Организации, особенно с большим количеством работников, составляют должностные инструкции для повышения эффективности труда и собственной безопасности. Разрабатываются инструкции на определённую должность независимо от того, кто её занимает. Расскажем подробнее, для чего они нужны и как их составляют.
Для чего нужна должностная инструкция
Начнём с того, что должностная инструкция (ДИ) — это локальный документ, где прописаны обязанности работника на занимаемой им должности: задачи, права, требуемая квалификация, ответственность и другое.
В ТК РФ нет термина «должностная инструкция». Только прописано, что работодатель может применять локальные нормативные акты с указанием норм трудового права. Поэтому единых требований к содержанию ДИ не предусмотрено. Всё прописывается под цели компании и должности конкретного работника.
Отметим, что должностные инструкции и регламенты обязательны для работников на госслужбе в учреждениях федерального уровня, для сотрудников муниципалитетов, полицейских и военнослужащих.
Для этих категорий работников инструкции создаются с учётом специфики организации, в которой они работают. Документы составляются на основе специальных внутриведомственных приказов.
Для бизнеса должностные инструкции не обязательны. Обычно их вводят организации с большим количеством работников. Начальству становится легче управлять подчинёнными, так как ДИ позволяют:
- распределять обязанности и контролировать их выполнение;
- проверять компетентность специалиста в период испытательного срока;
- оценивать результаты деятельности и профессионализм сотрудников;
- информировать специалиста о принципах оценивания труда;
- обосновывать причины отказа в назначении на должность;
- защищать собственные права работодателю или работнику — «разделять границы» взаимодействия и избегать судебных разбирательств.
Благодаря этому каждый понимает, чем должен заниматься, за что отвечает и какую несёт ответственность.
Виды должностных инструкций:
- Типовые. Документы универсального типа, действие которых распространяется на всех сотрудников определённой должности. Обязанности, цели, зафиксированные в инструкциях, должны совпадать с положениями трудового договора.
- Индивидуальные. Являются приложением к трудовому договору, в нём описываются особенные пункты о взаимодействии, подчинённости и так далее.
Как написать должностную инструкцию
Подход к написанию должностной инструкции у организаций разный. Кто-то просто скачивает типовую ДИ с интернета, кто-то доверяет этот процесс юристу, руководителю или кадровику.
Наиболее эффективные инструкции получаются, когда к их составлению допускают будущего работника и его непосредственного руководителя.
Как правило, только специалист знает все нюансы своей собственной должности. Из-за этого в готовом документе точнее указаны задачи, функции, взаимодействие и другие рабочие моменты, что положительно влияет на эффективность и рабочую атмосферу внутри коллектива.
Затем ДИ проверяют кадровики и юристы на соответствие законам РФ и политике конкретной организации. Если всё хорошо, работодатель и работник подписывают документ, и должностная инструкция сотрудника начинает действовать.
Работодатель — не обязательно директор. Это может быть лицо, имеющее право принимать людей на работу. Такое право должно быть также документально закреплено.
При составлении ДИ важно избегать следующих популярных ошибок:
- Полномочия работников не должны дублироваться. Разрабатывается очерёдность подчинённости, квалификации и выполнения стандартных действий.
- Каждый сотрудник должен обладать полномочиями в том объёме, который позволяет выполнять возложенные обязанности.
- Не допускается непосредственное подчинение одновременно нескольким руководителям.
Если работники занимают одинаковые должности, то обязательно для предотвращения потенциальных конфликтов между ними должностные обязанности необходимо чётко разграничить.
Разделы должностной инструкции
Обычно должностная инструкция состоит из 5-7 разделов.
Заголовок
Сначала в ДИ указываются:
- Наименование организации.
- Название документа.
- Дата составления.
- ФИО уполномоченного подписывать должностные инструкции.
Часто всё это занимает меньше половины первого листа.
Общий
В общем разделе прописываются основные данные относительно:
- должности и подчинённости сотрудника;
- наименования отдела (группы, департамента);
- порядка назначения и отстранения от занимаемой должности;
- процедуры замены сотрудников;
- уровня подготовки и знаний специалиста;
В завершении раздела приводится перечень нормативных актов, на основании которых составляется должностная инструкция.
