Вести бизнес в идеальных условиях невозможно, всегда возникают долги — как у самой компании, так и у её контрагентов. Постоянный контроль соотношений дебиторской и кредиторской задолженности, а также соблюдение их лимитов считается залогом финансовой устойчивости компании. В этой статье речь пойдёт о дебиторке — как она образуется, контролируется и взыскивается.
Понятие дебиторской задолженности, виды и возникновение
Всё что учредители, клиенты, поставщики, работники и государство в лице контролирующих органов, должны предприятию, называется дебиторской задолженностью. Долги могут иметь разную форму:
- денежную;
- имущественную;
- нематериальную (права или обязанности).
Возникновение такой задолженности может иметь планируемый и непредвиденный характер.
Планируемая ДЗ — это задолженность, возникающая в результате:
- выполнения условий договора поставки. Например, отгрузка продукции покупателю с отсрочкой платежа, или предоплата поставщику;
- выполнения условий трудового договора — выплата обязательного аванса работникам;
- перечисления налоговых платежей авансом (НДС, УСН, налога на прибыль, и т.д.);
- предоставления займа дочерней структуре или сотруднику.
Непредвиденная ДЗ может возникнуть из-за:
- финансовых проблем у покупателя (поставщика);
- несвоевременного возврата займа;
- материального ущерба, нанесённого третьими лицами.
Вне зависимости от характера её возникновения, объём текущей ДЗ должен планироваться и контролироваться, так как её переизбыток может привести к дефициту оборотных средств и ухудшению финансового состояния компании.
Выделяют 5 видов классификации ДЗ:
1. По видам должников:
- покупатели (клиенты), ещё не уплатившие за продукт (услугу);
- поставщики, не отгрузившие материалы, сырьё, не оказавшие услуги по договору по предоплате;
- работники, получившие аванс или займ;
- контролирующие органы, которым перечислены авансы по налогам и сборам;
- учредители, имеющие задолженность по уплате взноса в уставный капитал.
2. По срокам погашения:
- краткосрочная (сроком погашения до 12 месяцев);
- долгосрочная (свыше 12 месяцев).
3. По соблюдению сроков погашения:
- текущая (по которой срок погашения еще не настал);
- просроченная.
4. По качеству (вероятности) погашения:
- нормальная (с соблюдением условий договора, с обеспечением);
- сомнительная (платёжеспособность контрагента вызывает сомнения, ДЗ ничем не обеспечена);
- хроническая (ДЗ не погашается больше года, перспективы возврат неопределённые);
- безнадёжная (ДЗ свыше 3 лет и вероятность погашения нулевая).
5. По обеспечению:
- без обеспечения;
- с банковской гарантией;
- с поручительством;
- с залогом.
Моментом возникновения ДЗ считается дата:
- учёта отгрузки продукции (оказания услуг) без оплаты;
- перечисления аванса работнику;
- перечисления авансовой суммы по налогам и сборам;
- подписания акта о выявленной недостаче (ущерба);
- подписания протокола решения учредителей о создании компании (по долгам за долю в УК).
Права требования дебиторской задолженности можно передавать или продавать третьим лицам по договорам уступки (цессии).
Отражение дебиторской задолженности в бухучёте
В соответствии с ПСБУ и учётной политикой предприятия, ДЗ подлежит фиксации на следующих счетах бухгалтерского учёта:
| Номер счёта | Наименование |
|---|---|
| 60 | Расчёты с поставщиками и подрядчиками |
| 62 | Расчёты с покупателями и заказчиками |
| 68 | Расчёты по налогам и сборам |
| 69 | Расчёты по социальному страхованию и обеспечению |
| 70 | Расчёты с персоналом по оплате труда |
| 71 | Расчёты с подотчётными лицами |
| 73 | Расчёты с персоналом по прочим операциям |
| 75 | Расчёты с учредителями |
| 76 | Расчёты с разными дебиторами и кредиторами |
Что относится к дебиторской задолженности — счета бухучёта
По дебету указанных счетов идёт накопление ДЗ, по кредиту — их списание или погашение.
