Ошибки в учёте всегда ведут к неприятным последствиям — переплате налогов, искажению результатов, неправильным управленческим решениям. Отдельные нарушения закон считает грубыми, и за них предусмотрены штрафы. Расскажем, как избежать грубых нарушений правил учёта доходов и расходов.
Что важно знать о грубых нарушениях правил учёта доходов и расходов
- Список грубых нарушений в учёте закрытый: неправильное, недостоверное или несвоевременное отражение операций, денежных средств, материальных ценностей, НМА; отсутствие первичных документов, счетов-фактур, бухгалтерских регистров и отчётов.
- За существенные нарушения грозят штрафы: 10 тыс. рублей — на первый раз, 30 тыс. рублей — в последующем. Если нарушения приведут к неправомерному занижению налога, дополнительно обяжут выплатить 20% от его суммы.
- Чтобы избежать ответственности, нужно подать уточнённую декларацию, оплатить все налоги, штрафы и пени, а также оперативно исправить ошибки.
- Грубые нарушения возникают по разным причинам. Многие из них нивелирует автоматизация бухучёта — она снижает человеческий фактор и риск ошибок при заполнении документов и отчётности, своевременно разносит показатели об операциях по бухсчетам, рассчитывает платежи и сигнализирует об ошибках.
Что такое грубое нарушение правил учёта доходов и расходов
Ответственность за существенные ошибки в отражении доходов и расходов предусмотрена 120 статьёй Налогового кодекса. Там же указано, что именно следует считать грубыми нарушениями:
- неоднократные (два раза и более в течение календарного года) ошибки в отражении операций, материальных ценностей, денежных средств, НМА, финвложений на регистрах или счетах бухучёта, их неправильное или несвоевременное проведение;
- отсутствие первичной документации, подтверждающей операции;
- отсутствие самих регистров бухгалтерского или налогового учёта;
- отсутствие счетов-фактур.
Важно! Счета-фактуры не относят к категории первичных документов. В Налоговом кодексе не регламентировано, какую именно документацию нужно считать первичной. Всё зависит от вида деятельности и характера операций. Есть общее понятие, закреплённое законом 402-ФЗ. Отталкиваясь от критериев, компания самостоятельно устанавливает перечень первички и фиксирует это в учётной политике.
Пример. Организация получила авансы перед подставкой продукции, но не провела их в учёте. НДС на авансы также не начислила. Это грубое нарушение порядка.
Или предприятие несколько раз не провело выручку в учёте своевременно — во втором и четвёртом кварталах. Это также считается грубым нарушением.
Ответственность за нарушение правил учёта доходов и расходов
Статья 120 Налогового кодекса предусматривает штрафы за подобные нарушения:
| Одно нарушение в рамках налогового периода | 10 тыс. рублей |
| Нарушение в рамках более одного периода | 30 тыс. рублей |
| Те же самые нарушения, если они способствовали занижению базы по налогу | 20% от налога, но минимум 40 тыс. рублей |
Штрафы назначают организациям, и это не единственная форма санкций. Отдельно могут наказать лиц, которые несут ответственность за учёт и допустили серьёзные ошибки. В законе не говорится о конкретной должности — там сказано «должностное лицо», которым может быть и руководитель. И если он самостоятельно занимается учётом, то ответственность тоже будет на нём.
Но обычно штрафуют главных бухгалтеров — чаще всего именно они организуют бухучёт и контролируют порядок.
Что именно будет считаться нарушением со стороны должностного лица:
- занижение налоговых платежей и сборов из-за ошибок в бухучёте минимум на 10%;
- искажение финансовых показателей в учёте минимум на 10%;
- отражение в учёте операций или объектов, которых на деле не было;
- ведение счетов бухучёта вне регистров;
- заполнение отчётности на основе данных, не содержащихся в регистрах;
- отсутствие регистров, первички, отчётности в течение установленных сроков хранения.
