Управленческая отчётность, как часть финансового планирования, давно стала неотъемлемой частью руководства крупными компаниями. В последние годы малый бизнес и предприниматели тоже стали уделять внимание финансовому учёту — растёт потребность во внедрении системы бюджетирования и анализа деятельности.
Что такое финансовый учёт
Это система учёта, планирования, контроля и анализа данных по ведению финансово-хозяйственной деятельности. По сути — это бухгалтерский учёт.
Различают:
- бухгалтерский (финансовый) учёт — учёт операций по счетам и регистрам БУ с целью отражения фактической деятельности и составления годовой бухгалтерской отчётности. Элементов планирования здесь нет;
- управленческий учёт — система планирования показателей деятельности и сопоставления данных, полученных по регистрам БУ. Включает в себя инструменты анализа для принятия управленческих решений по изменению текущей ситуации.
Говоря про финансовый учёт, часто имеют в виду только управленческий учёт (УУ), что не совсем верно. ФУ — это более широкое понятие, а УУ это только его часть. Мы будем вести речь про управленческий учёт.
Цели управленческого учёта
Их всего две:
- обеспечить руководство компании чёткой и понятной информацией о текущем положении дел;
- сформировать рабочие инструменты и формы планирования показателей деятельности в будущем.
Если эти цели будут регулярно и правильно исполняться, руководство компании сможет вовремя реагировать на изменения рыночной ситуации и сохранять свой бизнес на плаву.
Источники информации для управленческого учёта
Данные для заполнения управленческих отчётов берутся из трёх видов источников:
- учётные данные — собираются по счетам и регистрам бухучёта, статистической и оперативной отчётности;
- внеучётные данные — собираются по результатам внутренних и внешних мероприятий и отчётов. Это могут быть данные ревизий, проверок, проведённого аудита, лабораторного контроля, результаты исследований, итоги совещаний и т.д;
- нормативно-справочные показатели — всё что содержится в прейскурантах, инструкциях, справочниках, технических и производственных паспортах. На основании этой информации планируются экономические показатели деятельности (мощность, загрузка оборудования, трудозатраты, и т.д.).
Основные документы управленческого учёта
Документы в УУ не имеют обязательных требований к заполнению, как в БУ. Это внутренняя отчётность, и руководство само определяет, какие бланки и формы применять. Реестр управленческих отчётов может состоять из десятков форм, если компания может себе позволить оплачивать трудозатраты по их разработке и составлению. В мировой практике УУ используются 3 основных документа отчётности, про каждый из которых мы расскажем отдельно.
Бюджет доходов и расходов
Его могут называть по-разному: отчёт о прибылях и убытках, отчёт о доходах и расходах, и т.д. Суть одна — показать соотношение выручки, себестоимости и прочих расходов за конкретный период (месяц, квартал или год). Вывести показатель чистой прибыли или убытка.
Сначала делают плановый бюджет, потом сравнивают с фактическими показателями и выявляют отклонения. Данные в него должны попадать без НДС и акцизов, Расчёт показателей идёт по методу начисления. Фактические данные берутся из БУ — счетов 90 (выручка), 20,25,26,91 и т.д. (себестоимость и прочие расходы).
По каждой статье доходов и расходов наглядно видны расхождения.
Пример исполненного БДР за месяц с отклонениями
ИП формируют БДР по закрытым первичным документам (подписанным актам или накладным).
Пример заполненного отчёта о прибылях и убытках за месяц
Ориентируясь на показатели БДР руководство принимает решения об изменении цен на продукцию или оказывает влияние на состав и стоимость расходов.
БДР — очень важный отчёт, так как он показывает, какую чистую прибыль получит предприятие. А чистая прибыль — это будущие дивиденды собственников.
Бюджет движения денежных средств и платёжный календарь
БДДС показывает наличие и движение денег на расчётном счёте и в кассе. Он отражается кассовым методом — по фактическому приходу или расходу, с учётом НДС и акцизов. Поэтому данные в БДР и в БДДС никогда не будут совпадать. Период планирования и отчётности тот же самый — месяц, квартал или год.
БДДС считают так:
- берут сальдо (остаток) денег на первое число отчётного периода;
- прибавляют все денежные поступления за период,
- отнимают все денежные оттоки за период;
- выводят остаток на конец периода.
Частью БДДС является платёжный календарь. Его составляют на короткий период — неделю или декаду. В нём указывают точные (!) ожидаемые суммы поступлений и платежей в конкретные дни месяца. Это нужно, чтобы не допустить кассовых разрывов — дефицита денег для осуществления срочных и обязательных платежей.
Руководитель увидел, что 29 ноября надо заплатить налог на прибыль в сумме 500 тысяч рублей, а денег на счёте будет всего 280 тысяч рублей. Просрочить налог нельзя, поэтому он может договориться с покупателем о переносе оплаты за продукцию с 30 ноября на 29 ноября:
| Поступления/платежи | 26.11.2021 | 29.11.2021 | 30.11.2021 |
|---|---|---|---|
| Сальдо на начало дня | 208 000 | 280 000 | -220 000 |
| Поступления за продукцию: | |||
| ООО Кристалл | ← 244 000 | ||
| ИП Степанов | 142 000 | ||
| Платежи: | |||
| За сырьё | - 70 000 | ||
| Налог на прибыль | 500 000 | ||
| Сальдо на конец дня | 280 000 | -220 000 | 24 000 |
БДДС состоит из трёх разделов:
- операционная (текущая) деятельность;
- инвестиционная деятельность (капитальные вложения в развитие компании);
- финансовая деятельность — получение, возврат и обслуживание кредитов и займов.
