. Если специалисты допускают ошибки, которые приводят к штрафам или убыткам, аутсорсинговая организация компенсирует расходы.
- Отслеживание законодательных изменений. Сотрудники-аутсорсеры всегда следят за изменениями в НК РФ и ПБУ и проходят курсы повышения квалификации.
Недостатки бухгалтерского аутсорсинга
Задержки в решении вопросов. С удалёнными специалистами не всегда можно быстро связаться. Могут возникнуть трудности, если нужно что-то сделать срочно. Минимальный контроль. В отличие от штатников аутсорсеры сами организуют рабочий процесс — их не получится принудить к корпоративному порядку. Вероятность утечки конфиденциальных данных. Любое распространение информации повышает риски получения доступа третьими лицами. Проверьте, чтобы аутсорсинговая компания надёжно защищала данные. Репутационные риски. Если специалисты допустят ошибки в расчётах с контрагентами, могут ухудшиться отношения с поставщиками.
Таким образом, аутсорсинг бухгалтерских услуг — это делегирование задач штатного бухгалтера стороннему специалисту или организации. Малый и средний бизнес пользуется аутсорсом, чтобы сократить расходы на фонд оплаты труда (ФОТ). Стоимость услуг зависит от объёма задач, масштабов организации и применяемой системы налогообложения.
Аутсорсинг бухгалтерии от «Моё дело» — это просто, выгодно и быстро. Специалисты компании заменят штатников, не будут уходить на больничный и проситься в отпуск.