Задачи
В разделе детально указан круг функциональных задач исполнителя. Они должны быть чётко расписаны и не создавать двусмысленного толкования. Благодаря этому работник будет лучше трудиться, а начальнику будет проще понимать, какие процессы контролировать и за что спрашивать.
При необходимости можно расписать до мелких деталей все задачи и ответственность.
Иногда это раздел называется «Задачи и функции» или просто «Функции».
Требования
Для любой должности должно быть определено, что должен знать сотрудник, с каким опытом и человеческими качествами может приступать к работе.
Обязанности
Они бывают универсальные, специфические, типовые. Обычно подразумевается, что должностные обязанности — это набор правил, в которых прописаны:
- требования по времени выполнения работ;
- основы коллективного взаимодействия;
- внутренний распорядок.
В отдельных случаях вводится условие нераспространения служебной информации.
Права
В разделе обозначены такие права, которыми должен обладать сотрудник для выполнения поставленных задач:
- принятие решений в пределах полномочий;
- доступ к закрытой информации;
- правила работы с документами.
Желательно, чтобы в разделе должностных обязанностей описывался механизм реализации обозначенных прав.
Ответственность
В разделе указываются формы ответственности, которую повлечёт неисполнение должностных инструкций. Взыскания могут быть административными или материальными.
Взаимодействие
В разделе предусматривается порядок взаимодействия между сотрудниками и руководством различных подразделений.
Прописывается, к кому работник может обратиться по определённым вопросам, у кого находится в непосредственном подчинении на рабочем месте и чьи распоряжения может выполнять.
Также указывается порядок отправки и получения внутренних и внешних документов, официальных запросов.
Согласование и утверждение должностной инструкции
Повторимся, что должностная инструкция — это документ, который создаётся отделом кадров. Его согласовывают руководитель структурного подразделения, юрист, кадровик и редко — работник.
Руководитель или уполномоченное лицо утверждает ДИ. Работник читает документ и при согласии с перечисленными пунктами ставит подпись. Документ действует указанное количество лет, затем может быть продлён или составлен заново.
Допускается подтверждение ознакомления иными способами, если это не противоречит трудовому законодательству.
Если работник не согласен с ДИ, то документ переделывается либо составляется акт об отказе. Даже если сотрудник не подписывает документ, то, продолжая работать на своей должности, несёт ответственность, прописанную в ДИ. Подпись лишь подтверждает, что специалист ознакомлен с должностной инструкцией.
Совмещение должностей
Бывают ситуации, когда работник начинает совмещать должности, выполняя обязанности другого человека. Например, один ушел в отпуск, а другой исполняет его работу — бесплатно или за дополнительную плату.
В таком случае составлять и согласовывать должностную инструкцию снова не нужно. Достаточно подготовить ещё один экземпляр для данной должности, чтобы сотрудник и работодатель расписались.
Некоторые организации заранее предусматривают и прописывают в должностных инструкциях, кто кого заменяет, ознакамливают и сразу со всех причастных собирают подписи.
Например, в организации «ГлавПример» продавцом работает Абрикосов Д. Н. Должность повара занимает Персиков А. В. Оба друг друга заменяют, когда уходят в отпуск — это прописано их в должностных инструкциях, они с этим ознакомлены и поставили подписи в каждой ДИ.
Внесение изменений в должностную инструкцию
Обычно именно работодатель меняет ДИ у конкретной должности. Для этого подходят два способа:
- Добавление (удаление) пунктов в должностной инструкции.
- Подготовка ДИ в новой редакции.
В первом случае работодатель выпускает соответствующий приказ или распоряжение об изменении должностной инструкции. С этим документом работника необходимо ознакомить под роспись. В дальнейшем копия приказа (распоряжения) должна всегда быть вместе с ДИ.
Во втором случае подготавливается новая редакция должностной инструкции с указанием даты начала действия. Работник ознакамливается и если хочет — расписывается.