Например:
- Дт 62 — Кт 90.01 - реализована продукция (возникла ДЗ);
- Дт 51 — Кт 62 - поступила оплата от покупателя (ДЗ погашена).
По итогам года дебетовые сальдо на счетах расчётов попадают в строку 1230 “Дебиторская задолженность” раздела II “Оборотные активы” бухгалтерского баланса.
Управление дебиторской задолженностью
Универсальных инструментов управления ДЗ нет, каждая компания определяет их сама, исходя из особенностей ведения бизнеса. Тем не менее, есть общие подходы, которые можно применять всем, это:
- планирование ДЗ, регулирование размеров отсрочек и предоплат;
- контроль сумм и соотношений между дебиторской и кредиторской задолженностями;
- инвентаризация задолженности;
- проверка контрагентов на платёжеспособность;
- деятельность комиссии по контролю за задолженностью;
- управление рисками возникновения ДЗ.
Пройдёмся по этим пунктам подробнее.
Планирование дебиторской задолженности
Когда нет возможности продавать продукцию или услуги со 100% предоплатой, нужно определить лимит ДЗ, до достижения которого компания может функционировать без проблем и сбоев.
Например, чтобы поддерживать бесперебойную работу компании Х, нужно 6 млн.руб. в месяц. Среднемесячная выручка — 8 млн.руб. Получается, что ДЗ можно позволить себе на 2 млн. руб. Но она собирается за счёт многих источников. По анализу задолженности прошлых периодов видно, что 55% ДЗ составляет отсрочка платежа покупателям; 15% - авансы по зарплате работникам; 15% - авансы по налогам; 10% - предоплата поставщикам, 3% - проблемная задолженность; 2% - непредвиденные платежи. Значит, отсрочку платежа покупателям можно предоставить на сумму не более чем на 1,1 млн.руб. в месяц (2 млн.руб. х 55%).
Длительность отсрочек определяют на основании платёжного календаря, с учётом надёжности и платёжеспособности клиентов — чтобы не допустить кассовых разрывов.
Экономисты должны доносить лимиты предоставления отсрочек до отдела продаж, а контролировать их исполнение — это обязанность руководителя направления продаж.
Другие виды ДЗ контролируют соответствующие службы, согласно своему профилю.
Контроль сумм и соотношений между дебиторской и кредиторской задолженностью
Кроме непосредственной суммы ДЗ, важным индикатором финансовой устойчивости компании выступает соотношение ДЗ и КЗ. Оно должно быть в пределах единицы, то есть ДЗ = КЗ.
Если соотношение ДЗ/КЗ намного больше чем 1, это говорит о неэффективном использовании оборотных средств — они в большом количестве извлечены из оборота, и возникла большая зависимость от покупателей или заказчиков.
Когда соотношение намного меньше 1, получается что у компании хромает финансовая устойчивость и есть риски возникновения неплатёжеспособности.
Смотреть соотношения ДЗ и КЗ надо вместе с другими финансовыми показателями, так как их неравномерное соотношение может быть вызвано особенностями деятельности компании (например, длинный технологический цикл или низкая стоимость сырья по сравнению с конечным продуктом).
Инвентаризация задолженности
Проверять состояние ДЗ и КЗ можно в любое время. Но один раз в год она должна быть обязательной — перед формированием годовой бухгалтерской отчётности. В процессе её проведения можно выявить сомнительную и безнадёжную ДЗ. Составляется акт с указанием дат, сумм и контрагентов.
После инвентаризации бухгалтерия формирует справку по расчётам с дебиторами. К ней прикладываются документы, подтверждающие долги и работу, которая была проведена по их взысканию (иски, претензионные письма, расчёты пеней, и т.д.). Если сроки взыскания прошли, а результата нет, безнадёжная ДЗ списывается.
Инвентаризация задолженности обязательна также при реорганизации компании и выявлении порчи, потерь, краж, взломов, и т.д.
Проверка контрагентов на платёжеспособность
Проверять заказчиков, покупателей и поставщиков нужно регулярно:
- в первый раз — перед заключением договора;
- в последующем — перед каждой поставкой.