Ответственность установлена статьёй 15.11 Административного кодекса:
- за первичное нарушение обяжут выплатить от 5 до 10 тыс. рублей;
- за повторное — от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация на 1-2 года.
Но бывает, что бухгалтер допускает ошибки в учёте по вине третьих лиц. Например, если кто-то:
- составил первичную документацию с нарушениями, отразил там операции, которых бизнес на самом деле не производил;
- задержал подачу первичных документов или вообще их не предоставил.
Чтобы себя обезопасить, стоит вести журнал учёта первичных документов. Он поможет бухгалтеру подтвердить, что документация поступила несвоевременно или её не получали вообще. Также можно апеллировать к тому, что первичный документ составлял другой сотрудник. У бухгалтеров часто нет возможности проверить, проводилась ли операция на самом деле и соответствует ли она заявленным данным в документах.
Правда, это не всегда работает. Например, когда речь идёт о споре с сомнительным контрагентом, а в учётной политике закреплена необходимость проверять поставщиков перед сделками. О том, почему важна проверка контрагентов и как её осуществить, мы подробнее рассказали в отдельном материале.
Можно ли избежать ответственности за грубые нарушения правил бухучёта
В некоторых случаях можно обойтись без штрафов, если вовремя подать уточнённую декларацию. Порядок зависит от обстоятельств:
- Нарушения обнаружились до дедлайна по декларации. Тогда подать уточнёнку необходимо до крайнего срока.
- Дедлайн уже прошёл, но крайний срок уплаты налога не наступил. От ответственности освободят, если уточнёнку подадут до того, как налоговая узнает об ошибках в декларации или назначит проверку.
- Крайние сроки для подачи декларации и уплаты налога прошли. Уточнённую декларацию также нужно подать до обнаружения факта нарушений или назначения выездной проверки, но при условии, что бизнес оплатил налог и полагающиеся пени.
Административного наказания для должностных лиц также можно избежать, если действовать оперативно. Что нужно сделать:
- исправить все нарушения в учётах — бухгалтерском и налоговом;
- закрыть все обязательства по налогу, штрафам и пени;
- предоставить уточнённую декларацию.
Что приводит к грубым нарушениям правил учёта доходов и расходов
Ошибки в учёте возникают по разным причинам. Можно условно разделить их на три категории:
- Технические. Когда к нарушениям приводят опечатки, ошибки в расчётах, дублирование данных. Они затрагивают содержание и оформление, но саму суть отчётности не меняют.
- Процедурные. В этом случае нарушения возникают, когда ответственные сотрудники нарушают порядок ведения учёта. Например, неточно документируют операции, ошибаются с периодизацией, оценкой, корреспонденцией. В результате данные об операциях в учёте существенно искажаются.
- Человеческий фактор. В бухгалтерии много рутинных процессов, в которых можно ошибиться из-за простой невнимательности или нехватки времени.
Иногда нарушения возникают в силу обстоятельств, не зависящих от человека. Например, из-за природных стихий, бедствий, военных действий, потопа или пожара. Как правило, в этом случае бизнес не накажут, если он докажет наличие внешних факторов.
Чтобы избежать серьёзных нарушений, важно грамотно организовать бухгалтерский учёт, продумать систему внутреннего документооборота, контролировать соблюдение порядка на всех уровнях.
Также необходимо:
- своевременно проводить инвентаризацию;
- сверять расчёты с поставщиками;
- проверять данные регистров бухучёта;
- проверять соответствие уровня доходов уровню расходов;
- уделять особое внимание крупным сделкам и нестандартным операциям;
- автоматизировать учёт.
При автоматизации отдельные процессы — например, расчёт налогов, сборов, зарплат, отслеживание сроков платежей и подачи отчётности — переносят в специализированный сервис. Большинство отчётов сервисы заполняют автоматически, используя актуальные формы.
