До конца текущего года необходимо составить и утвердить график отпусков на 2024 год. Это позволит спланировать деятельность, заранее распределить обязанности и найти замены. В статье расскажем, как составить график отпусков, какой бланк использовать и какие есть нюансы.
Кто должен формировать график отпусков
Всем работодателям нужно составлять график отпусков. Исключение — микропредприятия, которые полностью или частично отказались от локальных нормативных актов и прописывают всё в трудовых договорах.
Микропредприятиями считаются ИП и ООО, если:
- в штате — до 15 человек;
- доходы за год — не больше 120 млн ₽.
Такие работодатели предоставляют отпуск по письменному соглашению с каждым работником, но такой вариант неудобен, так как постоянно нужно оформлять доп. соглашение. Поэтому микропредприятия часто заполняют график отпусков, потому что это удобнее.
Утверждать график отпусков нужно ежегодно, не позднее, чем за две недели до нового календарного года.
В 2023 году — до 17 декабря, но поскольку это выходной день, то безопаснее утвердить до этой даты — например, 15 декабря. Начать составлять график лучше уже в ноябре.
Хранить график отпусков нужно три года. Порядок хранения такой же, как и у других локальных нормативных актов. Например, в отделе кадров можно выделить шкаф или в отдельном помещении сформировать архив.
Какие отпуска проставлять в графике
Указываются следующие отпуска:
- Основной. В обычном случае — 28 календарных дней. Для некоторых категорий граждан период отдыха больше. Например, для инвалидов — 30 календарных дней, а для несовершеннолетних — 31 календарный день.
- Дополнительный. Прибавляется к основному и предоставляется из-за особых условий труда. Например, из-за вредности или опасности, работы на Крайнем Севере и так далее — статьи 116, 117, 118, 119 ТК РФ.
Также учитывают дни отпусков, которые не были использованы в прошлые годы.
Если отпуск учебный или без сохранения заработной платы, то их в графике указывать не нужно.
Кого показывать в графике
Отражать нужно всех сотрудников с правом на ежегодные основные и дополнительные отпуска. Это касается также сотрудников, трудящихся удалённо и по совместительству у других работодателей.
Включаются все работники, с кем действуют трудовые отношения на момент составления и утверждения графика отпусков. В том числе и сотрудники, кто в январе следующего года уже будет уволен.
При составлении графика отпусков нужно учитывать тех, кто имеет право начать отдых в любой момент. Приоритет имеют следующие работники:
- Несовершеннолетние лица.
- Имеющие несовершеннолетнего ребёнка-инвалида.
- Усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев.
- Родители трёх и более детей до 18 лет, самому младшему ещё нет 14 лет.
- Почётные доноры.
- Ветераны боевых действий, ликвидаторы и чернобыльцы.
- Женщинам перед и после отпуска по беременности и родам (БиР).
- Мужчины, когда их жёны в отпуске по БиР.
Также в любой момент могут уйти в отпуск жёны военнослужащих, чтобы одновременно отдохнуть с мужем, и совместители во время отпуска на основном месте работы.
Если перечисленные сотрудники решат уйти в отпуск не по графику, то отдых можно перенести на основании заявления и поменять дату.
Отметим, что не всем из приоритетного списка можно взять отпуск авансом в компании, в которой отработали меньше полугода. Разрешено это делать только:
- Женщинам перед и после отпуска по БиР.
- Их мужьям.
- Несовершеннолетним работникам.
- Жёнам военнослужащих.
- Усыновившим ребёнка в возрасте до трёх месяцев.
- Совместителям.
Также уходить в отпуск авансом могут и другие лица, если это законодательно предусмотрено.
Учитывать в графике отпусков не нужно работников, которые в новом календарном году точно не будут использовать отпуск. Например, это касается тех, кто длительно отсутствует из-за отпуска по уходу за ребёнком.
Также отпуск не предоставляют сотрудникам, с которыми трудовые отношения зафиксированы на основании гражданско-правового договора (ГПД). Если же в них прописать отпуск, то договор при проверке будет переквалифицирован в трудовой.
Как сформировать график отпусков
Обычно график отпусков составляют кадровики. Но возложить обязанность могут и на бухгалтера или секретаря.
В крупных компаниях структурные подразделения могут составлять свой график отпусков. Часто занимаются этим руководители, затем передают документ кадровикам, которые формируют единый график отпусков в компании.
Если работодатель, к примеру, начал вести деятельность в середине или ближе к концу 2023 года, то ему всё равно следует составить и утвердить график отпусков на 2024 год. Впоследствии документ можно дополнять, если придут новые сотрудники.