Есть множество бесплатных и платных сервисов проверки, включая картотеку арбитражных дел (КАД), единый федеральный реестр сведений о банкротстве (ЕФРСБ), сайт ФНС “Прозрачный бизнес”, проверку контрагентов от интернет-бухгалтерии “Моё дело”.
Отслеживается предбанкротное и банкротное состояние контрагента, его участие в судах или подача заявления на ликвидацию. Действовать нужно быстро, чтобы успеть попасть в реестр требований кредиторов.
Деятельность комиссии по контролю за задолженностью
Во всех компаниях с большим количеством контрагентов желательно создать коллегиальный орган контроля за долгами. Туда обычно входят руководитель, представители финансовой, юридических служб, отдела продаж, бухгалтерии. Цель комиссии — отслеживать состояние ДЗ и принимать меры по погашению проблемных долгов.
Заседания комиссии проводятся регулярно под контролем руководителя компании.
Управление рисками возникновения ДЗ
Чтобы защитить компанию от возможного невозврата ДЗ, предусмотрено множество инструментов, в числе которых:
- судебное взыскание пеней и штрафов за нарушение условий оплаты по договору;
- выпуск банковской гарантии под предоставление отсрочки. За определённый процент банк гарантирует оплату задолженности контрагента при просрочке последним уплаты долга;
- страхование дебиторской задолженности. При наступлении страхового случая, страховая фирма компенсирует кредитору до 100% долга. Есть вариант страхования конкретной сделки по полису, либо страхование по генеральному соглашению — без привязки к определённому случаю.
- поручительство или залог. В качестве обеспечения исполнения обязательства по возврату долга, другая компания или руководитель фирмы-покупателя могут дать личное поручительство списания собственных средств в счёт долга. Другой вариант — предоставление имущества в качестве залога.
Применение любого из этих инструментов может существенно обезопасить сделку.
Продажа дебиторской задолженности
Если нет желания вести многочисленные переписки и терять время на судебные дела, можно продать ДЗ с дисконтом или заплатить процент. Есть несколько вариантов:
- заключить договор уступки права требования (цессии) — кредитор передаёт право требования ДЗ третьим лицам за определённую сумму;
- воспользоваться услугами факторинга. Компания-фактор оплачивает кредитору от 60 до 90% от суммы долга, а потом эти деньги взыскивает с должника;
- взять вексель от покупателя. Последний передаёт вексель в счёт оплаты товара или услуги. Эта ценная бумага является безусловным подтверждением долга, не требующим дополнительных доказательств. Вексель можно продать другим лицам, или предъявить его к оплате.
Погашение и списание ДЗ
С текущей ДЗ проблемы не возникают — оплата поступает в оговоренные сроки. Когда допускается просрочка, дебитор начинает претензионную работу:
- сначала пишется претензия с указанием суммы, периода просрочки, начисленных сумм пеней, штрафов и требуемой даты погашения;
- при отсутствии ответа в течение 30 календарных дней, или получения неприемлемых условий погашения, кредитор обращается в Арбитражный суд. Когда сумма долга меньше 400 тысяч рублей, подаётся заявление о выдаче судебного приказа. Если больше — подаётся исковое заявление с приложением всех подтверждающих документов.;
- после рассмотрения заявления Арбитражный суд выносит решение и передаёт исполнительный лист судебным приставам.
Типовой срок исковой давности составляет 3 года с момента возникновения задолженности. Он может приостанавливаться, если:
- в последние 6 месяцев срока давности ответчик не мог обратиться в суд из-за форс-мажора;
- стороны пытаются решить вопрос с привлечением посредника.
После истечения срока давности дебиторская задолженность должна быть списана. Составляется бухгалтерская справка и делается проводка:
- Дт 91 — Кт 60 (62, 68, 69, 76…).
Если ДЗ списывается в убыток в результате решения кредитора о нереальности взыскания (например, когда есть выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации должника, или решение суда, пристава о невозможности взыскания, и.т.д), сумма задолженности в бухгалтерском балансе не аннулируется в течение 5 лет. Считается, что в течение этого срока у должника могут появиться деньги.
