В предпринимательской деятельности встречаются ситуации, когда контрагенты недобросовестно относятся к сотрудничеству и не подписывают документы о приёме выполненных работ. В статье расскажем, что делать, если заказчик не оформляет акт, рассмотрим причины и приведём меры предосторожности.
Причины отказа
Акт — это документ о приёмке результата работ, который подтверждает, что исполнитель со своей стороны выполнил условия соглашения в должном качестве и количестве и передал их заказчику. Клиент при подписании документа подтверждает, что получил то, за что собирался заплатить.
На практике получатели услуг или работ отказывают подрядчикам в акте по следующим причинам:
- отсутствие средств или желания проведения оплаты;
- отсутствие возможности или желания по каким-либо причинам подписывать акт и направлять его исполнителю;
- наличие претензий к выполненным работам.
В некоторых случаях клиент может оплатить работы, однако потерять акт, забыть подписать, отправить его подрядчику и так далее. Да, это можно отнести к человеческому фактору, но в будущем без подписанного документа о приёмке выполненных работ могут возникнуть проблемы как с полученными деньгами, так и с налоговой.
При отсутствии средств или наличии претензий, из-за которых клиенты могут намеренно отказывать в оформлении акта выполненных работ, сторонам необходимо найти компромисс. В ином случае придётся решать проблему с актом через суд.
Первое, что нужно делать исполнителям при отказе в подписании актов — точно определить причину. Для этого:
- настаивать на переговорах. Попросить клиента озвучить причину и перечислить все основания. Результат обсуждения лучше оформить документом и прислать клиенту — уточнить, всё ли верно, правильно ли стороны друг друга поняли;
- обращаться к представителям клиента или его ответственным сотрудникам, если звонки и письма игнорируются заказчиком.
Теперь рассмотрим все причины, по которым клиент может отказать в принятии выполненных работ.
Отсутствие желания платить
Если клиент отказывает в акте из-за отсутствия возможности оплаты, то исполнителю остаётся ждать или обращаться в суд, где для получения желаемого результата необходимо соблюсти ряд требований:
- выполнив заказ, подрядчик должен письменно известить об этом клиента и пригласить его проверить, чтобы описать результат в акте выполненных работ;
- по почте с описью отправьте подписанный документ и счёт на оплату;
- если в установленные соглашением сроки деньги не поступили, а заказчик так и уклоняется от оформления акта выполненных работ, то ему необходимо отправить досудебную претензию с просьбой внести оплату до определённого времени;
- требования могут быть не выполнены, тогда клиент может обратиться в суд. Рекомендуется для этого воспользоваться помощью юриста. Он поможет составить пакет документов, который будет необходим и полезен для судебного разбирательства.
Отметим, что документ о приёмке работ может подписываться только исполнителем и иметь при этом юридическую силу. Однако для этого необходимо письменно известить клиента о выполненной работе и пригласить принять работы в назначенную дату. Извещение нужно отправлять почтой с описью вложения или передать под подпись заказчику.
Если суд вынесет решение в пользу исполнителя, то клиент будет обязан в отведённые сроки их оплатить. Дальнейшие события могут складываться по-разному, но практически при любых обстоятельствах подрядчик в итоге получит оплату услуг.
Как правило, порядочные организации оплачивают работы до судебных разбирательств, так как не хотят портить репутацию.
Человеческий фактор
Неподписание акта со стороны клиента может быть связано с человеческим фактором. Он мог перевести оплату, но забыть подписать акт и направить его исполнителю. Иногда это может быть случайностью, а иногда нет.
Почему важно даже при получении оплаты иметь подписанный акт?
Дело в том, что оплата в таком случае считается авансом, а окончание работ документально (то есть, актом) не подтверждено. Из-за этого клиент может потребовать вернуть «аванс» обратно и будет иметь на это полное право. Впоследствии это можно обжаловать в суде.
Документ стоит оформлять в процессе приёмки работ, чтобы никто ничего не забыл. Если не получилось сделать это сразу, попытайтесь связаться с контрагентом и напомните ему о подписи документа. Выясните причины задержки и настаивайте на получении подписанного акта.