Если по первым двум видам планируется кассовый разрыв, его закрывают за счёт поступлений по финансовой деятельности (кредит, овердрафт от банка или займ от учредителя).
Образец БДДС, запланированного на год
Управленческий баланс
Создаётся с целью отражения активов (имущества, денег, вложений, материалов и готовой продукции) и пассивов (уставного и добавочного капитала, займов, кредиторской задолженности). Если БДР и БДДС показывают динамику данных за период, то УБ делается только на определённую дату — обычно последний день месяца, квартала или года.
Активы = Пассивам, любое неравенство указывает на ошибки в учёте. Валюта баланса — это сумма активов или пассивов. Рост валюты баланса по сравнению с предыдущим периодом говорит о развитии компании.
Образец с показателями УБ
Анализируя показатели УБ, руководство может найти дополнительные источники средств для оптимизации деятельности. Например, за счёт реализации излишков запасов или уменьшения дебиторской задолженности.
Можно анализировать динамику УБ по периодам (горизонтальный анализ), и по структуре — соотношению долей его статей (вертикальный анализ).
Финансовые показатели контроля деятельности
Среди множества расчётных показателей эффективности бизнеса можно выделить три наиболее весомых и наглядных варианта:
- рентабельность собственного капитала (РСК);
- рентабельность активов (РА);
- оборачиваемость активов (ОА).
| Показатель | Что показывает | Формула расчёта |
|---|---|---|
| рентабельность собственного капитала, % | сколько прибыли приносит каждый вложенный в бизнес рубль | РСК = (ЧП / СК) х 100%, где ЧП — чистая прибыль, СК — собственный капитал. СК = Активы - Обязательства |
| рентабельность активов, % | сколько прибыли приносят активы компании | РА = (ЧП / А) х 100%, где А — активы |
| оборачиваемость активов, раз | как быстро зарабатываются деньги на активах | ОА = (В / А) х 100 где В — выручка. |
Разберём на примере финансовые показатели. Есть две компании с разными показателями деятельности:
| Показатели деятельности | ООО «Альфа» | ООО «Бетта» |
|---|---|---|
| Выручка, тыс.руб | 5 000 | 10 000 |
| Себестоимость, тыс.руб. | 3 500 | 6 000 |
| Прибыль до налогов, тыс.руб. | 1 500 | 4 000 |
| Чистая прибыль, тыс.руб. | 1 200 | 3 200 |
| Активы, тыс.руб. | 1 500 | 5 000 |
| Собственный капитал, тыс.руб. | 500 | 1 500 |
На первый взгляд кажется, что показатели ООО «Бетта» лучше, так как прибыль фирмы выше.
Рассчитаем финансовые показатели деятельности:
| Показатели | ООО «Альфа» | ООО «Бетта» |
|---|---|---|
| РСК | 240% | 213% |
| РА | 80% | 64% |
| ОА | 3,3 раза | 2 раза |
Получается, что ООО «Альфа» использует собственный капитал более эффективно: рентабельность собственного капитала и активов у них выше, а активы в течение года 3,3 раза переносят свою стоимость на выручку, тогда как у ООО «Бетта» этот показатель равен 2.
Где вести финансовый учёт фирмы
Что использовать для ведения учёта будет зависеть от масштабов бизнеса. Для маленьких фирм и ИП нет необходимости в специальных программах — можно вполне обойтись отдельными таблицами и шаблонами.
В таблицах
Ведение отчётности в таблицах Excel или Google — наименее затратный способ, он не потребует вложений. Нужно создать формы отчётов под себя и вручную вносить данные.
В интернете есть много бесплатных шаблонов БДР, БДДС и УБ для разных сфер деятельности. Можно подобрать готовый вариант. Минус — отсутствие достаточной глубины аналитики и зависимость от специалиста, заполняющего данные.
В программах бухгалтерского учёта
Специальные программы бухучёта, такие, как «1С», «Парус», «Галактика» и другие, предусматривают специальные надстройки и блоки для ведения управленческого учёта. Они требуют разработки и внедрения форм под себя, постоянную поддержку и обслуживание, которые обходятся довольно дорого. Взамен пользователь получает оперативные показатели деятельности и их визуальную интерпретацию — графики, диаграммы и схемы. Актуально для крупных и средних компаний.
В специализированных сервисах
Малый бизнес часто пользуются услугами облачных бухгалтерий — в их числе «Моё дело», «Контур Эльба», «БухСофт», «Сбис», «Небо», и т.д. Практически все из них предлагают готовые решения для управленческого учёта — интеграцию с программами БУ, системой «банк-клиент» и одновременное отражение данных в финансовой отчётности. Сервисы предлагают от 3 до 7 видов управленческих отчётов с возможностью визуализации и круглосуточным защищённым доступом к данным.
При этом стоимость обслуживания блока управления финансами существенно ниже аналогичных программных продуктов.