Современные сервисы позволяют автоматизировать большинство учётных процессов:
- Бухгалтерия. Специализированные ПО помогают правильно составить первичные документы, обрабатывают платёжные поручения, формируют ордеры и выписки. Большинство отчётов и документов также заполняется автоматически, например, Книга продаж или ОСВ по бухсчетам — с ней удобно проверять содержание и даты корреспонденции.
- Кадровое делопроизводство. Сервисам можно делегировать заполнение карточек сотрудников, табель рабочего времени, учёт зарплат. С автоматизацией рассчитывать выплаты работникам — больничные, отпускные и прочие — проще. Сервис делает это сам, параллельно рассчитывая НДФЛ и размер взносов за сотрудников.
- Работа с документами. Библиотеки сервисов, как правило, содержат множество шаблонов и подсказок для составления различных документов: соглашений с контрагентами и поставщиками, накладных, актов, счетов-фактур.
- Отчётность. Сервисы автоматически заполняют отчётность для органов — достаточно внести в систему показатели. При наличии электронной подписи отправлять документы в налоговую, Росстат и СФР можно также в системе. ПО автоматически обновляют формы при изменениях в законе, не придётся следить за всеми нововведениями самостоятельно.
- Электронный документооборот. ЭДО позволяет значительно ускорить работу с документами внутри бизнеса. Например, на личный сбор подписей всех ответственных сотрудников уходит время. Подписать его в цифровом формате можно быстрее. Документы будут организованно храниться в облачном хранилище, не потеряются в случае ЧП или по ошибке кого-то из сотрудников.
- Проверка контрагентов. Если бизнес сотрудничает с недобросовестной фирмой, налоговая может нагрянуть с проверкой и к нему, двигаясь «по цепочке» взаимодействующих с ней лиц. Предварительная проверка контрагентов докажет, что компания не знала о намерениях контрагента и рассчитывала на легальное сотрудничество. Многие сервисы умеют проверять потенциальных контрагентов автоматически по данным из госреестров.
Автоматизация бухучёта снижает риск ошибок, почти исключая человеческий фактор. Плюс, сервисы помогают сэкономить на содержании офисной бухгалтерии и возможных штрафах.
Как автоматизировать бухгалтерский учёт
Автоматизация учёта — пошаговый процесс, который требует подготовки. Компании нужно пройти 4 основных этапа:
- Определить потребности бизнеса. В каждом бизнесе — своя организация учёта, в зависимости от вида деятельности, наличия штата, применяемой системы налогообложения. В самом начале нужно определить, какие именно задачи будут делегированы сервису.
- Установить критерии для учётной системы. При выборе сервиса важно внимательно изучить функционал. Чтобы понять, подойдёт ли система бизнесу, нужно поставить перед ней конкретные задачи. Например, понятная навигация, наличие интеграции с банками, возможность вести учёт по нескольким организациям, управление доступами сотрудников. Также необходимо учитывать бюджет, операционные требования ПО, наличие локальной и сетевой версий.
- Провести обучение персонала. Чтобы сотрудники быстрее влились в новые процессы, руководителю нужно помочь им адаптироваться к изменениям. Можно пригласить специалиста, который проведет очное обучение, подробно описать новый порядок работы в локальных актах, составить инструкции.
- Провести тестирование. Здесь особое внимание стоит уделить обратной связи от сотрудников. Они расскажут, чем удобен или неудобен новый сервис, какие процессы необходимо доработать. Возможно, потребуется установить дополнительные софты. Или выяснится, что сервис не отвечает всем потребностям бизнеса, и нужно искать другой.
Ошибиться с выбором сервиса с первого раза не страшно. Здесь важно пробовать на практике. Чтобы не волноваться о лишних расходах, отдавайте предпочтение ПО, предусматривающим пробный период. Например, сервис «Моё дело» дарит новым клиентам месяц бесплатного обслуживания — чтобы привыкнуть к новому формату, изучить функционал, провести обучение сотрудников при поддержке специалистов-консультантов.