Подготовка к оформлению
Подготовку можно поделить на несколько этапов:
- Пожелания сотрудников. Проводится опрос о желаемой дате и периоде отпуска. Для удобства ответы направляются в письменном виде.
- Приоритетное право. В первую очередь учитываются пожелания тех работников, кто имеет возможность уйти в отпуск в любой момент без согласия работодателя.
- Черновой вариант графика. Нужно проанализировать и понять, не совпадают ли отпуска работников с одинаковыми обязанностями и сможет ли компания работать в период повышенной производительности при таком графике отпусков.
По закону работодатель не обязан учитывать пожелания сотрудников при составлении графика отпусков. Но часто для поддержания корпоративной атмосферы он это делает и по возможности предоставляет дни отдыха в желаемые даты.
Делить отпуск можно на части. Одна из них обязательно должна быть не меньше 14 календарных дней.
Также отметим, что обычно при составлении графика отпусков указывают конкретные даты начала и окончания отдыха. Но закон не обязывает это делать. При необходимости работодатель может указать только название месяца.
Как заполнить
Составить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7. Но разрешено разработать и собственный шаблон формы для подобной цели и использовать его в деятельности организации.
Если заполнять форму Т-7, то сначала нужно указать:
- Название ИП или организации.
- ОКПО для организаций.
- Номер документа, дату составления и год графика отпусков.
При наличии профсоюза указать, что мнение выборного профсоюзного органа учтено.
Для этого нужно заранее предоставить график отпусков на ознакомление. Спустя время кадровик в ответ получает мотивированное мнение. Исходя из него, можно внести изменения в график или проигнорировать, составив акт разногласий.
Если профсоюза нет, то написать «Профсоюз в организации не утверждён».
Далее внести сведения в графы:
Сведения в графах
Образец графика отпусков:
Пример заполнения графика отпусков
Как утверждается
В нижней части формы Т-7 руководитель кадровой службы указывает должность, подпись и расшифровку. Когда его нет, свои данные указывает работник, у которого есть обязанности по формированию документов. Это касается и индивидуально разработанной формы для графика отпусков.
Когда отдел кадров подписал график отпусков, утвердить его может руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Он указывает:
- дату подписания документа;
- должность;
- подпись и расшифровку.
Утвердить график можно и иным способом — выпустив соответствующий приказ. Либо сделать и то, и другое, но главное, чтобы дата приказа и дата подписания графика отпусков совпадали.
Образец приказа утверждения графика отпусков:
Образец приказа
Как производится ознакомление сотрудников
После утверждения графика отпусков на 2024 год можно сразу же с ним ознакомить всех сотрудников одним из вариантов:
- Составить отдельный нормативный акт об ознакомлении и собрать подписи с работников. Документ приложить к графику отпусков.
- На основании формы Т-7 составить собственную форму графика отпусков и добавить, к примеру, в неё графу 11 для ознакомления работников.
В редких случаях сотрудник может не захотеть поставить подпись. Тогда нужно в присутствии двух свидетелей его ознакомить с графиком отпусков и это документально зафиксировать, например, составив акт.
Отметим, что по закону работодатель не обязан сразу же ознакамливать сотрудников с графиком отпусков. Требуется лишь извещать об этом под роспись не позднее, чем за две недели до начала отдыха.
Если как минимум за две недели не ознакомить работника о его уходе в отпуск, то это может послужить основанием с его стороны для переноса начала отдыха на другую дату.
Изменение и дополнение графика отпусков
После утверждения графика уже нельзя вносить плановые изменения. Если требуется изменить дату начала отпуска, то для этого, к примеру, нужно использовать в форме Т-7 графы 8 и 9:
- Графа 8 — основание для переноса отпуска.
- Графа 9 — новая дата отпуска и количество дней отдыха.
Также в графе 10 можно оставить примечание, из-за чего у работника произошёл перенос отпуска.
Добавление нового сотрудника в график отпусков
Если с начала календарного года устраиваются новые сотрудники, то по ТК РФ заново утверждать график отпусков из-за них не нужно.
Достаточно составить дополнительную форму и приложить её к основному документу. Однако такой обязанности на законодательном уровне у работодателя нет.
Штрафы
Если при проверке обнаружится, что у работодателя нет графика отпусков, то по статье 5.27 КоАП РФ предусмотрен штраф:
- От 1000 ₽ до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП.
- От 30 000 ₽ до 50 000 ₽ — для юридических лиц.
При первичном нарушении работодателю могут выписать только предупреждение с требованием его устранить. Чтобы не получить штраф, работодателю нужно детально ознакомиться с правилами составления графика отпусков и понимать, что ежегодно начинать заниматься этим лучше с середины ноября.