При дальнейших отказах нужно отправить досудебную претензию, а затем и обратиться в суд с требованием подписать акт.
Наличие претензий
Во время оценки работ заказчик может быть недоволен количеством и качеством услуг, из-за чего будет отказывать исполнителю в акте. В этом случае могут быть два варианта.
| Мирный способ урегулирования | Судебный способ урегулирования |
|---|---|
Если клиента после доработки всё устроит, то он подпишет акт, а затем оплатит работу. Также он может вновь письменно отказаться и попросить что-то переделать, однако если это выходит за рамки допустимого, по мнению подрядчика, то рекомендуется обратиться в суд. При судебных разбирательствах будет проведена экспертиза, по итогам которой суд вынесет решение и решит конфликт |
В обоих случаях подрядчику можно обратиться в суд, чтобы решить разногласия |
Налогообложение
Проблемы с оформлением акта выполненных работ могут негативно отразиться на учёте доходов и НДС.
НДС
Объектом налогообложения НДС являются выполненные работы. Они по НК РФ признаются после оформления актов.
Поэтому если клиент отказывается от подписания документа, исполнитель не может стоимость оказанной услуги включить в налоговую базу.
Оспорить это подрядчик может в суде. Если суд вынесет решение, по которому исполнитель выполнил условия соглашения добросовестно и в точном объёме, прописанном в договоре, а серьёзных причин для отказа в принятии выполненных работ нет, то стоимость может быть начислена в налоговую базу НДС. Сделать это можно будет сразу после вступления в силу судебного решения.
Налог на прибыль
Помимо НДС, могут возникнуть и проблемы с внесением в налогооблагаемую базу для расчёта налога на прибыль стоимости выполненных работ, которые не были документально приняты заказчиками.
Здесь всё зависит от способа признания доходов и расходов:
| Способ учёта | Проблема | Как учитывать оплату |
|---|---|---|
| Кассовый метод | Бизнес не отражает доход, пока не получит оплату от заказчиков. Так что стоимость выполненных работ, за которые исполнитель ещё не получил оплаты, в базу не включают — здесь вопросов нет. | Выполнить работу для заказчика, дождаться подписания документа и оплаты и включить её в базу по налогу. |
| Метод начисления | Датой получения дохода признаётся дата реализации работ, оформленных документально вне зависимости от поступления оплаты — день подписания документа. Следовательно, работы без соответствующего акта нельзя будет считать реализованными, а стоимость услуг не получится включить в налогооблагаемую базу для расчёта налога на прибыль. | Когда подрядчик выиграет суд, тогда в дату вступления в силу судебного решения можно будет включить стоимость работ в состав внереализованных доходов. Так как эти суммы — доходы в виде штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба. |
Отметим, что некоторые организации включают сразу же стоимость услуг в налоговую базу при составлении акта. Данная мера безопасна, так как впоследствии присуждённые судом суммы во внереализационный доход не подлежат повторному включению в их состав.
Меры предосторожности
Чтобы избежать отказов в оформлении документа со стороны заказчиков, перед началом сотрудничества с контрагентами рекомендуется должное внимание уделить составлению договора подряда.
Помимо ответственности, объёма работы, обязательств и другого в договоре должны прописываться оговоренные сроки принятия результата и подписания актов.
К примеру, в договоре можно сразу указывать, что если оказанную услугу не приняли в определённые сроки, а клиент вовремя не отказался от подписания акта оказанных услуг письменно, то разрешается считать акт подписанным в одностороннем порядке. Дополнительно можно прописать в договоре пункт для сроков составления отказа для заказчиков, при игнорировании которого акт выполненных работ также будет разрешено подписывать в одностороннем порядке.
Подробный договор поможет не только при судебных разбирательствах, но и заставит клиента добросовестнее относиться к сотрудничеству.
Организациям из-за порчи репутации невыгодны судебные разбирательства, где они являются ответчиками. Следовательно, прописанные в договоре сроки каждого этапа сотрудничества и взаимодействия избавят от дополнительных неприятностей.
